UBM : optimiser l'efficacité grâce à Okta

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2

mois de conception

2

mois de déploiement

Plus de 3 000

utilisateurs connectés aux applications essentielles, dont Office 365, Jive, Box et Salesforce

  • Évolution
  • UBM évolue
  • Faire le bon choix
  • Une meilleure gestion des identités
Évolution

Au cours du siècle dernier, UBM est passé du statut d'éditeur de presse à celui d'organisateur d'événements B2B de premier plan. Lors de cette transformation, l'entreprise a uniformisé ses différentes plateformes en privilégiant, dans la mesure du possible, le modèle SaaS (Software-as-a-Service).

UBM évolue

Avant de faire migrer ses applications de bureautique et de collaboration dans le cloud, UBM voulait mettre en place des solutions de sécurité et de gestion des identités. L'entreprise souhaitait notamment sécuriser son infrastructure avec l'authentification multifacteur et améliorer l'expérience utilisateur en intégrant des solutions d'authentification unique et de gestion des mots de passe.

Faire le bon choix

Après avoir évalué quelques solutions, UBM a choisi de faire appel à Okta, le leader incontesté de la gestion des identités. L'entreprise a décidé d'opter pour les solutions Okta Single Sign-On, Lifecycle Management, Adaptive Multi-Factor Authentication (MFA) et Universal Directory, et a déployé Okta Identity Cloud pour plus de 3 000 utilisateurs en l’espace de deux mois.

Une meilleure gestion des identités

Grâce aux solutions d'Okta, UBM a amélioré la productivité de ses collaborateurs, qui peuvent désormais se connecter plus facilement aux applications de l'entreprise, réinitialiser eux-mêmes leurs mots de passe et s'authentifier en un clic. Le prochain objectif d'UBM ? Déployer Okta à l'échelle internationale pour offrir à l'ensemble de ses collaborateurs une expérience d'accès fluide via Okta Identity Cloud.

Offrir des expériences plus sécurisées et plus fluides

Découvrez comment Okta a constitué la base du projet de normalisation d'UBM de toutes les infrastructures technologiques pour assurer la sécurité de toutes leurs plateformes, tout en les aidant à simplifier le processus d'authentification pour les utilisateurs internes afin qu'ils aient une expérience plus transparente.

Notre organisation reconnaît l'importance de la technologie. Récemment, nous avons d'ailleurs reçu le prix « Collaboration Technology of the Year UBM Award » pour notre plateforme e-mail, une récompense que nous devons en partie à Okta, qui a simplifié le processus d'authentification.

Loukas Vrettos, Head of Infrastructure de UBM

Une histoire de transformation

UBM est une grande entreprise qui organise plus de 300 événements B2B par an. Présent sur plus de 50 secteurs, dont la mode, la technologie et la productique, UBM entend fédérer physiquement les professionnels afin qu'ils puissent nouer de nouvelles relations, enrichir leurs connaissances et développer leurs activités.

UBM n'a pas toujours travaillé dans l'événementiel. Fondée en 1918 sous le nom de United Newspapers Limited, la société a procédé à une série de cessions, fusions et acquisitions au cours du siècle dernier, qui ont donné naissance à UBM.

En 2014, UBM a lancé sa stratégie « Events First » pour devenir le premier organisateur d'événements B2B au monde. Pour concrétiser cette ambition, l'entreprise s'est recentrée sur cinq priorités stratégiques : la croissance agile, l'innovation et la connaissance client, l'excellence opérationnelle, la culture de la performance, et l’uniformisation des technologies et des données. Cette dernière priorité constituait un défi pour l'IT, car l'équipe devait trouver un moyen de regrouper les divers composants de l'infrastructure technologique sur une même plateforme.

« UBM voulait que tout le monde utilise la même infrastructure technologique dans chaque région, explique Loukas Vrettos. Il fallait donc trouver une solution adaptée. Regrouper sept systèmes e-mail sur une même plateforme était l'une de nos missions. Il fallait un espace de stockage unique dans le cloud et des data centers normalisés dans chaque région. »

Mais avant de se lancer dans ce vaste projet, UBM avait deux problématiques à résoudre. « Premièrement, nous voulions intégrer l'authentification multifacteur à tous les systèmes que nous faisions migrer dans le cloud, indique Loukas Vrettos. Deuxièmement, comme nos utilisateurs jonglaient avec différents mots de passe pour accéder aux différents systèmes de l'entreprise, nous voulions implémenter l'authentification unique pour améliorer leur expérience. »

UBM s'est alors rendu compte qu'il fallait faire appel à un fournisseur d'identité. « Nous avons adopté le cloud, mais en y déployant l'espace de stockage, nous nous sommes dit que nous ne pouvions pas exposer nos utilisateurs à une authentification où le mot de passe serait le seul facteur. Il fallait donc trouver une solution à ce problème. Et en matière de gestion des identités, Okta est LA référence. »

Rassembler les composants

Pour relever les principaux défis IT, il a fallu adopter deux stratégies différentes. La première consistait à uniformiser l'infrastructure pour n'avoir qu'une seule plateforme e-mail, une seule plateforme d'authentification et une seule plateforme de stockage. Mais UBM voulait aussi unifier son CRM pour permettre à l'ensemble de ses collaborateurs d'avoir une vue globale de l'écosystème, y compris des clients et des finances.

