Sicher im Home Office - dank Okta

Wie das Okta Home Office Paket dem Rudolf Mueller Verlag geholfen hat, in wenigen Stunden Ihre Mitarbeiter sicher ins Home Office zu schicken.

Kurzvorstellung Rudolf Müller Mediengruppe

Die Rudolf Müller Mediengruppe ist einer der führenden Fachinformations- und Lösungsanbieter für besseres Planen, Bauen und Handeln. Mit dem Wissen über Markt, Kunden und Themen liefert das Unternehmen Kunden aus dem Anwender- und Werbemarkt umfassende Lösungen für die von ihnen zu bewältigenden Aufgaben.
Die 200 Mitarbeiter starke Mediengruppe, die heute aus einer Holding, sechs Fachverlagen und einem POD-Dienstleister besteht, bündelt ihre Informations- und Marktkompetenz unter der Kernmarke „RM Rudolf Müller“.

Wie die Home Office Empfehlung des Bundesministeriums für Gesundheit umsetzen?

Diese Frage stellten sich die IT Verantwortlichen um Jörg Tschöpe mitte März 2020 infolge der Coronakrise. Die Zielsetzung war nicht nur den Mitarbeitern ohne Einschränkung auf Ihre Daten und Applikationen Zugriff zu geben, sondern das sollte auch von mobilen Endgeräten möglich sein. Hinzu kam noch, dass eine interne Sicherheitsrichtlinie verlangt, das Zugriffe, insbesondere auf die VDI Infrastruktur, nur nach der Verifizierung durch einen zweiten Faktor möglich sein darf. Da der historisch gesetzte Partner im 2FA Umfeld, hier keine zeitnahe bzw. unkomplizierte Lösung bieten konnte, hat man sich nach einer Marktanalyse rasch für Okta entschieden.

“Wir mussten kurzfristig 80 unserer Mitarbeiter mit einer 2-Faktor-Authentifizierung ausstatten, so dass sie uneingeschränkt über unsere VDI Umgebung auf Daten und Applikationen zugreifen können. Hier hat uns Okta immens geholfen.” (Jörg Tschöpe, Leitung IT Services)

Okta als schnelle, unkomplizierte und kostenlose Lösung in der Not

Entscheidend war, dass Okta sofort ausgerollt werden konnte und die Rudolf Müller Mitarbeiter Ihre Handys bzw. Firmenhandys als 2. Faktor einsetzen konnten.

Zudem war der Faktor “Zeit” auch sehr wichtig. Die Belegschaft sollte an einem Montagmorgen darüber informiert werden, dass die ganze Firma ins Home Office wechselt. Somit stand nur das Wochenende für die Auswahl und die Anbindung einer zusätzlichen 2-Faktor-Authentifizierung an die VDI Umgebung von VMWare zur Verfügung.

“Als die Entscheidung für Okta gefallen war, dauerte die Implementierung für ca. 80 Mitarbeiter nur wenige Stunden. Die gute Dokumentation von Okta war entscheidend für die schnelle Umsetzung. Am Montag klappte der Zugriff für alle Mitarbeiter dann reibungslos. Das geht nur mit einer Lösung wie Okta.” (Jörg Tschöpe, Leitung IT Services)

Ein Dritter und entscheidender Punkt war, dass durch das Emergency Remote Paket einer unmittelbaren Nutzung der SSO und MFA Funktionalität nichts im Wege  stand, kostenlos und ohne vertragliche Bindung.

Weitere Pläne zur Absicherung des Home Offices

Der Rudolf Mueller Verlag prüft momentan bereits weitere Anwendungsfälle wie z.B. die Office365 Anbindung und hat das Ziel künftig auf Hardware Token zu verzichten.Des Weiteren ist die Zielsetzung nach Möglichkeit jede 2-Faktor-Authentifizierung in Zukunft mit Okta abzusichern.