Thoughtworks es una firma consultora de software global con reputación por abordar proyectos difíciles. Como explica Steve Quirke, jefe del equipo de Identidad: "Estamos aquí para construir los productos que diferencian a nuestros clientes de la competencia." Los clientes nos contratan por nuestra capacidad de transformar digitalmente empresas globales a escala mediante la aplicación de consultoría estratégica y tecnologías de vanguardia”.
Thoughtworks tiene más de 10,500 empleados repartidos en 19 países y ha sido pionera en tendencias durante más de 30 años, como el desarrollo ágil de software, los microservicios y la malla de datos. Operando desde una filosofía de "elegir la mejor herramienta para el trabajo", la empresa no teme adoptar nuevas herramientas y marcos de desarrollo ascendentes o encontrar formas innovadoras de utilizar los recursos que ya tiene a su disposición.
En muchos aspectos, este espíritu es evidente al examinar cómo Thoughtworks usa Okta, su plataforma principal de Workforce Identity.
Agilidad a través de flujos de trabajo de identidad personalizados
“Thoughtworks cree en liderar con el ejemplo. Culturalmente, nuestro constante impulso por mejorar puede hacer que parezcamos autocríticos. A menudo aportamos un enfoque de cuestionamiento a nuestro trabajo: '¿Es esto lo suficientemente bueno?' o '¿Por qué no es así?'”, dice Quirke. “Y así, siempre hemos estado buscando superar los límites también en nuestra función de TI interna. Hemos sido los primeros en la nube mucho antes de que fuera la corriente principal. Cuando la pandemia golpeó y otras empresas estaban luchando por configurar enlaces VPN para los empleados, tuvimos la suerte de poder continuar con las operaciones casi 'con normalidad', porque ya teníamos sistemas como Okta implementados”.
Como muchas empresas, Thoughtworks ha cosechado los frutos de su adopción temprana de la gestión de identidades basada en la nube. Pero algunos de sus mayores éxitos han surgido del uso creativo de Okta Workflows: una herramienta para crear automatización personalizada basada en la identidad utilizando lógica empresarial e integrando flujos de identidad con servicios externos.
A un nivel alto, Thoughtworks utiliza Workflows para acelerar o eliminar tareas rutinarias/repetitivas que antes requerían la intervención humana, lo que le costaba a la empresa tiempo y esfuerzo, y distraía al personal técnico de aportar valor en otras áreas del negocio.
“Como una gran organización con numerosos empleados, clientes y socios externos, proporcionar acceso seguro y autenticación es complejo”, dice Quirke. “La gestión de identidades solo se vuelve más desafiante cuando se combina con un intrincado ecosistema de aplicaciones SaaS, usuarios distribuidos globalmente y regulaciones de cumplimiento.”
Inevitablemente, la gestión del ciclo de vida representa un desafío para las organizaciones multinacionales a escala empresarial como Thoughtworks, que han recurrido a Okta para ayudar a reducir la carga administrativa. "Creo que es importante contextualizar los desafíos de identidad. No solo somos una empresa grande y distribuida globalmente, con muchas aplicaciones SaaS en juego, sino que, dependiendo del proyecto del cliente, también brindamos acceso a socios externos verificados", explica Quirke. "Para mantener la seguridad a medida que incorporamos personas de manera eficiente, requerimos que activen sus cuentas dentro de los siete días. Si las personas no cumplían con ese plazo de siete días, tal vez no vieron el correo electrónico porque estaban de vacaciones o aterrizó por error en su carpeta de spam, tendríamos que reenviar manualmente el enlace de activación", dice Quirke. "Ahora, al automatizar este caso de uso, es beneficioso tanto para nuestro equipo como para las personas que se incorporan".
Thoughtworks resolvió este reto creando un flujo de trabajo sencillo de Okta que reenvía automáticamente el correo electrónico de activación a los usuarios después de ese plazo de siete días. De repente, desapareció una fuente importante de tickets de la mesa de ayuda.
