Politiek prominente personen (PEP's): definitie en risico's

Politiek prominente personen (politically exposed persons, oftewel PEP's) vormen voor financiële instellingen een groter risico dan gewone klanten. Daarom zijn PEP-screenings een belangrijk aspect van Know Your Customer (KYC)- en antiwitwasbeleid (AML). 

Er is niet één universeel geaccepteerd proces voor PEP-screening, maar deze screenings maken wel een cruciaal deel uit van de voorschriften voor KYC- en AML-compliance. Naar schatting wordt er wereldwijd elk jaar tussen $ 800 miljard en $ 2 biljoen witgewassen. 

Definitie van politiek prominente personen

Een politiek prominent persoon (PEP) is volgens de definitie van de Financial Action Task Force (FATF) iemand die op dit moment een prominente functie bekleedt of voorheen een dergelijke functie heeft bekleed. Het Verdrag van de Verenigde Naties tegen corruptie (UNCAC) hanteert een wat uitgebreidere definitie waar ook gezinsleden en naaste medewerkers van de persoon met een prominente publieke functie onder vallen. Bij PEP's is er vanwege de aard van de invloed die zij uit hoofde van hun positie kunnen uitoefenen een grotere kans op corruptie, witwassen, financiering van terrorisme en omkoping.

Dit zijn een paar voorbeelden van politiek prominente personen:

• Huidige of voormalige regeringsambtenaren
• Hoge militairen
• Personen met een hoge functie bij grote buitenlandse politieke partijen
• Rechters en personen met een hoge functie in de rechterlijke macht
• Topmanagers of bestuursleden van buitenlandse staatsbedrijven
• Gezinsleden of publiekelijk bekende persoonlijke en professionele contacten van een PEP

Is PEP-screening wettelijk verplicht?

Er zijn geen specifieke universele voorschriften voor PEP-screening, maar op grond van de voorschriften voor AML- en KYC-compliance moet een op risicoanalyses gebaseerde aanpak worden gebruikt om potentiële klanten te screenen. Organisaties moeten "redelijke maatregelen" nemen om te bepalen hoeveel risico er met een klant is gemoeid. Deze maatregelen moeten worden vastgelegd in het interne beleid van de organisatie om boetes voor niet-naleving te voorkomen. 

Preventieve inspanningen zijn het meest geschikt om het risico dat gemoeid is met PEP's te beheersen. Dit betekent niet per se dat u geen zaken kunt doen met deze personen. U moet echter wel een op risicoanalyses gebaseerde aanpak toepassen en uitgebreidere customer due diligence (CDD) uitvoeren om het potentiële risico vast te stellen en te beperken.

Wie moet PEP's screenen?

Elke financiële instelling waarvoor AML-regelgeving geldt, waaronder banken en kredietverenigingen, moeten screenen op PEP's. 

PEP-screenings moeten worden uitgevoerd tijdens het onboardingproces, als onderdeel van het KYC-protocol. Nadat ze geïdentificeerd zijn, moet er aan de hand van een op risicoanalyses gebaseerde aanpak een risicoscore worden toegekend aan politiek prominente personen.

Belangrijke elementen van een solide PEP-screeningproces

Er kunnen allerlei controles en elementen worden toegepast bij PEP-screening. Elementaire aspecten van een PEP-screening zijn:

• Identificatie van nieuwe klanten: tijdens de onboarding of bij de eerste interactie tussen de potentiële klant en de organisatie, moeten redelijke stappen worden gezet om te bepalen of de persoon een PEP is. De klantgegevens moeten volledig genoeg zijn om unieke identificatiefactoren te verschaffen. 

Voor een PEP-screening zijn minimaal de volgende gegevens vereist:

• Volledige naam
• Geboortedatum
• Geslacht
• Land waar de persoon politiek prominent is
• Prominente politieke functies, datum van benoeming en dienstjaren
• Huidige status of einddatum van het bekleden van de functie

• Customer due diligence en risicobeoordeling voor klanten: zodra is vastgesteld dat iemand een PEP is, moet uitgebreide due diligence worden uitgevoerd. Op die manier kan de organisatie bepalen hoeveel risico er gemoeid is met de persoon. Product, type organisatie, regio en het potentieel voor financiële misdaden zijn allemaal factoren die in acht moeten worden genomen.
• Noodzakelijke goedkeuring: om een zakelijke relatie aan te gaan met een PEP of risicovolle klant, is goedkeuring van het senior management vereist.
• Constante screening van bestaande klanten: PEP-klanten moeten strenger worden gemonitord. Ze moeten regelmatig worden gescreend op hun PEP-status en andere potentiële risicofactoren.
• Training voor medewerkers: een regulier AML-trainingsprogramma is een must om ervoor te zorgen dat alle medewerkers zich bewust zijn van het belang van PEP-screening en weten hoe ze compliance kunnen garanderen.

Hoe vaak moet op PEP's gescreend worden?

Net zoals er geen universele regels zijn voor PEP-screening, is er ook geen vaste frequentie. PEP-screenings moeten echter periodiek worden uitgevoerd en niet alleen bij het onboarden van een nieuwe klant. Of een persoon wel of geen PEP is, kan veranderen en het is belangrijk om te zorgen dat informatie up-to-date is.

Als politiek prominente personen hun functie neerleggen, wil dat niet zeggen dat zij geen invloed meer kunnen uitoefenen of zich niet meer schuldig zullen maken aan corruptie. Het is belangrijk om het risiconiveau van PEP's te blijven beoordelen, ook als ze hun functie inmiddels niet meer bekleden. Bij een PEP-screening moet worden nagegaan hoeveel invloed de persoon op dat moment heeft en of er een connectie is tussen de vorige en de huidige functie. 

