Digitales Onboarding: Definition, Vorteile und Funktionsweise

Digitales Onboarding ist die Methode, einen Kunden innerhalb eines digitalen Systems zu etablieren.

Im Allgemeinen bezieht sich Onboarding darauf, jemanden in eine Struktur einzubinden. IT wird oft für neue Mitarbeiter verwendet, aber IT ist auch der Prozess des Abonnierens und Gewinnens neuer Kunden und Benutzer. In allen Fällen bedeutet digitales Onboarding ein schnelleres und sichereres Onboarding, das dazu beitragen kann, Kunden oder Mitarbeiter zu binden.

Andere Formen des Onboardings umfassen persönliche Optionen, die weniger bequem sein können als das digitale Onboarding, das vollständig aus der Ferne und online erfolgt.

Digitales Onboarding kann die Identität eines Benutzers sicher überprüfen und Zeit und Geld sparen. Die IT kann auch dazu beitragen, den Kunden zu binden und die allgemeine Nutzerfreundlichkeit zu verbessern.

Was ist digitales Onboarding?

Digitales Onboarding ist die Methode, mit der Organisationen und Unternehmen neue Kunden gewinnen und einrichten. Dies ist der offizielle Beginn einer einvernehmlichen direkten Beziehung zwischen einem Kunden und einem Unternehmen.

Die IT muss schnell, einfach und nahtlos sein, sonst brechen die Kunden den Prozess ab oder entscheiden sich für einen anderen Weg. Ziel des digitalen Onboardings ist es, den Anmeldeprozess zu rationalisieren und Kunden in die Datenbank des Unternehmens zu integrieren.

Onboarding ist eine Methode zur Registrierung bei einem Unternehmen, um Zugriff auf dessen Produkte oder Dienstleistungen zu erhalten. Vor dem Aufkommen des digitalen Zeitalters erfolgte das Onboarding meist persönlich oder per Post. Durch die Pandemie wechseln noch mehr Menschen zu digitalen Plattformen.

Beim digitalen Onboarding werden die Informationen eines Kunden erfasst, darunter die persönliche Identifikation (häufig ein Formular eines von der Regierung ausgestellten Ausweises) und biometrische Informationen, wie etwa eine Fotoaufnahme, ein Gesichtsscan oder ein Fingerabdruck.

Details zum Onboarding-Prozess

Mit dem digitalen Onboarding beginnt die wichtige Beziehung zwischen einem Kunden und einem Unternehmen. Daher muss die IT effizient, sicher und einfach zu navigieren sein. Ein klobiges System oder Setup kann zum Verlust eines Leads oder zu einem Kunden führen, der sich entscheidet, diese Beziehung nicht fortzusetzen.

Das digitale Onboarding erfolgt über einen automatisierten Prozess auf einem digitalen Gerät. Dies ist praktisch von überall und auf den meisten Geräten mit Smart-Funktionen möglich.

Die Schritte sind im Allgemeinen wie folgt:

1. Kundendaten werden erfasst und eingegeben. Dazu ist oft ein Foto eines amtlichen Ausweises erforderlich, z. B. eines Führerscheins. Digital Onboarding macht es der IT leicht, Daten von ihrem eigenen Gerät hochzuladen und einzugeben.  
2. Die Identitätsprüfung wird durchgeführt. Dies kann die Verwendung von Biometrie umfassen, wie z. B. einen Fingerabdruck, eine Gesichtserkennung oder ein Bild.  
3. Account ist genehmigt und der Zugriff wird gewährt. Dies kann in den meisten Fällen innerhalb weniger Minuten geschehen.  
4. Der Kunde kann wiederholt auf Produkte und Dienstleistungen zugreifen. Sobald die Identität des Kunden authentifiziert ist, kann eine Kopie der digitalen ID auf dem digitalen Gerät des Kunden gespeichert werden, wodurch eine Papierspur oder die Möglichkeit einer Sicherheitsverletzung entfällt. Nachdem das digitale Onboarding zunächst abgeschlossen ist, können sie jedes Mal, wenn sie auf die Website oder Anwendung zurückkehren, um auf die Dienstleistungen oder Produkte zuzugreifen, schnell und einfach verifiziert werden.

In den Anfängen des digitalen Onboardings benötigte ein Kunde lediglich eine gültige E-Mail-Adresse und ein PayPal- oder Kreditkartenkonto. Cyberkriminalität und Identitätsdiebstahl sind jedoch weit verbreitet, mit fast 5 Millionen Meldungen über Identitätsdiebstahl und Betrug bei der Federal Trade Commission (FTC) im Jahr 2020. Zusätzliche Tools zur Identitätsprüfung, wie z. B. die Verwendung von Biometrie, das Scannen von zertifizierten Ausweisen und die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), haben diesen Prozess deutlich sicherer gemacht.

Arten des Onboardings

Es gibt drei Hauptformulare für das Onboarding. 

• Onboarding vor Ort: Dabei handelt es sich um das traditionelle Formular des Kunden-Onboardings, bei dem der Kunde das Unternehmen oder das Unternehmen persönlich besucht, um die erforderlichen Unterlagen und Identifikationen vorzulegen.  
• Semi-Onboarding vor Ort: Hierbei handelt es sich um einen kombinierten Ansatz, bei dem das Unternehmen elektronische oder digitale Dokumente bereitstellt, die zu Hause ausgefüllt werden müssen, der Kunde das Unternehmen jedoch trotzdem persönlich aufsuchen muss, um sie einzureichen.  
• Digitales Onboarding: Auch Online- oder Remote -Onboarding genannt. Dies kann vollständig von zu Hause oder vom Büro eines Kunden aus erfolgen, ohne dass ein persönlicher Besuch im Unternehmen erforderlich ist. Der gesamte Prozess ist digitalisiert.  

