Tutorial do Okta Workflows: notifique quando um usuário for suspenso

Okta Workflows é uma plataforma no-code para automatizar processos de identidade. 

Este tutorial passo a passo mostrará como criar um fluxo de trabalho sem código que envia uma notificação quando um usuário é suspenso no Okta.

Você aprenderá:

• Como criar seu primeiro fluxo
• Como acionar um fluxo quando um usuário estiver suspenso
• Como enviar um e-mail quando um usuário é suspenso
• Como testar cartões individuais e o fluxo

O fluxo que você criará será semelhante a este:

O que é o Okta Workflows?

O Okta Workflows é uma plataforma no-code que permite criar automações para auxiliar nos processos de identidade. Por exemplo, o senhor(a) pode criar os seguintes fluxos de trabalho sem pedir ajuda à TI ou aos desenvolvedores:

• As sessões dos usuários finais devem ser encerradas quando for detectada atividade suspeita.
• Conceda ou revogue o acesso do usuário a aplicativos.
• Envie notificações (Slack, e-mail) quando eventos ocorrerem em sua organização Okta.
  • Neste tutorial, será executado um evento de suspensão de usuário.
• Criar relatórios básicos.

Esta é uma breve lista do que é possível.

Obtendo acesso ao Okta Workflows

Para concluir este tutorial, é necessário ter acesso ao Workflows.

Existem duas maneiras de acessar os Workflows:

1. O senhor(a) pode ter direito ao Workflows se já utiliza algum produto da Okta.
2. Acesso ao Workflows como parte da avaliação do WIC (Workforce Identity Cloud).

Workflows ao usar outros produtos Okta

Se o senhor utiliza o Okta SSO (login único) ou o Okta UD (Universal Directory), o senhor pode ter direito a Workflows. Verifique se o senhor consegue acessar os Workflows acessando a organização Okta > Administrador > Workflows > console de Workflows.

Caso utilize esses produtos, mas não tenha acesso ao Workflows, por gentileza, entre em contato com seu Account Manager. Ou, entre em contato comigo, e tentarei ajudá-lo(a).

Okta Workflows como parte da avaliação do WIC (Workforce Identity Cloud)

Para se inscrever em uma avaliação da Workforce Identity Cloud:

1. Acesse a página de teste do Okta Workforce.
2. Cadastre-se para um período de teste do WIC para acessar os workflows.

Abrindo o console do Okta Workflows

Para acessar os Workflows:

1. Efetue o login na sua organização Okta.
   • Se estiver utilizando um teste, o URL da sua Organização pode ser encontrado em um e-mail com o assunto "Ative sua conta Okta".
   • Tem o seguinte formato: https://trial-<ID>.okta.com. Por exemplo, https://trial-6093533.okta.com.
2. Clique em Admin (canto superior direito) para acessar o console de administração.
3. Clique em Workflows > Workflows console para abrir o Workflows no menu lateral direito.

Você verá a página inicial de Workflows:

Construindo o fluxo

A construção do fluxo envolve as seguintes etapas:

1. Criando um novo fluxo
2. Configurar um evento para executar o fluxo

Criando um novo fluxo

1. No console de Workflows, clique em Fluxos.
2. Clique em + Novo Fluxo na Pasta Padrão para criar um novo fluxo.
3. Clique em Sem nome (canto superior esquerdo)
4. No campo Nome, insira Notificação de Suspensão do Usuário
5. Para obter uma descrição, insira: este fluxo envia uma notificação quando um usuário é suspenso.
6. Além disso, verifique a Salvar todos os dados que passam pelo fluxo? caixa de seleção. Você usará essa funcionalidade ao final deste tutorial.
   

• Clique em Salvar para salvar o nome e a descrição do fluxo.

O senhor criou seu primeiro fluxo!

A seção a seguir ensinará como invocar um fluxo quando um usuário for suspenso.

Configurar um evento para executar o fluxo

O senhor deseja executar o fluxo quando um usuário for suspenso.

Para adicionar um evento para executar o fluxo:

1. Na caixa onde está escrito Quando isso acontecer, clique em Adicionar evento.
2. Selecione Okta na lista de apps.
3. No menu de eventos do Okta, procure e selecione o evento Usuário Suspenso (pode-se pesquisar pelo evento).

