No cenário de TI atual, a automação permite eficiência, segurança, escalabilidade e economia de custos. No entanto, para muitos profissionais de TI, demonstrar o valor comercial tangível da automação pode ser um desafio.

Pablo Valarezo, um diretor de TI da NFI, uma empresa líder em cadeia de suprimentos e logística, entende essa dificuldade em primeira mão. Gerenciar as tarefas de TI relacionadas à identidade necessárias para uma empresa com mais de 18.000 funcionários não é uma tarefa pequena.

Em sua empresa anterior, Valarezo começou a automatizar tarefas de Identidade no Okta usando scripts Python e a API do Okta. Quando soube que a Okta havia lançado o Okta Workflows — uma solução de automação de Identidade sem código projetada para orquestrar processos de Identidade complexos, ele começou a experimentar.

Quando Valarezo se juntou à NFI, também um cliente da Okta e Okta Workflows, ele continuou estudando o Workflows. Atraído por sua interface intuitiva, lógica de "se isso, então aquilo" e escalabilidade, ele achou sua economia de tempo em relação à automação com script especialmente atraente e rapidamente começou a construir workflows para muitos dos mesmos processos que havia anteriormente roteirizado.

No entanto, para mostrar o verdadeiro impacto de seus esforços de automação, Valarezo percebeu que precisava de uma abordagem diferente que ressoasse com a liderança. Ele sabia que destacar os pontos fortes técnicos do Okta Workflows não repercutiria nos executivos que priorizam o valor comercial.

Traduzindo a eficiência técnica em impacto nos negócios

A equipe de liderança de Valarezo queria entender o valor dos processos de TI que ele vinha automatizando e a justificativa comercial para fazer upgrade para uma assinatura de nível superior. 

Para fornecer uma resposta convincente, ele calculou a economia de tempo gerada pelo Okta Workflows em vários processos — desde tarefas simples até automação mais complexa. Suas descobertas foram surpreendentes.

Quase dois anos de tempo de trabalho economizados: uma estimativa conservadora

Automatizar processos tradicionalmente manuais deu a Valarezo uma métrica atraente e quantificável para apresentar à liderança. Fazendo uma estimativa conservadora durante um período de um ano, ele calculou que o Okta Workflows automatizou tarefas de IAM que, de outra forma, exigiriam quase dois anos-pessoa para serem concluídas.

Por exemplo, Valarezo e sua equipe reduziram tarefas que antes levavam 20 minutos para apenas dois ou três minutos cada. Muitos desses processos demorados envolviam o fornecimento de Identidade e acesso a novos funcionários e prestadores de serviços e o processamento de licenças. 

Além disso, atribuir, rastrear e processar se os funcionários haviam concluído o treinamento de segurança - tarefas que envolvem várias fases e milhares de execuções - tornou-se fluxos de trabalho estruturados e repetíveis que podiam ser executados trimestralmente. 

Ao automatizar muitas tarefas repetitivas, os funcionários do service desk podiam monitorá-las e gerenciá-las de forma eficiente, liberando os engenheiros seniores para se concentrarem em iniciativas mais técnicas e estratégicas.

Principais vantagens da automação com o Okta Workflows

Valarezo descobriu que seus esforços de automação com o Okta Workflows atendiam bem às seguintes práticas.

• Provisionamento orientado por RH em escala: a automação da criação de novas contas — anteriormente um processo manual de 20 minutos— ajudou a otimizar o onboarding de cerca de 300 novos funcionários em 30 dias. Sem o Workflows e a capacidade de detectar e corrigir conflitos durante a criação de Identidades, como nomes de usuário ou e-mails duplicados, esse processo teria consumido significativamente o tempo e os recursos de TI. 
• Estratégia de “shift-left” para operações de TI: a equipe de Pablo transferiu estrategicamente tarefas para funcionários do service desk sem comprometer a segurança. Ao restringir a automação e delegar ações controladas ao service desk, mantendo a supervisão, eles melhoraram a eficiência, protegendo as operações críticas de TI.
• Ganhos de segurança e conformidade: os Workflows economizaram tempo e garantiram que os processos de gerenciamento de identidade seguissem procedimentos seguros, repetíveis e auditáveis.

