Si vous avez déjà assisté à notre conférence client, Oktane, vous savez qu'elle rassemble la communauté Okta pour partager les prochaines étapes dans le monde de la sécurité des identités. Mais à mesure que l'événement annuel a continué de croître, nous avons été confrontés à un défi que rencontrent de nombreux programmes de mise à l'échelle : nos ressources internes ont eu du mal à suivre le rythme.
La demande d'informations et de soutien sur place était plus forte que jamais, et en tant que responsable du programme, je ne pouvais pas être partout à la fois. Comment pouvions-nous garantir à chaque participant, interne et externe, une expérience de classe mondiale ? La réponse ne résidait pas dans un budget plus important (même si je ne refuserais jamais cela) ou dans un effectif plus important (même si je ne refuserais pas non plus cela), mais dans une ressource inestimable et inexploitée : nos propres employés.
Ce projet qui me passionne me trotte dans la tête depuis plusieurs années. Je ne me souviens pas exactement pourquoi 2024 était l'année où j'étais déterminé à le lancer. Mais je savais que si cela ne se faisait pas maintenant, je continuerais à me dire : « Je le ferai l'année prochaine ». Cette prise de conscience a donné naissance à l'Oktane Ambassador Program (OAP), une initiative qui a résolu nos problèmes d'évolutivité et a favorisé un sentiment d'appropriation et de fierté plus profond envers l'événement phare de notre entreprise.
Une vision commune pour bâtir la communauté Oktane
Tout a commencé par une idée simple. J'avais besoin d'un moyen de décentraliser l'information et d'étendre ma portée. Jouant peut-être sur le fait que c'est l'année, j'ai rapidement appris que notre équipe Customer Success explorait simultanément la création d'un programme « Ambassadeur » pour amener plus de Customer Success Managers à Oktane. Les étoiles se sont alignées : nous avons uni nos forces, et le programme officiel Oktane Ambassador est né.
Nous avons lancé une application interne, sans trop savoir à quoi nous attendre. À mon agréable surprise, la réponse a été stupéfiante. Plus de 100 employés d'Okta venant de tous les horizons de l'entreprise (différentes équipes, organisations, régions et compétences) ont levé la main, désireux de participer à Oktane de manière significative. Parmi cet incroyable vivier de talents, nous avons sélectionné notre première promotion de 35 ambassadeurs. Mes partenaires de Customer Success sont rapidement devenus mon système de soutien et ma caisse de résonance, ce qui a conduit à la création de l'inestimable Oktane Ambassador Program Leadership Council, et ensemble, nous nous sommes lancés dans ce nouveau chapitre passionnant.
Dans les mois précédant Oktane, nos Ambassadeurs sont devenus des extensions de l'équipe événementielle principale. Nous les avons armés des dernières informations, et ils les ont diffusées à leurs services respectifs, en répondant aux questions et en nous renvoyant les thèmes clés et les commentaires. Ils ont participé à des projets spéciaux, en aidant notre équipe principale et en apportant de nouvelles perspectives. Tout au long du processus de planification, nous avons gardé des lignes directes ouvertes avec nos ambassadeurs via un canal Slack d'équipe et des bilans bimensuels, afin de nous assurer qu'ils se sentaient soutenus.
Une fois sur place, les Ambassadeurs ont contribué au succès de l'événement. Vêtus de produits dérivés exclusifs, ils ont assumé des rôles essentiels, depuis la commande du centre de contrôle du hall d'exposition — le Okta Hub — jusqu'au soutien de nos conférenciers clients lors des sessions en petits groupes. Un Ambassadeur a même assumé le rôle de producteur d'événements pour notre Live News Desk, une pierre angulaire de l'expérience Oktane Online. Leur présence s'est fait sentir partout et leurs contributions ont été incommensurables.
Créer une culture de défense des intérêts
La première année a été un succès retentissant, mais nous savions que nous pouvions faire encore mieux. Alors que nous préparions le programme de cette année, nous avons affiné notre approche. Nous avons rendu les questions de notre candidature plus intentionnelles, en nous concentrant sur des compétences spécifiques et sur les passions et les intérêts de chaque candidat. Le résultat ? Presque le double de candidatures et une vague d'idées novatrices, y compris une proposition visant à exploiter l'IA pour aider à accroître l'efficacité de l'équipe principale et permettre aux employés d'obtenir des réponses en libre-service à leurs questions dans Slack.
Afin de rationaliser davantage nos efforts, nous avons structuré le programme Ambassadeur de cette année en quatre piliers clés : Customer Success, Go-to-Market/Field, Global et Projets spéciaux. Cela a permis une concentration et un impact encore plus grands. En fait, le responsable de notre équipe de représentants du développement des ventes a voulu participer à ce programme et a soutenu le financement des personnalités exceptionnelles de sa propre organisation pour qu'elles fassent partie du Oktane Ambassador Program.
Tous les niveaux d'Okta, y compris la direction de l'entreprise, ont fait preuve d'enthousiasme pour le programme Oktane Ambassador. C'est un témoignage du pouvoir de trouver un potentiel inexploité au sein de nos propres murs et de donner à nos employés un véritable sentiment d'utilité et d'appartenance à quelque chose de plus grand que leurs rôles quotidiens.
Cette année, nous avons également donné à nos ambassadeurs les moyens d'être des défenseurs externes. Nous les avons armés de publications sur les médias sociaux à partager sur des plateformes comme LinkedIn, annonçant fièrement leur participation et invitant leurs réseaux à se connecter avec eux. Cela a amplifié la portée du programme tout en renforçant la marque Oktane à l'extérieur.
Le succès du programme nous rappelle avec force que les solutions les plus innovantes sont parfois juste sous nos yeux. Il est devenu un modèle pour d'autres équipes chez Okta, démontrant comment exploiter efficacement les divers talents de nos employés pour obtenir des résultats extraordinaires. Nous avons résolu notre problème d'évolutivité, créé une communauté dynamique de champions et sommes inspirés pour rendre Oktane meilleur que jamais.
Conseils pour mettre l'chelle vos propres programmes d'ambassadeurs
Voici quelques enseignements clés tirés de notre parcours que vous pouvez appliquer à vos programmes :
- La puissance des partenariats internes : recherchez les possibilités de collaborer et de trouver des objectifs communs au sein de votre organisation. Une initiative apparemment indépendante peut prendre un élan et des ressources considérables en s'associant à d'autres équipes qui travaillent à des objectifs similaires.
- Investissez dans vos ambassadeurs: offrez une formation et des ressources complètes, en vous assurant qu'ils disposent des informations nécessaires à leur succès. Favorisez un environnement de communication ouverte grâce à des suivis réguliers et à des canaux dédiés, et ils se sentiront soutenus et connectés. Enfin, donnez un sens à leur travail en faisant correspondre leurs intérêts et leur expertise avec les principaux piliers de l'événement, en comblant les lacunes et en veillant à ce que leurs contributions améliorent réellement le programme.
- Continuez d’évoluer: sollicitez des commentaires tout au long du processus, pas seulement une fois l’événement terminé ou à la fin de l’année. Ajustez les questions que vous posez et soyez prêt à apprendre à organiser une expérience plus intentionnelle dès le départ.
- L'adhésion de la direction est inestimable: Adoptez le soutien du leadership, même simplement financier. Cela témoigne de la valeur du programme et peut attirer davantage de talents internes.
Le compte à rebours vers Oktane est lancé, et nous sommes impatients de voir ce que cette année apportera.
