Warum die Zukunft der Arbeit dynamisch ist

Why the future of work in Europe is dynamic

In meiner Karriere war ich in mehreren internationalen Unternehmen tätig und habe mit Kollegen, Kunden und Partnern unterschiedlicher Nationalität zusammengearbeitet. Ich konnte beobachten, wie sich Arbeitskulturen von Land zu Land unterscheiden und war daher ganz besonders gespannt auf die Ergebnisse unserer aktuellen Okta YouGov-Studie, bei der 6.000 Büroangestellte aus Deutschland, Frankreich, Großbritannien und den Niederlanden zu ihrer Arbeitsweise befragt wurden. Corona hat unser aller Leben und den Arbeitsalltag von Millionen von Beschäftigten von einem auf den anderen Tag umgekrempelt. Diese Ausnahmesituation haben wir zum Anlass genommen, zu fragen: Wie möchten wir in Zukunft leben und arbeiten?

In der Vergangenheit habe ich für eine Reihe von Unternehmen gearbeitet und beobachtet, dass Verhaltensänderungen fast immer schrittweise erfolgen. Wir scheuen uns davor, freiwillig unsere festen Routinen von Grund auf zu ändern – ganz egal, in welchem Land wir leben. Dabei glaube ich nicht, dass wir Veränderung grundsätzlich ablehnen, oftmals ist die Macht der Gewohnheit einfach zu groß.

Ein Katalysator für die Digitalisierung

Die Technologie für eine dynamischere Arbeitskultur existierte auch schon vor Corona. Obwohl wir in den letzten Jahren beobachten konnten, dass der Einsatz von Anwendungen für flexibles und ortsungebundenes Arbeiten, wie Zoom oder Slack, langsam gestiegen ist, hat es COVID-19 als eine Art Katalysator gebraucht, um eine breite kulturelle Akzeptanz für neue Formen des Arbeitens zu schaffen. Dieser plötzliche Wandel und die Notwendigkeit einer schnellen Umstellung der Arbeitsweise hat CIOs und CISOs in ganz Europa vor Herausforderungen gestellt. Auf ihren Schultern lastet die Verantwortung, die neue Arbeitsplatzwirklichkeit schnell, aber auch langfristig sicher zu gestalten.

COVID-19 hat die Technologien für Homeoffice und Remote Work in den letzten Wochen in noch nie dagewesenem Ausmaß und Tempo auf den Prüfstand gestellt. Ich habe aus nächster Nähe miterlebt, wie die digitale Transformation in vielen Organisationen über Nacht vom Spaziergang zum 100-Meter-Hürdenlauf wurde – eine solche Beschleunigung verursacht unweigerlich Schmerzen. Und diese Schmerzen spüren aus Erfahrung in den allermeisten Fällen vor allem die CIOs und CISOs, denn sie haben die schwierige Aufgabe Transformationsprojekte in oft komplexen Legacy-Infrastrukturen umzusetzen.

Statistics of employees who never worked from home

Anteil der Befragten, die zuvor nie im Homeoffice arbeiteten

Wie gut waren wir vorbereitet?

Unsere Studie ergab, dass zwar viele Beschäftigte zuvor theoretisch die Flexibilität hatten, von zu Hause aus zu arbeiten, im Durchschnitt aber etwa die Hälfte der Befragten noch nie in den eigenen vier Wänden gearbeitet hatte. Wenn man im Technologiesektor tätig ist und seine „digitale Brille“ aufhat, vergisst man leicht, dass nicht jeder den Luxus einer flexiblen und dynamischen Arbeitsroutine hat. So scheinen das verarbeitende Gewerbe, die Baubranche und der Immobiliensektor noch immer stark auf traditionelle Arbeitsumgebungen zu setzen – auch im Büro. Insbesondere für solche Unternehmen, die in ihrer digitalen Transformation noch Aufholbedarf hatten, stellte die kurzfristige Umstellung auf ein neues Arbeitsmodell eine enorme Herausforderung dar.