Conselhos para novos usuários: por onde começar?

Para organizações novas no Okta Workflows, Pablo sugere o seguinte:

• Diagramar os processos 
  • Antes de construir um Workflow, mapeie a lógica para os processos que você deseja automatizar usando ferramentas como Lucidchart. 
  • Ao diagramar, considere como você deseja rastrear e relatar o desempenho da automação. 
  • Como mostrado na figura abaixo, uma abordagem é incorporar um componente de relatório, como o Capture Workflow Event - Helper Flow (em azul). Este Helper flow pode ser configurado para armazenar Workflow run data em uma planilha e ser chamado para fins de relatório. 
  • Fluxos de trabalho existentes ou recém-criados podem ser configurados para chamar o fluxo Helper de relatório conforme necessário. 
• Entenda a mecânica – Aprenda como as Workflow cards funcionam e itere em pequenas tarefas antes de enfrentar automações complexas.
• Aproveite a Comunidade Slack do Workflows – Com mais de 2.100 membros, a comunidade Mac Admins Slack Workflows (canal #okta-workflows) é um recurso inestimável para aprendizado e colaboração.
• Aproveite o Fórum da Comunidade Workflows - Faça perguntas e publique modelos de fluxo no Fórum da comunidade Workflows. 
• Fale em termos de negócios – Os profissionais de TI costumam se prender aos detalhes técnicos. A liderança se preocupa com a redução de custos, as melhorias de segurança e a eficiência operacional. Traduzir a automação em tempo e dinheiro economizados torna o argumento mais forte.

A figura abaixo ilustra um exemplo de mapeamento de um Workflow, incluindo a integração de um componente de relatório para rastrear o desempenho da automação. 

Medindo e comunicando valor

Valarezo está trabalhando para uma maneira mais estruturada de relatar sobre o retorno do investimento obtido por meio da automação. Sua equipe está criando um painel do Power BI que quantificará o impacto do Workflows em termos de negócios — para que as equipes de TI possam obter a visibilidade de que precisam para serem reconhecidas pelo tempo e dinheiro que economizam.

Antes de configurar o fluxo auxiliar, uma planilha como a mostrada abaixo deve ser criada para que as colunas sejam definidas e estejam disponíveis para o cartão Criar Linha. Depois que os dados são coletados, fórmulas e tabelas dinâmicas podem analisar e relatar o valor realizado. 

Este design fundamental pode ser aprimorado ainda mais para fornecer insights mais profundos sobre o impacto da automação.
 

Observação: a planilha abaixo é apenas para fins ilustrativos e não reflete o trabalho real e a economia de custos alcançados pela NFI.

Conselhos para outros líderes de TI

“Deixe seu chapéu de tecnologia de lado e fale na linguagem do seu chefe.”

Se seus esforços de automação economizam horas de trabalho ou reduzem os riscos de segurança, vincule essas vitórias a resultados financeiros. É assim que a TI consegue um lugar à mesa da estratégia de negócios. Com reduções de força de trabalho e maior pressão para fazer mais com menos, a automação não é apenas "algo bom para se ter", ela é essencial. Ter processos construídos de forma segura e repetíveis que quase qualquer pessoa possa executar é fundamental. A jornada de Valarezo com Okta Workflows é um testemunho de como a automação pode impulsionar o sucesso de TI e negócios.

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Registre-se para o Calculate the value of Okta Workflows Identity automation online meetup em 20 de março de 2025, às 9h PST, onde Pablo Valarezo discutirá sua experiência com o próprio Max Katz da Okta e compartilhará insights sobre como maximizar o valor do Okta Workflows.

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