Centralizando a identidade para gerenciar 17 organizações em um só lugar
Com 8.200 pessoas trabalhando em 17 divisões distintas, a cidade de Memphis gerencia uma grande variedade de funcionários, desde departamentos de polícia e bombeiros até equipes técnicas de TI e finanças. Para se manter em conformidade com os padrões regulatórios e de segurança dessas organizações, era necessário simplificar os processos de gerenciamento das diferentes identidades. Os sistemas existentes de gerenciamento de identidade e acesso (IAM) estavam desatualizados e fragmentados, não existindo uma supervisão coesa, o que causava problemas operacionais e de segurança críticos. “Precisávamos de uma forma de centralizar o controle sobre como as identidades eram gerenciadas ou como as pessoas acessavam as soluções em nosso ambiente”, diz Augustine Boateng, Chief Information Officer adjunto da cidade de Memphis. “As senhas eram anotadas, compartilhadas e reutilizadas em vários sistemas, criando vulnerabilidades de segurança, como comprometimentos de e-mail frequentes.”
Esses problemas foram agravados pela falta de fluxos de trabalho centralizados para integração e desligamento de funcionários, deixando alguns deles com acesso prolongado a sistemas sensíveis, como bancos de dados financeiros, mesmo depois de sair da organização. Boateng acrescenta: “A equipe de RH estava no meu pescoço, perguntando como poderíamos controlar esses processos”. Além disso, as redefinições regulares de senhas consumiam recursos significativos de TI. A cidade precisava de uma solução de identidade corporativa para enfrentar esses desafios crescentes.
Priorizando a conformidade e a segurança sem sacrificar a experiência do usuário
Quando começou a busca por uma plataforma de IAM, a cidade de Memphis queria uma solução que atendesse e superasse seus requisitos amplos e crescesse junto com a organização. Com uma rede complexa de sistemas legados e mais de 100 aplicativos já em uso, ela precisava de uma solução que pudesse se integrar perfeitamente às tecnologias existentes e modernas. A facilidade de integração era um fator decisivo. “Quando começamos a definir nossos requisitos, a lista de soluções capazes de atendê-los ficou pequena muito rapidamente”, diz Boateng. “Precisávamos de algo robusto, mas também adaptável ao nosso ambiente, incluindo ferramentas como Autenticação Multifatorial Adaptativa e automação para integração e desligamento. A resposta foi a Okta.”
Outro fator determinante foi a simplicidade para administradores e usuários finais. O Okta Workforce Identity se destacou por suas ferramentas administrativas intuitivas e recursos de autenticação multifatorial (MFA) adaptativa, reduzindo o atrito do usuário ao mesmo tempo que cumpria os requisitos de conformidade. “Do ponto de vista gerencial, a Okta simplesmente fez sentido”, acrescenta Mike Barlow, gerente de segurança de TI. “O lado administrativo é tão objetivo que ela se provou quase imediatamente.” A cidade também queria um parceiro confiável que pudesse oferecer confiabilidade e suporte, priorizando a nuvem. As recomendações da Gartner e os endossos de pares confirmaram a reputação da Okta como uma solução robusta e escalável com a flexibilidade de se adaptar às crescentes necessidades da cidade.
Simplificando a identidade para proteger melhor a infraestrutura da cidade
Integrando mais de 100 aplicativos, a Okta centralizou o controle de identidade e otimizou os processos para usuários finais e administradores. Ferramentas como o login único (SSO) reduziram o atrito para os funcionários que gerenciam vários aplicativos, enquanto a MFA adaptativa garante a conformidade com mandatos como Sistemas de Informação da Justiça Criminal, requisitos do Setor de Cartões de Pagamento e normas da Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde.
Por meio do Okta Workflows, a cidade está automatizando mais seus processos de integração e desligamento (incluindo mudanças de funcionários durante eventos da vida, como atualizações de nomes ou transições de emprego) para que o provisionamento de usuários seja conduzido diretamente do sistema de RH, reduzindo o tempo de integração de maneira significativa. “Anteriormente, levava horas para provisionar contas para novos recrutas. Às vezes mais”, diz Boateng. “Agora, isso é feito em minutos.” A automatização dos fluxos de trabalho de desligamento também garante que o acesso à conta seja imediatamente revogado após a saída de um funcionário, reduzindo os riscos de segurança associados às contas pendentes.
A experiência administrativa também melhorou consideravelmente. Automatizando o provisionamento de apps e aplicando controles de acesso mais rígidos por meio de geo-fencing e políticas adaptativas, a cidade conseguiu uma redução de 95% nos comprometimentos de contas e nas chamadas de suporte técnico para redefinição de senhas. Essas melhorias liberaram as equipes de TI para se concentrar em prioridades estratégicas, como expandir a automação, resolver vulnerabilidades e realizar treinamentos com foco em segurança para funcionários. “A Okta transformou a maneira como gerenciamos a identidade”, diz Boateng. “Isso otimizou os processos, melhorou a segurança e nos permitiu pensar em inovações em Memphis.”
Sobre a cidade de Memphis
Fundada em 1819, Memphis é a maior cidade do estado do Tennessee (Estados Unidos) e um ícone cultural global. Lar do blues e berço do rock 'n' roll, Memphis homenageia seu rico passado enquanto molda o futuro, desde a perspectiva histórica única do Museu Nacional dos Direitos Civis até a pesquisa capaz de mudar vidas do Hospital St. Jude. Memphis segue seu próprio ritmo: ousado, cheio de alma e imparável.