Se este for seu primeiro fluxo ou se o senhor(a) não tiver uma conexão com o Okta, verá o seguinte e precisará criar uma conexão com o Okta.

Se já houver uma conexão com o Okta, recomenda-se utilizá-la e, por gentileza, seguir para a próxima seção.

Configurando uma conexão com o Okta

1. Clique em +Nova Conexão.
2. No campo apelido da conexão, por favor, insira Okta Connection.
3. No campo Domínio, insira o nome do seu domínio sem o http://
   • Por exemplo, trial-6093533.okta.com.
4. Abra o Console de Administração do Okta em uma nova aba do navegador e acesse Aplicativos > Aplicativos.
5. Clique em Okta Workflows OAuth.
6. Clique na aba Entrar.
7. Copie o ID do cliente.
8. Volte para Workflows e cole-o no campo ID do Cliente.
9. Copie o segredo do cliente.
10. Retorne ao fluxo de trabalho e cole o código no campo segredo do cliente.
11. Clique em Criar para estabelecer a conexão com o Okta.

O fluxo com o evento de usuário suspenso

Seu fluxo agora está assim:

Workflows monitorarão esse evento (usuário suspenso) e, quando um usuário for suspenso em uma organização, esse fluxo será acionado.

Os campos de saída que se veem no cartão Usuário Suspenso são as informações que o cartão disponibiliza (quando o evento é acionado). Pode-se usar qualquer um dos campos em outras etapas do fluxo.

Na próxima seção, o senhor(a) criará uma mensagem para ser compartilhada por e-mail.

Criando a mensagem para o e-mail

Para criar uma mensagem, utilize o cartão Escrever.

Na seção anterior, aprendeu-se como um evento invoca um fluxo. Outros componentes do fluxo são as ações e funções do app.

• Ação do app – uma etapa que controla serviços como Gmail, Slack e outros.
• Função – uma etapa para interagir com os dados, alterá-los ou controlá-los em um fluxo.

Para adicionar o cartão Compose:

1. Clique em Adicionar função.
2. Selecione a categoria Texto e, em seguida, escolha a função Compor.
3. No cartão Compor, digite o seguinte:
   Hello,

   Usuário com o nome de usuário a seguir foi suspenso:

4. No cartão de usuário suspenso, encontre usuário Okta > ID alternativo.
5. Arraste e conecte o campo ID Alternativo do cartão Usuário Suspenso e coloque-o após a palavra suspenso: no cartão compor.
6. Clique em Salvar para salvar o fluxo.

Seu fluxo de trabalho será assim:

Testando o cartão Compose

Um recurso interessante dos Workflows é a capacidade de testar um cartão individualmente.

Usando o cartão Compor, clique no botão Reproduzir ▶️ na parte inferior do cartão. Será necessário inserir dados de exemplo no segundo campo e, em seguida, clicar em Testar para ver o resultado no cartão.

Testar cada cartão individualmente à medida que se constrói um fluxo é uma boa prática.

Na próxima seção, o senhor(a) adicionará um cartão para enviar notificações por e-mail.

Enviando notificação por e-mail

Nesta etapa, o senhor(a) adicionará o cartão Gmail para enviar um e-mail.

Enviar e-mail com o cartão do Gmail

Passos para adicionar o cartão Gmail – Enviar e-mail :

1. Clique em Add app action.
2. Encontre o app Gmail.
3. Localize e clique na ação Enviar e-mail.
4. Se esta for a primeira vez que usar o cartão Gmail, clique em + Nova Conexão e siga as etapas para autenticar sua conta do Gmail.
   • Você precisa ter acesso a uma conta do Google Workspace para usar este cartão (não uma conta pessoal do Gmail).

O cartão Enviar e-mail tem a seguinte aparência:

Em seguida, é necessário configurar os campos no cartão Enviar e-mail.