In einer Zeit, in der das Überleben von Unternehmen davon abhängt, wie schnell sie sich an die neue Situation anpassen können, ist der fehlende Remote-Zugriff von Mitarbeitern auf benötigte Applikationen verstärkt in den Fokus geraten. Die Entwicklung neuer Konzepte, die ohne physische Büros auskommen, aber dennoch ein Gefühl von „Business as usual“ geben und die Produktivität aufrecht herhalten, ist über Nacht zur Hauptaufgabe der CIOs geworden.

Interessanterweise scheint der öffentliche Sektor in Großbritannien und Frankreich dem privaten Sektor einen Schritt voraus zu sein, wenn es um die Hardware-Ausstattung im Homeoffice geht. In den Niederlanden ist das Gegenteil der Fall und in Deutschland waren beide Sektoren ungefähr gleich auf.

Die IT-Branche war – wenig überraschend – am besten auf den Umzug ins Homeoffice vorbereitet: 75 % der Mitarbeiter in Deutschland gaben an, über das nötige Equipment zu verfügen. Mit 33 % bildete das Gesundheitswesen in Sachen Hardware-Ausstattung das Schlusslicht.

Sicherheit beginnt mit Vertrauen

In der Natur ziehen große Herdenbewegungen die Aufmerksamkeit von Raubtieren auf sich. Beim Covid-19-bedingten Umzug tausender Mitarbeiter ins Homeoffice was dies leider nicht anders. Die außerhalb des Büros eingesetzten Geräte und Endpoints der Mitarbeiter bieten eine riesige Angriffsfläche und sind ein gefundenes Fressen für Hacker. IT-Sicherheit steht damit wieder ganz oben auf der Agenda.

Seit Beginn der COVID-19-Pandemie haben Unternehmen weltweit über einen besorgniserregenden Anstieg von Cyber-Attacken berichtet. Allein im März hat die CTI League 2.833 IOCs (Indicators of Compromise, Daten oder Merkmale in einem möglicherweise kompromittierten Computersystem oder Netzwerk) verzeichnet, von denen die meisten (99,4 %) bösartige Domains waren.

Sicherheit beginnt mit Vertrauen – das ist meine Erfahrung. Nur weniger als 20 % der in Deutschland Befragten gaben an, vollstes Vertrauen zu haben, dass die von ihrem Arbeitgeber eingesetzten Online-Sicherheitsmaßnahmen sie im Homeoffice vor Cyber-Angriffen schützen. Andererseits scheint das Vertrauen der Organisationen, dass ihre Mitarbeiter auch Zuhause produktiv arbeiten, gewachsen zu sein. Im Durchschnitt gaben zwei Drittel aller Befragten an, die Wahrnehmung der Produktivität im Homeoffice habe sich im Unternehmen verbessert. Bei Okta sind wir der Auffassung, dass Vertrauen in die Mitarbeiter mit Erfolg und einer besseren Performance belohnt wird. Vertrauen, so scheint es, muss also sowohl gegenüber der Unternehmen als auch gegenüber der Mitarbeiter bestehen.

Anteil der Befragten, die der Ansicht sind, die Wahrnehmung der Mitarbeiterproduktivität im Homeoffice habe sich verbessert

Wie wollen wir in Zukunft arbeiten?

Es ist anzunehmen, dass der Effekt der aktuellen Mind-set-Verschiebung das Ende der traditionellen Fünf-Tage-Woche im Büro sein wird. Viele Mitarbeiter möchten nicht mehr täglich Zeit und Geld für das Pendeln aufwenden und nach den letzten Wochen der flexiblen Arbeit wieder in alte Routinen und Räume zurück. Moderne und progressive Arbeitgeber werden langfristige Mietverträge meiden und stattdessen neue flexible Büroumgebungen wählen und Arbeitsplätze umorganisieren.

