Vinted: nieuwe werknemers snel productief maken met een Okta-infrastructuur

De meesten van ons hebben wel een paar outfits in de kast hangen die we nooit meer aantrekken, maar die iemand anders misschien wel wil dragen. "Draag je 't niet? Verkoop 't dan!" is het motto van Vinted, Europa's grootste online C2C-platform voor tweedehands mode.

De organisatie is in 2008 opgericht in Vilnius, Litouwen, als het geesteskind van twee personen, Milda en Justas. Milda was aan het verhuizen maar kon al haar kleren niet meenemen. Justas bouwde een website om haar te helpen haar kleren weg te geven aan vrienden. Die website was het begin van Vinted, een organisatie die vandaag actief is op 15 markten in Europa en Noord-Amerika en een community van meer dan 45 miljoen leden heeft.

Een marktplaats die net even anders is

Het aanhoudende succes van Vinted kan worden is gebaseerd op twee factoren, volgens Aidas Staškevičius, IT Area Lead bij Vinted: "Ten eerste willen we wereldwijd van tweedehands mode de eerste keus maken. Ten tweede willen we de juiste medewerkers aantrekken. We zoeken mensen die onze waarden delen, met name op het gebied van duurzaamheid en zelfontwikkeling."

Maar Vinted is meer dan alleen een retailer of marktplaats. Het is in de eerste plaats een tech-organisatie. Dit heeft niet alleen invloed op hoe de organisatie werkt (de engineering-afdeling is de grootste interne afdeling), maar ook op de bedrijfscultuur van Vinted. Aidas: "We zijn niet bang voor verandering. We voeren voortdurend aanpassingen uit en zijn altijd op zoek naar manieren om dingen beter te maken."

Aidas ging in 2016 bij Vinted aan de slag als eerste IT-manager van de organisatie. "Er werkten heel veel engineers in de productie, maar ik werd ingehuurd om alles op rolletjes te laten lopen", zegt hij. "Sterker nog, ik bemande in mijn eentje de hele servicedesk!” Een belangrijk onderdeel van het werk van Aidas is het beheren van identity en het verlenen van toegang tot de applicaties van de organisatie. Als tech-georiënteerde start-up streeft Vinted ernaar om flexibele, op de cloud gebaseerde methodologieën te gebruiken. Jammer genoeg was er geen directory voor user identities die geschikt was voor alle applicaties die door de werknemers werden gebruikt. In die tijd was de organisatie nog klein genoeg om alles handmatig te doen.

Het inflectiepunt in de groei

Maar naarmate Vinted groter werd, groeide ook de werklast van Aidas. In 2018 had Vinted 200 werknemers in dienst en kon Aidas de beheertaken niet meer handmatig uitvoeren. Vooral vanuit het oogpunt van security waren er gewoon te veel applicaties om bij te houden. En werknemers moesten steeds meer gebruikersnamen en wachtwoorden onthouden voor de nieuwe applicaties die werden toegevoegd. Het was tijd om op zoek te gaan naar een allesomvattende identity en access management-oplossing.

Als Vinted wou blijven groeien, had de organisatie een platform nodig dat niet alleen taken kon automatiseren die tot nu toe handmatig werden gedaan, maar ook de security kon verbeteren zonder frictie voor de gebruikers toe te voegen. Aidas had al enige ervaring met Okta en wist wat de mogelijkheden waren. Maar hij wilde ook andere oplossingen uitproberen om te zien of die misschien beter bij Vinted pasten. Uiteindelijk kwam Okta toch als beste uit de bus, met name vanwege de zeer uitgebreide service die de organisatie bood.

Aidas: "Onze twee belangrijkste prioriteiten waren gebruiksgemak en security. Okta was het enige platform dat ons alles kon bieden in één pakket. Het voelde bijna als magie."

Integratie zonder onderbrekingen

Toen de keuze eenmaal op Okta was gevallen, kwam Aidas erachter dat Okta kant-en-klare SSO-integraties had voor maar liefst 95% van de 394 apps van Vinted. Zonder de native integraties van Okta zou een werknemer hier een heel jaar lang fulltime mee bezig zijn geweest. Het gemak van de integratie met Okta bracht ook nog iets anders aan het licht: Vinted bleek een grote hoeveelheid shadow-IT te hebben, zoals dubbele abonnementen en services, en er waren drie of vier apps die in wezen precies hetzelfde deden. Vinted besloot mede daarom een eigen directory met gebruikers en applicaties te maken met behulp van Okta’s Universal Directory. Voor het eerst beschikte de organisatie daarmee over een gecentraliseerde, allesomvattende lijst waarop exact te zien is wie wat gebruikt en hoe het wordt gebruikt.

Voordat Okta werd ingeschakeld, was de on- en offboarding van werknemers een van de grootste uitdagingen voor Aidas. Maar dankzij Lifecycle Management is dat proces nu volledig geautomatiseerd, evenals de provisioning voor 14 van de meest intensief gebruikte applicaties, zoals Google Workspace, Microsoft 365, Slack en Zoom. En de engineers van Vinted kunnen de API's van de organisatie vanaf één punt beheren met API Access Management, waardoor de frictie en het risico nog verder worden verminderd.

Vóór Okta nam de handmatige provisioning van een app 30 minuten per gebruiker in beslag. Vinted zou als gevolg van de snelle groei nieuw personeel moeten inhuren om alle gebruikers handmatig te provisioneren voor de belangrijkste apps. Maar dankzij Okta hoefde Vinted geen 37 nieuwe werknemers aan te trekken voor het uitvoeren van eenvoudige IT-beheertaken, zoals de handmatige provisioning.