1. No campo E-mail, insira seu endereço de e-mail (ou qualquer outro endereço de e-mail que você possa consultar).
2. No campo Assunto, digite Usuário suspenso.
3. Para o campo Corpo, arraste e conecte o campo De Saída do cartão Compor ao campo Corpo no cartão Enviar e-mail.
4. Todos os outros campos são opcionais.
   • Se preferir ocultá-los, clique em ⚙️ > Escolher campos no cartão do Gmail.
5. Clique em Salvar para salvar o fluxo.

O fluxo agora se parece com isto:

Testando o cartão "Enviar e-mail" do Gmail

Para testar o cartão Enviar e-mail:

1. Clique no botão de reprodução ▶️.
2. Os campos Para e Corpo serão preenchidos automaticamente com os dados do cartão. Insira o texto de exemplo no campo Corpo e clique em Teste.
3. Verifique o endereço de e-mail que inseriu no campo Para.

Pode-se usar outro provedor de e-mail caso não haja acesso ao Google Workspace.

Envio de e-mails com o cartão de e-mail do Office 365

Esta seção é opcional.

Caso não tenha acesso ao Gmail do Google Workspace, poderá usar o cartão Office 365 Mail.

1. Clique em Add app action.
2. Localize e clique no aplicativo Office 365 Mail.
3. Localize e clique na ação Enviar e-mail.
4. Se esta for a primeira vez que usa o cartão Office 365 , clique em + Nova conexão e siga os passos para autenticar sua conta do Office 365.
5. Preencha os campos do cartão conforme mostrado na captura de tela abaixo.

A seção a seguir ensinará como testar todo o fluxo.

Testando o fluxo

Está pronto para testar o fluxo.

Ativando o fluxo

1. Clique em Salvar para salvar as alterações.
2. O fluxo precisa estar ativado para funcionar. Abra o menu do botão Fluxo desligado e deslize a chave de alternância para ativar o fluxo.

Para visualizar a execução de um fluxo, acesse a aba Histórico de Execução. Está vazio agora, mas é aqui que se verá o fluxo em execução assim que um usuário for suspenso:

Se você vir a mensagem"O histórico de execução não está ativado para este fluxo" na aba Histórico de execução, ative a opção Salvar todos os dados que passam pelo fluxo:

Suspensão de um usuário

Para testar o fluxo, é necessário que haja um usuário em sua organização que possa ser suspenso.

1. Em outra aba do navegador, acesse Organizações Okta > Administrador > Diretório > Pessoas
2. Clique em Adicionar pessoa para adicionar uma nova pessoa. Também é possível utilizar uma pessoa já cadastrada. Preencha os campos obrigatórios e clique em Salvar.

Esta é a página pessoas:

Para suspender um usuário:

1. Clique em um usuário.
2. Selecione Mais ações > Suspender para suspender o usuário.

Verificando o histórico de execução do fluxo

Acesse a aba do navegador "Workflows" e abra a aba "Histórico de Execução" . Você verá a execução do fluxo suspensa peter@atko.email usuário:

Caso selecione outro usuário para suspender, outra execução de fluxo será adicionada. Nesta execução do fluxo, o usuário maya@atko.email está suspenso:

Ao analisar mais detalhadamente a aba Histórico de Execução, o senhor poderá ver como os dados são transferidos de um cartão para outro. Ao criar fluxos mais complexos, utilize a aba Histórico de Execução para monitorar a execução e verificar quais dados são transmitidos entre os cartões.

É assim que o e-mail aparece:

Fluxograma

Para visualizar o fluxo em alto nível, acesse a aba Fluxograma:

O que você aprendeu

Neste tutorial, foi criado um fluxo de trabalho sem código que é acionado quando um usuário é suspenso e envia um e-mail. O senhor(a) aprendeu: 

• Como construir seu fluxo
• Como acionar um fluxo com base em um evento (usuário suspenso)
• Como enviar um e-mail quando um usuário é suspenso
• Como testar um cartão individual e o fluxo

Mais recursos para ajudar o senhor a aprender

• Obtenha ajuda de especialistas em Workflows durante o horário de atendimento semanal da Comunidade.
• Aprenda com os vídeos do Workflows.
• Obtenha ajuda do suporte: discuta um tópico sobre Workflows ou faça uma pergunta.
• Obtenha ajuda da comunidade: participe do canal #okta-workflows no Slack do MacAdmins.