PEP-screenings moeten doorlopend worden uitgevoerd en, afhankelijk van de specifieke risicocategorie waarin de persoon is ingedeeld, periodiek worden herzien. Personen waarmee meer risico gemoeid is, moeten vaker worden gescreend.

Best practices voor PEP-screening

Met PEP-screening kunt u de risico's beperken en ervoor zorgen dat u voldoet aan de AML- en KYC-voorschriften. Hieronder staan enkele voorbeelden van best practices voor PEP-screening:

• Een PEP-controle uitvoeren. U kunt geautomatiseerde PEP-screeningsoftware gebruiken of een handmatige PEP-controle uitvoeren. Dit houdt in dat u lijsten met PEP's controleert.

De meeste overheden publiceren lijsten met PEP's, maar deze zijn niet altijd compleet. Commerciële databases bevatten vaak completere informatie over PEP's en worden regelmatig bijgewerkt. Automatische tools voor PEP-screening, meestal een extensie van software voor sanctiescreening, kunnen uitgebreide en actuele informatie verschaffen over zowel binnenlandse als buitenlandse PEP's.

• Voer een risicobeoordeling en due diligence uit voor PEP's. Voor meer geavanceerde due diligence-methoden moet u een op risicoanalyses gebaseerd model gebruiken. Tijdens een PEP-risicobeoordeling moeten onafhankelijke en betrouwbare bronnen worden geraadpleegd uit het land waar de persoon politiek prominent is.

De volgende informatie moet worden meegenomen in de risicobeoordeling en het due diligence-proces: 

• Verifieer de nauwkeurigheid van identiteitsbewijzen en bevestig de identiteit van de PEP, inclusief het land van herkomst en de geboortedatum.
• Verifieer de bron van de financiële middelen van de persoon om er zeker van te zijn dat deze legaal zijn.
• Controleer de antecedenten van de persoon grondig om te zien of deze zich mogelijk schuldig heeft gemaakt aan illegale gedragingen.
• Controleer als dat nodig is of de persoon geen delicten heeft gepleegd bij andere financiële instellingen.
• Monitor de PEP-status doorlopend. Voer afhankelijk van het risiconiveau van de klant regelmatig PEP-screenings uit. Een PEP-status kan namelijk veranderen. Blijf deze personen opzoeken op PEP-lijsten en monitor hun connecties en activiteiten om er zeker van te zijn dat ze zich niet schuldig maken aan illegale activiteiten.

Vul onmiddellijk een melding van verdachte activiteit (suspicious activity report, oftewel SAR) in bij een vermoeden van illegale activiteiten. Directe familieleden en bekende medewerkers van PEP's moeten ook streng worden gemonitord.

Aanvullende resources

Lees voor meer informatie over AML-compliance en -voorschriften de AML-regels die zijn gepubliceerd door de FINRA (Financial Industry Regulatory Authority). 

The Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN) publiceert een lijst om informatie te delen − Section 314(a) – die organisaties kunnen gebruiken om na te gaan of PEP's zich niet bij andere financiële instellingen schuldig hebben gemaakt aan financiële delicten of illegale activiteiten. 

Belangrijkste punten

PEP-screening is een belangrijk aspect van de voorschriften voor de bestrijding van witwassen en met deze screening kunnen financiële instellingen vermijden dat ze zakendoen met risicovolle klanten die mogelijk betrokken zijn bij illegale activiteiten. 

Een PEP is een politiek prominent persoon. De term verwijst meestal naar regeringsambtenaren of personen met aanzienlijke politieke invloed en hun medewerkers en directe familieleden. 

De eerste PEP-screening moet worden uitgevoerd bij de onboarding van de klant. U kunt geautomatiseerde tools gebruiken of PEP-lijsten handmatig controleren. 

Wanneer u een PEP hebt geïdentificeerd, moet u uitgebreide due diligence en een risicobeoordeling uitvoeren om te bepalen hoe risicovol de persoon is. Dat een persoon een PEP of familielid/naaste medewerker van een PEP is, wil niet zeggen dat u hiermee geen zaken kunt doen. Het betekent alleen dat u redelijke stappen moet nemen om te garanderen dat de persoon niet te risicovol is voor uw organisatie. U zult bijvoorbeeld willen nagaan of de persoon in kwestie zich niet schuldig maakt aan corruptie, financiering van terrorisme, witwassen of andere financiële delicten.

Het regelmatig en intensief monitoren van PEP-klanten is ook een best practice voor PEP-screening. U moet uw PEP-klanten constant opzoeken op PEP-lijsten en in PEP-databases om te zien of hun status is gewijzigd, hun gedragingen en activiteiten monitoren en aan de bel trekken als u vermoedt dat er iets verdachts gaande is. 

Met PEP-screening kunt u uw risico's beter beheersen en verminderen.

Referenties

Money Laundering. Bureau van de Verenigde Naties voor drugs- en misdaadbestrijding (UNODC).

FATF Guidance: Politically Exposed Persons (aanbevelingen 12 en 22). (2022). FATF-GAFI.

Verdrag van de Verenigde Naties tegen corruptie (UNCAC). (2004). Bureau van de Verenigde Naties voor drugs- en misdaadbestrijding (UNODC).

Anti-Money Laundering (AML). (2022). FINRA.

Section 314(a). Financial Crimes Enforcement Network.