En el panorama de TI actual, la automatización permite eficiencia, seguridad, escalabilidad y ahorro de costos. Sin embargo, para muchos profesionales de TI, demostrar el valor comercial tangible de la automatización puede ser un desafío.

Pablo Valarezo, director de TI en NFI, una empresa líder en logística y cadena de suministro, comprende esta lucha de primera mano. Gestionar las tareas de TI relacionadas con la identidad necesarias para una empresa de más de 18,000 empleados no es una tarea pequeña.

En su empresa anterior, Valarezo comenzó a automatizar las tareas de Identity en Okta mediante scripts de Python y la API de Okta. Cuando se enteró de que Okta había lanzado Okta Workflows, una solución de automatización de Identity sin código diseñada para orquestar procesos de Identity complejos, comenzó a experimentar con ella.

Cuando Valarezo se unió a NFI, también cliente de Okta y Okta Workflows, continuó estudiando Workflows. Atraído por su interfaz intuitiva, lógica de si-esto-entonces-aquello, y escalabilidad, encontró que su ahorro de tiempo sobre la automatización mediante scripts era especialmente convincente y rápidamente comenzó a construir flujos de trabajo para muchos de los mismos procesos que antes había programado.

Sin embargo, para demostrar el verdadero impacto de sus esfuerzos de automatización, Valarezo se dio cuenta de que necesitaba un enfoque diferente que resonara con el liderazgo. Sabía que destacar las fortalezas técnicas de Okta Workflows no resonaría con los ejecutivos que priorizan el valor empresarial.

Traduciendo la eficiencia técnica en impacto empresarial

El equipo de liderazgo de Valarezo quería comprender el valor de los procesos de TI que había estado automatizando y la justificación comercial para actualizar a una suscripción de nivel superior. 

Para proporcionar una respuesta convincente, calculó el ahorro de tiempo generado por Okta Workflows en múltiples procesos, desde tareas simples hasta automatizaciones más complejas. Sus hallazgos fueron asombrosos.

Casi dos años de tiempo de trabajo ahorrado: Una estimación conservadora

La automatización de los procesos tradicionalmente manuales le dio a Valarezo una métrica convincente y cuantificable para presentar a los líderes. Tomando una estimación conservadora durante un período de un año, calculó que Okta Workflows automatizó las tareas de IAM que de otro modo habrían requerido casi dos años-persona para completarse.

Por ejemplo, Valarezo y su equipo redujeron las tareas que antes tardaban 20 minutos a solo dos o tres minutos cada una. Muchos de estos procesos que consumían mucho tiempo implicaban proporcionar identidad y acceso a nuevos empleados y contratistas y procesar las ausencias laborales. 

Además, la asignación, el seguimiento y el procesamiento de si los empleados habían completado la capacitación en seguridad (tareas que involucran múltiples fases y miles de ejecuciones) se convirtieron en flujos de trabajo estructurados y repetibles que podían ejecutarse trimestralmente. 

Al automatizar muchas tareas repetitivas, los empleados de la mesa de servicio pudieron supervisarlas y gestionarlas de manera eficiente, liberando a los ingenieros sénior para que se concentraran en iniciativas más técnicas y estratégicas.

Principales beneficios de la automatización con Okta Workflows

Valarezo descubrió que sus esfuerzos de automatización con Okta Workflows servían bien a las siguientes prácticas.

• Aprovisionamiento impulsado por RR. HH. a escala: la automatización de la creación de nuevas cuentas, anteriormente un proceso manual de 20 minutos, ayudó a optimizar la incorporación de aproximadamente 300 empleados nuevos en 30 días. Sin Workflows y la capacidad de detectar y corregir conflictos durante la creación de Identity, como nombres de usuario o correos electrónicos duplicados, este proceso habría agotado significativamente el tiempo y los recursos de TI. 
• Estrategia de “desplazamiento a la izquierda” para las operaciones de TI: el equipo de Pablo transfirió estratégicamente las tareas a los empleados de la mesa de servicio sin comprometer la seguridad. Al bloquear la automatización y delegar acciones controladas a la mesa de servicio mientras se mantiene la supervisión, mejoraron la eficiencia al tiempo que protegían las operaciones críticas de TI.
• Beneficios de seguridad y cumplimiento: los flujos de trabajo ahorraron tiempo y garantizaron que los procesos de gestión de Identity siguieran procedimientos seguros, repetibles y auditables.

