Ciao bouwt de werkplek van de toekomst met frictieloze reserveringen van kantoorruimtes

Stelt u zich uw perfecte werkplek eens voor. Bent u alleen of omringd door andere mensen? Is het warm of lekker fris? Hoeveel beeldschermen heeft u nodig en werkt u zittend of staand? Misschien zijn uw voorkeuren niet elke dag hetzelfde? Helaas is dit soort flexibiliteit niet het sterkste punt van kantoorgebouwen. Maar liefst 85% van de werknemers vindt dat hun werkplekomgeving ontoereikend is en de productiviteit belemmert, terwijl 93% van de werknemers in de techsector aangeeft dat ze langer zouden blijven bij een organisatie die betere werkplekopties biedt.

Organisaties die hun beste talenten willen vasthouden en aan de behoeften van hun werknemers willen voldoen, moeten zich bezinnen op een nieuwe benadering van werkplekbeheer.Gelukkig heeft Ciao al een paar flinke stappen gezet met zijn werkplekbeheerplatform. Deze in Utrecht gevestigde start-up stuurt de manier waarop kantoren worden gebruikt in een geheel nieuwe richting door werknemers meer controle te geven over hun werkomgeving zonder dat dit ten koste gaat van de productiviteit.

De CIAO-oplossing is ontwikkeld om de uitdagingen van de coronapandemie het hoofd te bieden, maar helpt organisaties ook om hun werknemers op veilige wijze terug te laten keren naar kantoor. Werkgevers kunnen CIAO gebruiken om hun kantoorruimte effectiever te benutten en het risico op besmetting tot een minimum te beperken. Werknemers kunnen met de applicatie ruimtes reserveren die aan hun voorkeuren voldoen.

Ciao wilde deze veilige manier van werken aan een even veilige identity en access management-oplossing koppelen en wendde zich tot Okta.De Ciao-software moet de data van werknemers met de allerstrengste securitymaatregelen beschermen en tegelijk naadloos integreren met allerlei verschillende identity management-configuraties.Okta biedt een grote verscheidenheid aan standaardoplossingen en kan daarmee aan beide vereisten voldoen.

"De potentiële high-end klanten aan wie we onze software willen verkopen, stellen uitermate hoge eisen aan security en privacy. Ook moeten we voldoen aan allerlei wettelijke kaders, zoals de AVG", aldus Alphons Mulders, medeoprichter van Ciao."Okta neemt ons al deze zorgen uit handen en hun uitstekende reputatie op het gebied van security vindt veel weerklank bij onze potentiële klanten en voegt een ijzersterk argument aan onze pitch toe", legt hij uit.

Ook op het gebied van support springt Okta eruit.Alphons: "De responstijd van Okta is kort en onze developers zijn erg te spreken over de toegankelijkheid van het team van Okta. Toen we een keer om advies vroegen, hadden we binnen een dag een heel team tot onze beschikking. Dat is ook de reden dat we erin zijn geslaagd om Okta in slechts twee weken te implementeren."

Vertrouwen opbouwen met secure access en naadloze connectiviteit

De Ciao-oplossing, die nu operationeel is en klaar is om op te schalen, bestaat uit twee applicaties. Een management console die organisaties kunnen gebruiken om beschikbare kantoren en werkplekken te configureren, verschillende zones en werkstations op te zetten en regels te definiëren. En een mobiele app waarmee werknemers bureaus of vergaderruimtes kunnen reserveren.Okta is verantwoordelijk voor de authenticatie, de autorisatie en het user management van beide applicaties.Als gebruikers hun wachtwoord vergeten zijn, biedt Okta een snelle en veilige resetoptie, zonder dat er contact met de IT-support van Ciao nodig is.

Alphons: "Eenvoud is essentieel voor het succes van onze applicatie en uit de feedback komt naar voren dat Okta zeer intuïtief en gebruiksvriendelijk is. Daarnaast wordt alle gevoelige informatie van gebruikers door Okta verwerkt, zodat we zelf geen persoonlijke informatie hoeven op te slaan en we onze klanten een bijzonder robuuste security kunnen bieden."

Sommige potentiële klanten kijken ook nauwlettend naar de wijze waarop Ciao het interne user management afhandelt.Door gebruik te maken van Okta's workforce-oplossingen hoeft Ciao zich geen zorgen te maken over onbevoegde toegang tot belangrijke applicaties, zoals Salesforce en de AWS Management Console.

