Dans le paysage informatique actuel, l'automatisation permet de réaliser des gains d'efficacité, de sécurité, d'évolutivité et de réduction des coûts. Pourtant, pour de nombreux professionnels de l'informatique, il peut être difficile de démontrer la valeur commerciale tangible de l'automatisation.

Pablo Valarezo, directeur informatique chez NFI, une entreprise leader dans le domaine de la chaîne d'approvisionnement et de la logistique, comprend cette difficulté de première main. La gestion des tâches informatiques liées à l'identité nécessaires pour une entreprise de plus de 18 000 employés n'est pas une mince affaire.

Dans son entreprise précédente, Valarezo a commencé à automatiser les tâches d'identité dans Okta en utilisant des scripts Python et l'API Okta. Lorsqu'il a appris qu'Okta avait lancé Okta Workflows, une solution d'automatisation d'identité sans code conçue pour orchestrer des processus d'identité complexes, il a commencé à l'expérimenter.

Lorsque Valarezo a rejoint NFI, également client d' Okta et d'Okta Workflows, il a continué à étudier Workflows. Attiré par son interface intuitive, sa logique si-ceci-alors-cela et son évolutivité, il a trouvé ses gains de temps par rapport à l'automatisation scriptée particulièrement convaincants et a rapidement commencé à créer des flux de travail pour bon nombre des mêmes processus qu'il avait précédemment scriptés.

Cependant, pour montrer l'impact réel de ses efforts d'automatisation, Valarezo a réalisé qu'il avait besoin d'une approche différente qui trouverait un écho auprès de la direction. Il savait que mettre en avant les atouts techniques d'Okta Workflows ne trouverait pas d'écho auprès des dirigeants qui accordent la priorité à la valeur commerciale.

Traduire l'efficacité technique en impact commercial

L'équipe de direction de Valarezo voulait comprendre la valeur des processus informatiques qu'il avait automatisés et la justification commerciale du passage à un abonnement de niveau supérieur. 

Pour fournir une r\]ponse convaincante, il a calcul\] les gains de temps g\]n\]r\]s par Okta Workflows dans plusieurs processus, allant de t\]ches simples \] des automatisations plus complexes. Ses conclusions ont \]t\] stup\]fiantes.

Près de deux ans de temps de travail gagné : une estimation prudente

L'automatisation des processus traditionnellement manuels a donné à Valarezo une mesure convaincante et quantifiable à présenter à la direction. En prenant une estimation prudente sur une période d'un an, il a calculé qu'Okta Workflows avait automatisé les tâches IAM qui auraient autrement nécessité près de deux années-personnes pour être menées à bien.

Par exemple, Valarezo et son équipe ont réduit des tâches qui prenaient auparavant 20 minutes à seulement deux ou trois minutes chacune. Beaucoup de ces processus chronophages impliquaient de fournir une identité et un accès aux nouveaux employés et sous-traitants, et de traiter les congés. 

De plus, l'attribution, le suivi et le traitement de la formation à la sécurité suivie par les employés (tâches impliquant plusieurs phases et des milliers d'exécutions) sont devenus des workflows structurés et reproductibles, exécutables chaque trimestre. 

En automatisant de nombreuses tâches répétitives, les employés du service d'assistance pourraient les surveiller et les gérer efficacement, libérant ainsi les ingénieurs principaux pour qu'ils se concentrent sur des initiatives plus techniques et stratégiques.

Principaux avantages de l'automatisation avec Okta Workflows

Valarezo a constaté que ses efforts d'automatisation avec Okta Workflows servaient bien les pratiques suivantes.

• Provisionnement basé sur les RH à grande échelle: L'automatisation de la création de nouveaux comptes - un processus manuel de 20 minutesauparavant - a contribué à rationaliser l'intégration pour environ 300 nouveaux employés en 30 jours. Sans Workflows et la capacité de détecter et de corriger les conflits lors de la création d'identité, tels que les noms d'utilisateur ou les e-mails en double, ce processus aurait considérablement épuisé le temps et les ressources informatiques. 
• Stratégie de « shift-left » pour les opérations informatiques: l'équipe de Pablo a transféré stratégiquement des tâches aux employés du centre de services sans compromettre la sécurité. En verrouillant l'automatisation et en déléguant des actions contrôlées au centre de services tout en maintenant la surveillance, ils ont amélioré l'efficacité tout en protégeant les opérations informatiques critiques.
• Gains en matière de sécurité et de conformité: les Workflows ont permis de gagner du temps et ont garanti que les processus de gestion des identités suivaient des procédures sécurisées, reproductibles et auditables.