« Dans les deux cas, Okta était le lien en matière d'authentification, déclare Loukas Vrettos. Nous avons choisi Okta pour ses intégrations avec différentes solutions, comme les plateformes e-mail, les CRM et les solutions d'accès à distance. »

Nous avons choisi Okta pour ses intégrations avec différentes solutions, comme les plateformes e-mail, les CRM et les solutions d'accès à distance.

UBM a décidé d'intégrer les solutions Okta Single Sign-On (SSO), Lifecycle Management (LM), Adaptive Multi-Factor Authentication (MFA) et Universal Directory à l'ensemble de ses services cloud. En un mot, l'entreprise a choisi d'utiliser exclusivement des services cloud compatibles avec Okta. « Nous avons d'abord déployé l'espace de stockage dans le cloud, puis l'authentification à distance, l'authentification e-mail, l'authentification CRM, et ainsi de suite, explique Loukas Vrettos. Nous avons veillé à intégrer Okta à toutes nos plateformes pour les sécuriser et simplifier le processus d'authentification de nos utilisateurs en interne. Ces derniers devaient auparavant gérer une pléthore de mots de passe. Grâce à l'authentification unique, ils n'en ont plus qu'un à retenir et peuvent se connecter sans le moindre problème. »

UBM a également configuré l'authentification multifacteur pour les utilisateurs nomades afin de préserver leur sécurité et leur offrir une expérience fluide.

Poser les bases

Pour le déploiement initial d'Okta, UBM a joué la carte de la simplicité en s'occupant d'abord des divisions UBM EMEA et UBM Americas qui, à elles deux, comptent 2 600 employés. UBM a ainsi déployé la première application pour environ 600 d’entre eux.

En commençant petit, l'entreprise a finalisé le déploiement en l'espace de deux mois. « La tâche était relativement simple, mais il s'agit pour nous d'un processus continu, indique Loukas Vrettos. Nous nous chargeons maintenant de rendre la plateforme accessible à nos collaborateurs en Asie, ce qui modifie la conception et l'architecture. Mais les bases étant posées, nous procédons simplement à des adaptations pour incorporer davantage de sites et d'applications. »

Loukas Vrettos explique combien il a été utile d'être accompagné par « une équipe très talentueuse » de spécialistes en implémentation technologique, ajoutant que l'accès à la documentation et à Okta Professional Services a également favorisé le bon déroulement du processus. « Nous avons eu ponctuellement besoin de l'aide de l'équipe Okta Professional Services, mais le produit en lui-même nous a vraiment permis d'avancer sans trop solliciter les techniciens d'Okta, ce qui, à mon sens, est une bonne chose, car nous avons gagné en agilité. »

Perspectives d'avenir

Pour UBM, le déploiement d'Okta s'est traduit par des gains de productivité. En implémentant Okta Lifecycle Management, Adaptive MFA et Universal Directory, l'équipe IT a permis aux utilisateurs d'interagir plus facilement avec les technologies d'UBM et de redoubler ainsi d'efficacité. « La possibilité de réinitialiser les mots de passe sans passer par le département IT est un véritable atout », souligne Loukas Vrettos. Et l'automatisation du provisioning des applications SaaS d'UBM est une bouffée d'oxygène pour l’équipe IT.

UBM a déployé Okta Verify avec notifications push comme facteur MFA principal, ce qui garantit une expérience d'authentification simple et sécurisée à ses collaborateurs mobiles. « J'adhère aussi totalement au système d'acceptation/refus d'authentification. Au lieu de saisir des chiffres, vous cliquez sur un bouton, et le tour est joué », ajoute Loukas Vrettos.

Loukas Vrettos apprécie également la simplicité du processus d'intégration et la clarté des indications fournies pour garantir le bon déroulement des déploiements. C'est très important dans une entreprise qui est tellement déterminée à utiliser la technologie pour connecter les individus qu’elle décerne un prix « Collaboration Technology of the Year ». En 2017, l'équipe IT d'UBM a reçu cette récompense pour sa plateforme e-mail, qui repose sur les produits MFA et SSO d'Okta.

« Les utilisateurs veulent simplement que tout fonctionne, explique Loukas Vrettos. Et notre mission est précisément de nous en assurer. Nous nous efforçons de leur simplifier la tâche, et j'ai le sentiment qu'ils nous en sont reconnaissants. Les retours sont globalement très positifs, ce qui confirme que nos initiatives en valaient la peine. »

Enfin, UBM prévoit d'utiliser Okta comme service de gestion des identités à l'échelle internationale, pour faciliter la connexion continue de ses collaborateurs et les aider à mieux servir les clients au quotidien.

À propos d'UBM

UBM est l'un des principaux organisateurs d'événements B2B au monde. Son objectif est de favoriser la réussite de ses clients par le biais de salons professionnels et d'interactions à échelle humaine qui favorisent le commerce international, le partage de connaissances et le relationnel.