Se você já participou de nossa conferência de clientes, Oktane, sabe que ela une a comunidade Okta para compartilhar o que vem a seguir no mundo da segurança de identidade. Mas, à medida que o evento anual continuou crescendo, enfrentamos um desafio que muitos programas de escala encontram: nossos recursos internos lutaram para acompanhar o ritmo.
A demanda por informações e suporte no local estava mais alta do que nunca e, como líder do programa, eu não podia estar em todos os lugares ao mesmo tempo. Como poderíamos garantir que cada participante — interno e externo — tivesse uma experiência de classe mundial? A resposta não estava em um orçamento maior (embora eu nunca recusasse) ou em mais funcionários (embora eu também não recusasse), mas em um recurso inestimável e inexplorado: nossos próprios funcionários.
Este projeto de paixão meu estava no topo da minha mente há vários anos. Não consigo lembrar exatamente por que 2024 foi o ano em que eu estava determinado a tirá-lo do papel. Mas eu sabia que se não acontecesse agora, eu continuaria dizendo a mim mesmo: "Vou fazer isso no próximo ano." Essa percepção gerou a criação do Oktane Ambassador Program (OAP), uma iniciativa que resolveu nossos desafios de escalabilidade e promoveu um senso mais profundo de propriedade e orgulho no evento principal de nossa empresa.
Uma visão compartilhada para construir a comunidade Oktane
Tudo começou com uma ideia simples. Eu precisava de uma maneira de descentralizar informações e ampliar meu alcance. Talvez aproveitando que este é o ano, rapidamente descobri que nossa equipe de Customer Success estava explorando simultaneamente a criação de um programa de “Embaixadores" para trazer mais Customer Success Managers para o Oktane. Os astros se alinharam: unimos forças e o programa oficial de Embaixadores do Oktane nasceu.
Lançamos um aplicativo interno, sem saber o que esperar. Para minha agradável surpresa, a resposta foi surpreendente. Mais de 100 funcionários da Okta de todos os cantos da empresa — abrangendo diferentes equipes, organizações, regiões e conjuntos de habilidades — levantaram suas mãos, ansiosos para fazer parte da Oktane de forma significativa. Desse incrível grupo de talentos, selecionamos nossa turma inaugural de 35 Embaixadores. Meus parceiros de Customer Success rapidamente se tornaram meu sistema de apoio e caixa de ressonância, levando à criação do inestimável Conselho de Liderança do Programa de Embaixadores da Oktane e, juntos, embarcamos neste novo e emocionante capítulo.
Nos meses que antecederam o Oktane, nossos embaixadores se tornaram extensões da equipe central do evento. Nós os munimos com as informações mais recentes, e eles as disseminaram para seus respectivos departamentos, respondendo a perguntas e canalizando temas-chave e feedback de volta para nós. Eles assumiram projetos especiais, auxiliando nossa Equipe Central e trazendo novas perspectivas para a mesa. Ao longo do processo de planejamento, mantivemos linhas diretas com nossos embaixadores abertas por meio de um canal de equipe no Slack e check-ins quinzenais, garantindo que se sentissem apoiados.
Uma vez no local, os Embaixadores foram fundamentais para o sucesso do evento. Vestidos com brindes exclusivos, eles assumiram papéis críticos, desde comandar o centro de controle do pavilhão de exposições — o Okta Hub — até apoiar nossos palestrantes clientes em sessões paralelas. Um Embaixador chegou a assumir o papel de produtor de eventos para o nosso Live News Desk, um pilar da experiência Oktane Online. A presença deles foi sentida em todos os lugares, e suas contribuições foram imensuráveis.
Criando uma cultura de defesa
O primeiro ano foi um sucesso estrondoso, mas sabíamos que poderíamos torná-lo ainda melhor. Enquanto nos preparávamos para o programa deste ano, refinamos nossa abordagem. Tornamos nossas perguntas de inscrição mais intencionais, focando em habilidades específicas e nas paixões e interesses de cada candidato. O resultado? Quase o dobro de inscrições e uma onda de ideias inovadoras, incluindo uma proposta para aproveitar a IA para ajudar a aumentar a eficiência da Equipe Central e permitir que os funcionários obtenham respostas de autoatendimento para suas perguntas no Slack.
Para agilizar ainda mais nossos esforços, estruturamos o programa de Embaixadores deste ano em quatro pilares principais: Sucesso do Cliente, Go-to-Market/Field, Global e Projetos Especiais. Isso permitiu um foco e impacto ainda maiores. Na verdade, o chefe de nossa equipe de Sales Development Representatives queria participar deste programa e apoiou o financiamento de destaques de sua própria organização para fazer parte do Oktane Ambassador Program.
Todos os níveis do Okta, incluindo a liderança da empresa, demonstraram entusiasmo pelo Programa Oktane Ambassador. É um testemunho do poder de encontrar potencial inexplorado dentro de nossas próprias paredes e dar aos nossos funcionários um verdadeiro senso de propósito e propriedade em algo maior do que suas funções diárias.
Este ano, também capacitamos nossos Embaixadores para serem defensores externos. Nós os munimos com postagens de mídia social para compartilhar em plataformas como o LinkedIn, anunciando orgulhosamente sua participação e convidando suas redes para se conectar com eles. Isso ampliou o alcance do programa, fortalecendo a marca Oktane externamente.
O sucesso do programa é um lembrete poderoso de que, às vezes, as soluções mais inovadoras estão bem diante de nós. Tornou-se um modelo para outras equipes da Okta, demonstrando como alavancar efetivamente os diversos talentos de nosso pessoal para alcançar resultados extraordinários. Resolvemos nosso problema de escalonamento, criamos uma comunidade vibrante de campeões e estamos inspirados a tornar o Oktane melhor do que nunca.
Conselhos para escalar seus próprios programas de embaixadores
Aqui estão alguns aprendizados importantes de nossa jornada que você pode aplicar aos seus programas:
- O poder das parcerias internas: Busque oportunidades para colaborar e encontrar objetivos em comum dentro da sua organização. Uma iniciativa aparentemente independente pode ganhar impulso e recursos significativos ao fazer parceria com outras equipes que trabalham em direção a objetivos semelhantes.
- Invista em seus embaixadores: Forneça treinamento e recursos abrangentes, garantindo que eles tenham as informações necessárias para o sucesso. Promova um ambiente de comunicação aberta por meio de check-ins regulares e canais dedicados, e eles se sentirão apoiados e conectados. Finalmente, fa eda com que o trabalho deles seja significativo, combinando seus interesses e conhecimentos com os principais pilares do evento, preenchendo lacunas e garantindo que suas contribui 87 9fes realmente aprimorem o programa.
- Continue evoluindo: solicite feedback durante todo o processo, não apenas uma vez após o término do evento ou no final do ano. Ajuste as perguntas que você faz e esteja disposto a aprender para selecionar uma experiência mais intencional desde o início.
- O apoio da diretoria é inestimável: Adote o apoio da liderança, mesmo que apenas financeiramente. Isso significa o valor do programa e pode atrair mais talentos internos.
A contagem regressiva para o Oktane começou, e mal podemos esperar para ver o que este ano trará.