Consejos para nuevos usuarios: ¿por dónde empezar?

Para las organizaciones que son nuevas en Okta Workflows, Pablo sugiere lo siguiente:

• Diagrama de los procesos 
  • Antes de crear un Workflow, trace la lógica de los procesos que desea automatizar utilizando herramientas como Lucidchart. 
  • Al hacer diagramas, considera cómo deseas rastrear e informar sobre el rendimiento de la automatización. 
  • Como se muestra en la siguiente figura, un enfoque consiste en incorporar un componente de informes, como el Capture Workflow Event - Helper Flow (en azul). Este Helper flow se puede configurar para almacenar Workflow run data en una hoja de cálculo y se puede llamar para fines de informes. 
  • Los flujos de trabajo existentes o recién creados se pueden configurar para llamar al flujo de asistente de informes según sea necesario. 
• Comprenda la mecánica: aprenda cómo funcionan las tarjetas de flujo de trabajo [Workflow cards] e itere en tareas pequeñas antes de abordar automatizaciones complejas.
• Aprovecha la comunidad de Slack de Workflows – Con más de 2,100 miembros, la comunidad de Mac Admins Slack Workflows (canal #okta-workflows) es un recurso invaluable para el aprendizaje y la colaboración.
• Aproveche el foro de la comunidad de Workflows: haga preguntas y publique plantillas de flujo en el foro de la comunidad de Workflows. 
• Habla en términos de negocios: los profesionales de IT a menudo se enredan en los detalles técnicos. El liderazgo se preocupa por el ahorro de costos, las mejoras de seguridad y la eficiencia operativa. Traducir la automatización en tiempo y dinero ahorrado presenta un argumento más sólido.

La siguiente figura ilustra un ejemplo de mapeo de un Workflow, incluyendo la integración de un componente de informes para rastrear el rendimiento de la automatización. 

Midiendo y comunicando el valor

Valarezo está trabajando para lograr una forma más estructurada de informar sobre el retorno de la inversión obtenido a través de la automatización. Su equipo está creando un panel de Power BI que cuantificará el impacto de Workflows en términos comerciales, de modo que los equipos de TI puedan obtener la visibilidad que necesitan para ser reconocidos por el tiempo y el dinero que ahorran.

Antes de configurar el flujo del asistente, se debe crear una hoja de cálculo como la que se muestra a continuación para que las columnas estén definidas y disponibles para la tarjeta Crear fila. Una vez que se recopilan los datos, las fórmulas y las tablas dinámicas pueden analizar e informar el valor realizado. 

Este diseño fundamental se puede mejorar aún más para proporcionar información más profunda sobre el impacto de la automatización.
 

Nota: La siguiente hoja de cálculo es solo para fines ilustrativos y no refleja el trabajo real y el ahorro de costos logrado por NFI.

Consejos para otros líderes de TI

“Deja de lado tu sombrero de tecnología y habla en el idioma de tu jefe.”

Si sus esfuerzos de automatización ahorran horas de trabajo o reducen los riesgos de seguridad, vincule esos éxitos con resultados financieros. Así es como el departamento de TI consigue un lugar en la mesa de estrategia empresarial. Con reducciones de personal y una mayor presión para hacer más con menos, la automatización no es solo un elemento deseable, es esencial. Tener procesos seguros, construidos y repetibles que casi cualquiera pueda ejecutar es fundamental. El recorrido de Valarezo con Okta Workflows es un testimonio de cómo la automatización puede impulsar el éxito empresarial y de TI.

¿Quiere saber más de Pablo Valarezo?

Regístrese para la Reunión en línea Calcula el valor de la automatización de identidad de Okta Workflows el 20 de marzo de 2025 a las 9 a. m. PST, donde Pablo Valarezo analizará su experiencia con Max Katz de Okta y compartirá información sobre cómo maximizar el valor de Okta Workflows.

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