Unterschiede beim digitalen Onboarding

Beim digitalen Onboarding wird eine Online-Unternehmensplattform verwendet, die entweder intern oder ausgelagert sein kann. Die Identifizierung und Verifizierung kann vollständig aus der Ferne und online erfolgen.

Die Überprüfung der digitalen Identität ist sicher und verwendet mehrere Technologieformulare, während gleichzeitig spezifische Vorschriften und Compliance-Vorschriften eingehalten werden.

Cybersecurity-Tools für das digitale Onboarding beinhalten häufig den Einsatz von KI-Methoden (Künstliche Intelligenz), die ein garantiert hohes Maß an Sicherheit bieten können. Das digitale Onboarding für mehrere regulierte Branchen, wie z. B. die Finanzbranche, erfordert, dass Unternehmen bestimmte Richtlinien befolgen, um die Vorschriften einzuhalten und ein hohes Maß an Sicherheit zu gewährleisten.

Onboarding bezieht sich auf die KYC-Richtlinien (Know Your Customer ), die im Finanzsektor und in anderen Branchen als Instrument zur Kundenidentifikation verwendet werden, das im digitalen Onboarding-Prozess verwendet werden kann.

Warum auf digitales Onboarding umsteigen?

Digitales Onboarding wird zum Industriestandard. Die IT kann das Kundenerlebnis verbessern und gleichzeitig die Reichweite eines Unternehmens erhöhen und das Endergebnis verbessern. Sobald ein neuer Kunde an Bord geht, kann er mit dem Zugriff auf die Dienstleistungen und Produkte des Unternehmens beginnen, was das ultimative Ziel ist.

Dies sind einige der wichtigsten Vorteile des digitalen Onboardings:

• Geschwindigkeit: Der digitale Onboarding-Prozess kann oft in wenigen Minuten abgeschlossen werden – viel schneller als herkömmliche Onboarding-Methoden, die bis zu drei Wochen dauern können.  
• ClientAnsatz: Die Bedürfnisse der Kunden werden verstanden, was eine verbesserte Interaktion zwischen Kunde und Unternehmen ermöglicht.  
• Größere Reichweite: Dieser digitale Onboarding-Prozess ermöglicht es Unternehmen, Kunden in allen Teilen der Welt zu erreichen, nicht nur lokale.  
• Spart Zeit und Geld: Digitales Onboarding ist viel effizienter als manuelle Methoden, wodurch die Zeit, die Mitarbeiter mit IT-Arbeiten verbringen, reduziert werden kann. IT kann viel kostengünstiger sein.  
• Weniger Fehler: Die Digitalisierung des Onboarding-Prozesses kann dazu führen, dass die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler bei der manuellen Eingabe von Dokumenten oder Informationen verringert wird.  
• Benutzerfreundlich: Das digitale Onboarding ist einfach und leicht zu bedienen.  
• Kundenbindung: Kunden, die mit der Leichtigkeit des Prozesses zufrieden sind, bleiben mit größerer Wahrscheinlichkeit loyal und greifen weiterhin auf die Dienstleistungen und Produkte eines Unternehmens zu.  
• Sicherheit: Das digitale Onboarding ist sicher und hält mit den Branchenvorschriften Schritt und garantiert einen hohen Standard.

Die Umstellung von herkömmlichen Methoden des Kunden-Onboardings auf digitales Onboarding kann den Umsatz steigern, den Support verbessern und Kunden gewinnen, Unternehmen Geld und Zeit bei der manuellen Dateneingabe sparen und mit Branchenstandards und Vorschriften Schritt halten, während gleichzeitig Sicherheit und Produktlieferung gewährleistet werden.

Digitales Onboarding ist in einer pandemischen Welt, in der soziale Distanzierung gefördert wird, noch wichtiger. Infolgedessen wenden sich immer mehr Menschen digitalen Interaktionen zu und nicht persönlichen Begegnungen.

Zusätzliche Ressourcen

Das National Institute of Standard and Technologie (NIST) veröffentlicht Richtlinien zur digitalen Identität und zu digitalen Identitätsdiensten. Dies definiert einige der technischen Aspekte der Identitätsprüfung in einem digitalen Formular.

Das Financial Stability Institute (NSI) bietet Einzelheiten zu Vorschriften und Richtlinien für digitales Banking im Zusammenhang mit Fintech-Plattformen. Ebenso veröffentlicht der Federal Financial Institutions Examination Council (FFIEC) Richtlinien für elektronische Finanzdienstleistungen und Compliance für Verbraucher.

Referenzen

Consumer Sentinel Network Datenbuch 2020. (Februar 2020). Federal Trade Commission (FTC).

Kennen Sie Ihre Kundenberatung. (2020). Büro für Industrie und Sicherheit (BIS).

Richtlinien für digitale Identitäten. (Juni 2017). Nationales Institut für Standard und Technologie (NIST).

Regulierung der Fintech-Finanzierung: Digitale Banken und Fintech-Plattformen. (August 2020). Institut für Finanzstabilität (FSI).

Leitfaden des Prüfungsrats für Bundesfinanzinstitutionen zu elektronischen Finanzdienstleistungen und Compliance der Verbraucher. Prüfungsrat für Bundesfinanzinstitutionen (FFIEC).