Aktuell scheinen jedoch noch nicht alle Mitarbeiter gleichermaßen gut vorbereitet zu sein, wenn durch die Umstellung Arbeit und Privatleben im häuslichen Umfeld näher zusammenrücken. Oft entsteht ein verwirrender emotionaler Prioritätenkonflikt, wenn der neue Arbeitsplatz mit Mitbewohnern, Partnern und Kindern geteilt werden muss. Technologie allein macht noch nicht produktiv. Es braucht also auch einen kulturellen Lernprozess, bis wir uns in der neuen Situation zurechtfinden und effektiv und erfolgreich unsere Aufgaben erledigen können.

Obwohl sich fast alle Befragten schnell auf Videokonferenzen einstellen konnten, vermissten viele vor allem die persönliche Interaktion mit ihren Kollegen – mehr als den eigentlichen Büroarbeitsplatz. Bezeichnend ist jedoch, dass nur ein knappes Drittel der Befragten wieder Vollzeit an den Arbeitsplatz im Büro zurückkehren möchte. Das sollte Verantwortlichen in Unternehmen einen Denkanstoß geben.

Statistics of employees who want to return to office full time

Anteil der Beschäftigten, die wieder Vollzeit im Büro arbeiten möchten

Die Zukunft der Arbeit ist dynamisch

Bei Okta hat unsere Vision von der Zukunft der Arbeit einen Namen: Dynamic Work. Dabei geht es um viel mehr als nur die Ausstattung der Mitarbeiter mit Laptops, damit sie von überall aus arbeiten können. Es geht darum, den Mitarbeitern eine Arbeitserfahrung zu bieten, die der im Büro in nichts nachsteht und sich optimal den individuellen Anforderungen anpasst; es geht darum, Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, produktiv und erfolgreich zu sein – unabhängig davon, an welchem Ort sie gerade tätig sind.

Ich denke, dass viele Unternehmen viel zu lange die Augen vor der Tatsache verschlossen haben, dass wir alle unterschiedlich arbeiten und verschiedene Voraussetzungen erfüllt sein müssen, damit wir unsere beste Leistung erbringen können. Warum also diese Unterschiede nicht annehmen und auf sie eingehen, um unsere kollektive Produktivität zu steigern? Die Technologie existiert bereits, um dynamische Arbeitsmodelle zu entwickeln, die Agilität, Sicherheit und Produktivität verbinden – jetzt ist die Zeit, diese auch zu implementieren.

Ein entscheidendes Kriterium bei der Bewertung jeder Geschäfts- und Personalstrategie sollte die Möglichkeit sein, dass Mitarbeiter flexibel an genau dem Ort leben und arbeiten können, an dem sie sich am wohlsten fühlen und am produktivsten sind. 

Während meiner gesamten Laufbahn konnte ich immer wieder beobachten, dass der Schlüssel zu größerer Mitarbeiterzufriedenheit, einem reduzierten Stresslevel und produktiver Arbeit die Fähigkeit ist, Arbeit und Privatleben miteinander in Einklang zu bringen. Unternehmen, die dies anerkennen und in ihren Handlungen berücksichtigen, profitieren langfristig am meisten.

Wenn es einen Silberstreifen am Horizont der aktuellen herausfordernden Situation gibt, dann, dass Covid-19 den entscheidenden Impuls für die Entwicklung und weitere Verbreitung dynamischer Arbeitsmodelle gegeben hat. Wir haben alte Normen und Arbeitsplatzstrukturen hinterfragt und so den Weg bereitet für innovativere Formen des Arbeitens.

Damit Unternehmen diesen Weg noch schneller gehen können, hat Okta eine Liste mit einigen der beliebtesten Remote Work Tools in den Kategorien Videokonferenzen, Dokumentenkollaboration, VPNs und weiteren erstellt. Zusätzlich zu der Liste, haben wir Links zu den jeweiligen kostenlosen Testversionen der einzelnen Tools sowie Dokumentationen bei der Integration in Okta angefügt.

Weitere Informationen finden Sie unter Okta for Emergency Remote Work.