Resolviendo los grandes (y pequeños) problemas con Okta Workflows
Esta solución personifica el poder de Okta Workflows. Workflows ayuda a empoderar a los equipos de TI para construir rápidamente soluciones a problemas que antes eran difíciles, reduciendo costos y ahorrando tiempo. Al eliminar las tareas diarias tediosas, manuales y recurrentes que inundan la bandeja de entrada del equipo de TI, Workflows los libera para enfocarse en el trabajo de alto valor que impulsa los resultados empresariales a escala.
“Los nombres de usuario están sujetos a un conjunto complejo de limitaciones”, dice Quirke. “Algunas son impuestas por aplicaciones heredadas, con restricciones en la longitud máxima de un nombre de usuario. Otras por preferencia: a la gente le gustan las direcciones de correo electrónico que se relacionan con su nombre. Inevitablemente, esto conduce a choques de espacio de nombres, y a lo largo de los años, hemos establecido procedimientos manuales para resolverlos cuando ocurren. Hace algunos años, adquirimos una empresa y tuvimos la necesidad de crear rápidamente cuentas para todos esos empleados fuera de los procesos de contratación habituales”.
Con Workflows, Quirke y su equipo pudieron detectar posibles colisiones y sugerir automáticamente una alternativa sin el mismo grado de intervención manual. Construyeron e implementaron este workflow en menos de una semana, al tiempo que atendían sus responsabilidades diarias, gracias a las capacidades no-code de arrastrar y soltar de la herramienta.
Desde estos primeros pilotos, Thoughtworks ha ampliado radicalmente su uso de Okta Workflows para abordar otros desafíos operativos, desde el aprovisionamiento de aplicaciones de autoservicio mediante Google Forms hasta el procesamiento automático de escenarios complejos de administración de cuentas. Y lograron esto a pesar de, en las propias palabras de Quirke, no ser programadores.
“Escribo código, pero estoy principalmente familiarizado con los tipos de scripts utilizados para las tareas de administración de sistemas. Para personas como yo, hay una pequeña curva de aprendizaje con Workflows, pero pude ponerme al día bastante rápido. Asistí a algunos eventos de almuerzo y aprendizaje que Okta organizó, y eso realmente ayudó a que hiciera clic y tuviera sentido cuando comencé”, dice Quirke.
Ayuda, añade, que muchas de las tecnologías y enfoques utilizados en Workflows no sean propietarios, sino que se basen en estándares tecnológicos establecidos desde hace mucho tiempo.
“Es UNIX. Es JSON. Sé todo eso”, dice Quirke. “Estos son todos los tipos de cosas que usaba cuando llamaba manualmente a las API. De repente, piensas, 'Bien, puedo construir esto'”
"Si tienes una sólida comprensión de Okta, si eres un administrador de Okta y has estado haciendo esto durante un par de meses, puedes construir cosas geniales con Workflows", continúa. "Si tienes una comprensión de lo que esperas ingresar y lo que quieres obtener, Workflows puede sobrecargar lo que puedes hacer con Identity."
Okta Workflows facilita la automatización de los procesos de Identity a escala, sin necesidad de escribir código. Para obtener más información sobre cómo Workflows puede ayudarte a superar los desafíos de la gestión del ciclo de vida, el aprovisionamiento de aplicaciones y la gestión de cuentas, consulta los siguientes recursos:
Video: Cómo empezar a usar Okta Workflows: cómo crear tu primer flujo
Guía: Primeros pasos con Okta Workflows
Página del producto: Okta Workflows
Thoughtworks es una consultora de tecnología global que integra estrategia, diseño e ingeniería para impulsar la innovación digital. Somos más de 10,500 Thoughtworkers en 47 oficinas en 19 países. Durante 30 años, hemos entregado un impacto extraordinario junto con nuestros clientes ayudándoles a resolver problemas empresariales complejos con la tecnología como diferenciador. Mira el video de Introducción aquí.
