Centralisation des identités pour gérer 17 départements à un même emplacement
Avec un effectif de 8 200 personnes sur 17 départements différents, la ville de Memphis gère un personnel des plus diversifiés — des forces de l’ordre et pompiers jusqu’aux équipes IT techniques et d’administration financière. Pour respecter les normes réglementaires et de sécurité applicables à ces services, la ville devait simplifier les processus de gestion de toutes ces identités. Leurs systèmes des identités et des accès (IAM) existants, en plus d’être obsolètes et fragmentés, étaient dépourvus d’un processus de contrôle cohérent, ce qui entraînait des problèmes critiques en termes d’efficacité opérationnelle et de sécurité. « Il nous fallait une solution capable de contrôler la gestion des identités ou l’accès des collaborateurs aux solutions de notre environnement », explique Augustine Boateng, Deputy Chief Information Officer de la ville de Memphis. « Les mots de passe étaient notés sur papier, partagés et réutilisés dans de nombreux systèmes, entraînant des vulnérabilités de sécurité, notamment des compromissions multiples de l’e-mail. »
Ces problèmes étaient encore aggravés par l’absence de workflows centralisés pour l’onboarding et l’offboarding des collaborateurs qui, dans certains cas, continuaient d’avoir accès à des systèmes sensibles, comme les bases de données financières, même après leur départ. Toujours selon Augustine Boateng, « les RH me pressaient de reprendre le contrôle de ces processus ». De plus, d’importantes ressources IT étaient consacrées aux réinitialisations de mots de passe et la ville avait besoin d’une solution d’identité conçue pour les entreprises afin de répondre à ces défis croissants.
Priorité à la conformité et à la sécurité sans sacrifier l’expérience utilisateur
Lorsque la ville de Memphis s’est mise en quête d’une plateforme IAM, elle a cherché une solution capable de satisfaire, voire surpasser, les immenses besoins de la ville et d’accompagner la croissance de l’organisation. Avec un réseau complexe de systèmes hérités et plus de 100 applications déjà utilisées par le personnel de la ville, elle voulait se doter d’une solution qui puisse s’intégrer avec les technologies existantes et modernes. La facilité de l’intégration était donc un facteur décisif. « Lorsque nous avons commencé à définir nos exigences, la liste des solutions capables de les satisfaire a rétréci comme une peau de chagrin », déplore Augustine Boateng. « Il nous fallait une plateforme robuste et capable de s’adapter à notre environnement, offrant des outils tels que le MFA adaptatif et l’automatisation de l’onboarding et l’offboarding. Okta était au rendez-vous. »
Un autre facteur important était la simplicité du système pour les administrateurs et les utilisateurs finaux. Okta Workforce Identity sortait du lot grâce à ses outils d’administration intuitifs et son composant Adaptive MFA, qui limitaient les points de friction tout en satisfaisant les impératifs de conformité. « Du point de vue de la gestion, le choix d’Okta était une évidence », ajoute Mike Barlow, IT Security Manager. « La grande facilité d’administration de la solution nous a directement donné raison. » La ville recherchait par ailleurs un partenaire de confiance, capable d’offrir un support et une fiabilité cloud first. Les recommandations de Gartner et la validation des pairs ont confirmé la réputation d’Okta en tant que solution robuste et évolutive, dotée de la flexibilité nécessaire pour s’adapter aux besoins changeants de la ville.
Rationalisation de l’identité pour mieux protéger l’infrastructure urbaine
En intégrant plus de 100 applications, Okta a centralisé l’identité et rationalisé les processus pour les utilisateurs finaux et les administrateurs. Des outils tels que Single Sign-On (SSO) ont réduit les points de friction pour les collaborateurs gérant plusieurs applications, tandis que la solution Adaptive MFA préserve la conformité aux obligations réglementaires telles que le CJIS (Criminal Justice Information System), le standard PCI (Payment Card Industry et la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability).
Grâce à Okta Workflows, la ville a pu automatiser plus de processus d’onboarding et d’offboarding — y compris les changements intervenant au cours de la carrière des collaborateurs, comme un changement de nom ou une nouvelle fonction — afin que le provisioning des utilisateurs soit piloté directement à partir du système RH, ce qui a permis de réduire le délai nécessaire à l’onboarding. « Auparavant, il nous fallait des heures, voire des jours, pour provisionner les comptes des nouvelles recrues », fait remarquer Augustine Boateng. « Aujourd’hui, quelques minutes suffisent. » De plus, grâce à l’automatisation des workflows d’offboarding, l’accès aux comptes est rapidement révoqué au départ du fonctionnaire, ce qui réduit les risques associés aux comptes persistants.
Du point de vue administratif, l’expérience a été aussi grandement améliorée. En automatisant le provisioning des applications et en appliquant des contrôles d’accès plus stricts au moyen de politiques adaptatives et de géolocalisation, Memphis a constaté une réduction de 95 % des compromissions de comptes et des demandes d’assistance pour la réinitialisation des mots de passe. Grâce à ces améliorations, les équipes IT ont le temps de se concentrer sur les priorités stratégiques, notamment le renforcement de l’automatisation, la correction des vulnérabilités et l’organisation de formations dédiées à la sécurité pour les effectifs. « Okta a transformé notre approche de gestion des identités, déclare Augustine Boateng. « La solution a simplifié les processus, renforcé la sécurité et nous a permis de voir plus grand lorsque nous envisagions l'avenir de la ville. »
À propos de la ville de Memphis
Fondée en 1819, Memphis est la plus grande ville du Tennessee et une icône culturelle mondiale. Berceau du blues et du rock and roll, Memphis honore son riche passé tout en façonnant l’avenir – qu’il s’agisse de la perspective historique unique du National Civil Rights Museum ou de la recherche de pointe du centre médical St. Jude. Memphis vit selon son propre tempo : assuré, expressif et irrésistible.