Okta bracht ook nog andere belangrijke voordelen met zich mee. Voorheen moesten nieuwe werknemers een volle werkdag wachten om toegang tot hun apps te krijgen. Dat was eigenlijk al snel vergeleken met veel andere organisaties, maar toen Vinted in rap tempo begon te groeien was zelfs die ene dag niet meer haalbaar. De app-provisioning op de eerste werkdag is nu volledig geautomatiseerd waardoor Vinted maar liefst 63.000 uur kon besparen; de tijd die nieuwe werknemers anders op hun apps hadden moeten wachten.

"Zonder Okta zou het automatiseren van belangrijke lifecycle management-apps heel veel tijd in beslag hebben genomen. Naast het bouwen van een automatiseringsengine (dat als een groot project wordt beschouwd), zouden we één tot twee maanden per app nodig hebben om de benodigde connectors te bouwen. Maar met Okta kunnen we maatapps voor lifecycle management in een halve dag integreren", aldus Aidas.

Security en gebruiksgemak

Okta bood Vinted de mogelijkheid om een Zero Trust-securitymodel te adopteren, waardoor het leven van hun gebruikers weer een stukje gemakkelijker werd gemaakt. Zo heeft de organisatie bijna 400 applicaties geïntegreerd met Single Sign-On, waardoor gebruikers niet meer allerlei verschillende wachtwoorden en gebruikersnamen hoeven te onthouden. Daarnaast kon het VPN-gebruik worden teruggeschroefd, inclusief de bijbehorende kosten. Tot slot hoeven gebruikers zich niet meer voortdurend aan te melden en op meldingen te wachten, dankzij de adaptieve multi-factor authenticatie, waarbij wordt gelet op devicecertificaten van accounts, IP-adressen en andere risicofactoren. En dat allemaal zonder concessies aan de security te doen.

Aidas: "Voorheen maakten we gebruik van multi-factor authenticatie (MFA) met eenmalige wachtwoorden. Maar het kwam vaak voor dat het sms-bericht bij de eerste poging niet werd ontvangen waardoor het verzoek twee keer moest worden verstuurd. Dat zorgde uiteraard voor een slechte user experience en leverde extra frictie op. Ga maar na: als er twee keer per dag twee sms-factoren worden verstuurd, betekent dit dat er jaarlijks 19.000 uur aan het reageren op MFA-prompts wordt besteed".

Met Okta kon dit worden teruggebracht naar 375 uur, dankzij de snellere op push gebaseerde factoren en de adaptieve intelligentie achter de MFA-prompts. "Single sign-on en adaptieve MFA hebben ons geholpen de juiste balans te vinden tussen security en user experience”, aldus Aidas.

Een uitvalsbasis voor groei

Op het moment dat Vinted overstapte op Okta zat de organisatie midden in een groeispurt die nog drie jaar zou aanhouden en waarbij het aantal werknemers groeide van 200 naar meer dan 800. Voorheen kon het op gang helpen van een nieuwe werknemer zomaar een hele dag in beslag nemen; er moesten e-mails heen en weer worden gestuurd tussen de HR-afdeling en de IT-desk en de provisioning van applicaties moest handmatig worden uitgevoerd. Met Okta kan de app-provisioning op de eerste werkdag nu volledig geautomatiseerd worden uitgevoerd.

"Ik wist dat we snel zouden groeien, maar dat het zo snel zou gaan had ik niet verwacht. Zonder Okta was dat niet mogelijk geweest. Okta heeft ons geholpen onze security te verbeteren en de beheertaken sneller uit te voeren", aldus Aidas.

Okta heeft het leven van Aidas en het IT-team niet alleen enorm verbeterd, maar ook het werken bij Vinted een stuk eenvoudiger gemaakt. De organisatie heeft 394 applicaties geïntegreerd met single sign-on, zodat gebruikers zonder frictie toegang kunnen krijgen tot de tools die ze nodig hebben. Aidas: "Ik zeg altijd tegen iedereen dat Okta er voor hen is en niet voor mij. Het gaat om het gebruiksgemak van de werknemers. Ik had ze beloofd dat ze met slechts één gebruikersnaam en wachtwoord toegang konden krijgen tot alles wat ze nodig hadden. En die belofte heeft Okta waargemaakt."

De fulltime werknemers van Vinted kunnen zich dankzij de gestroomlijnde workflow veel beter op de belangrijkste doelstellingen richten, zoals de groei van de organisatie en de optimalisatie van de customer experience. Ook kan de organisatie nu snel meer externen inhuren om de community van 37 miljoen Vinted-leden het juiste supportniveau te bieden.

Aidas vertelt verder: "In de afgelopen drie jaar hebben we onze klanten snellere en betere support kunnen bieden, voornamelijk omdat we in zo'n snel tempo zo veel supportmedewerkers hebben kunnen onboarden. En dat is een direct resultaat van onze samenwerking met Okta."

Maar het traject dat Vinted samen met Okta heeft afgelegd is nog lang niet ten einde, omdat Vinted blijft zoeken naar manieren om zich verder te verbeteren. Zo is de organisatie momenteel bezig om Workday, het platform voor personeelsmanagement, als één source of truth voor de HR-afdeling en de salarisadministratie te implementeren. De integratie van Workday met Okta zorgt voor een nog betere stroomlijning van de activiteiten en levert nog meer efficiëntieverbeteringen op. En die zullen ze zeker nodig hebben. Na de overname van de Nederlandse start-up United Wardrobe en de lancering in Italië eind 2020 ligt de nadruk nu vooral op uitbreiding.

"Met Okta hebben we het fundament voor onze toekomstige groei gelegd", zegt Aidas. "We weten waar we naartoe willen en hoe we er moeten komen."