Conseils aux nouveaux utilisateurs : par où commencer ?

Pour les organisations qui débutent avec Okta Workflows, Pablo suggère ce qui suit :

• Schématiser les processus 
  • Avant de créer un Workflow, schématisez la logique des processus que vous souhaitez automatiser à l'aide d'outils tels que Lucidchart. 
  • Lors de la création de diagrammes, réfléchissez à la manière dont vous souhaitez suivre et signaler les performances de l'automatisation. 
  • Comme le montre la figure ci-dessous, une approche consiste à intégrer un composant de reporting, tel que le Capture Workflow Event - Helper Flow (en bleu). Ce Helper flow peut être configuré pour stocker les Workflow run data dans une feuille de calcul et être appelé à des fins de reporting. 
  • Les flux de travail existants ou nouvellement créés peuvent être configurés pour appeler le flux d'assistance de reporting selon les besoins. 
• Comprendre les mécanismes – Apprenez comment les cartes de Workflow fonctionnent et itérez sur de petites tâches avant de vous attaquer à des automatisations complexes.
• Tirez parti de la communauté Slack Workflows – Avec plus de 2 100 membres, la communauté Mac Admins Slack Workflows (canal #okta-workflows) est une ressource inestimable pour l'apprentissage et la collaboration.
• Tirer parti du forum de la communauté Workflows - Posez des questions et publiez des modèles de flux sur le forum de la communauté Workflows. 
• Parlez en termes commerciaux – les professionnels de l'informatique sont souvent pris dans les détails techniques. La direction se soucie des économies de coûts, des améliorations de la sécurité et de l'efficacité opérationnelle. Traduire l'automatisation en temps et en argent économisés renforce l'argument.

La figure ci-dessous illustre un exemple de cartographie d'un Workflow, y compris l'intégration d'un composant de reporting pour suivre les performances de l'automatisation. 
 

Mesurer et communiquer la valeur

Valarezo travaille à une manière plus structurée de rendre compte du retour sur investissement obtenu grâce à l'automatisation. Son équipe crée un tableau de bord Power BI qui quantifie l'impact de Workflows en termes commerciaux. Ainsi, les équipes informatiques peuvent obtenir la visibilité dont elles ont besoin pour être reconnues pour le temps et l'argent qu'elles économisent.

Avant de configurer le flux d'assistance, une feuille de calcul telle que celle illustrée ci-dessous doit être créée afin que les colonnes soient définies et disponibles pour la carte Créer une ligne. Une fois les données collectées, les formules et les tableaux croisés dynamiques peuvent analyser et signaler la valeur réalisée. 

Cette conception de base peut être encore améliorée pour fournir des informations plus approfondies sur l'impact de l'automatisation.
 

Remarque : La feuille de calcul ci-dessous est fournie à titre d’illustration uniquement et ne reflète pas le travail réel ni les économies de coûts réalisés par NFI.

Conseils aux autres leaders informatiques

« Mettez votre casquette de technicien de côté et parlez dans la langue de votre patron. » 

Si vos efforts d'automatisation permettent de gagner des heures de travail ou de réduire les risques de sécurité, reliez ces succès à des résultats financiers. C'est ainsi que l'informatique obtient une place à la table de la stratégie d'entreprise. Avec les réductions d'effectifs et la pression accrue pour faire plus avec moins, l'automatisation n'est pas seulement un atout, elle est essentielle. Il est essentiel de disposer de processus sécurisés et reproductibles que presque tout le monde peut exécuter. Le parcours de Valarezo avec Okta Workflows témoigne de la façon dont l'automatisation peut stimuler la réussite de l'informatique et de l'entreprise.

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