Alphons: "Sommige van onze klanten stellen veel vragen over onze securitystandaarden en de manier waarop we onze productie- en developmentprocessen beschermen. Maar omdat wij Okta’s Single Sign-On en Adaptive Multi-Factor Authentication met Okta Verify gebruiken voor onze werknemers en externen, kunnen we op overtuigende wijze aantonen dat onze omgevingen volledig veilig zijn. En dat draagt in belangrijke mate bij aan het opbouwen van vertrouwen bij huidige en potentiële klanten."

Opschalen vanaf een veilige basis

Deze solide benadering van security is cruciaal voor de volgende stap van Ciao: hun product op de kaart zetten.Een van de klanten van Ciao is Colliers, een organisatie die services voor commercieel vastgoed levert en wereldwijd 20.000 medewerkers in dienst heeft.Colliers gebruikt momenteel Ciao's software voor het reserveren van bureaus voor zijn 350 werknemers in Nederland.Maar met de dynamische schaalbaarheid van Okta zou de oplossing heel eenvoudig kunnen worden uitgebreid naar de hele wereldwijde organisatie van Colliers.Ook Okta's eenvoudige maar krachtige onboardingmogelijkheden zijn een belangrijk pluspunt dat Alphons en zijn team graag benadrukken bij het pitchen van Ciao bij andere grote organisaties.

Alphons: "Onze klanten hebben vaak al zakelijke identity-oplossingen geïmplementeerd. Een eenvoudig provisioningproces is daarom van vitaal belang, zelfs voor organisaties die een andere identity provider of Active Directory gebruiken. Met Okta’s Enterprise Federation kunnen we ook deze organisaties zonder veel moeite onboarden, zodat we niet alleen tijd besparen maar onze oplossing ook aantrekkelijker maken voor potentiële klanten."

Ciao streeft naar maximale aanpasbaarheid en heeft de software daarom ontworpen als open systeem, zodat organisaties de oplossing naar eigen inzicht kunnen configureren.Als ze hun eigen tools en applicaties willen gebruiken om de functionaliteit van Ciao te benutten, kunnen ze de Ciao-API integreren. Deze API wordt beveiligd met Okta's API Access Management.

Een "happiness hub" voor de werkplek van de toekomst

Net als de werkplek van de toekomst wordt ook het product van Ciao voortdurend vernieuwd en verbeterd om makkelijker aan nieuwe vereisten en ontwikkelingen te kunnen voldoen.En omdat het identity management-proces nu is geautomatiseerd, kan het compacte IT-team van Ciao reactiever inspelen op behoeften van klanten.

"De registratie en aanmelding van gebruikers is uitermate belangrijk, maar het is geen kernfunctie van onze applicatie. Bovendien zou het onder de knie krijgen van een user management-oplossing veel te veel tijd in beslag nemen", zegt Celia Felipe, CEO en medeoprichter van Ciao. "Okta neemt ons dat allemaal uit handen zodat we onze kostbare developmenttijd en resources kunnen besteden aan het verbeteren van onze oplossing."

Deze verbeteringen kunnen een grote impact hebben.Zo heeft Ciao een functie voor contacttracering aan de applicatie toegevoegd om organisaties te helpen meer aandacht aan de gezondheid van hun werknemers te besteden.Als een van de werknemers positief is getest, kan de Ciao-applicatie met één klik iedereen identificeren die in de nabijheid van die werknemer is geweest (drie urgentieniveaus: zelfde zone, zelfde verdieping, zelfde kantoor).Mensen die mogelijk besmet zijn geraakt, kunnen dan op de hoogte worden gebracht.

Naast de ondersteuning tijdens de pandemie ziet het team van Ciao hun product vooral als een productiviteitshub voor de werkplek. Bijvoorbeeld door werknemers aan het begin en eind van de werkdag zoveel mogelijk keuzemogelijkheden en een hoge mate van autonomie te bieden en door de kantoorcapaciteit voor werkgevers te optimaliseren.

Alphons: "We breiden de scope van onze applicatie flink uit als voorbereiding op de nieuwe hybride werkomgeving, onder andere door CIAO aan steeds meer systemen en services te koppelen. En uiteraard rekenen we op Okta om de veiligheid van deze interconnectiviteit te waarborgen."