Okta: Maximale Effizienz bei UBM

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Monate bis zur Einrichtung

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Monate bis zum Einsatz

>3.000

Benutzer sind mit wichtigen Anwendungen wie Office 365, Jive, Box und Salesforce verbunden

  • Wachstum
  • UBM macht es besser
  • Start der Zusammenarbeit
  • Identität, besser als je zuvor
Wachstum

Im Lauf des letzten Jahrhunderts hat sich UBM von einem Zeitungsunternehmen zu einem führenden B2B-Veranstaltungsunternehmen entwickelt. Diese Entwicklung beinhaltete die Standardisierung verschiedener UBM-Plattformen auf einzelne Systeme – unter Verwendung von Software as a Service (SaaS), wo möglich.

UBM macht es besser

Bevor UBM seine Büro- und Kollaborationsanwendungen in die Cloud verlegte, wollte das Unternehmen Sicherheits- und Identitätslösungen implementieren. Insbesondere wollte UBM seine Infrastruktur mit einer Multi-Faktor-Authentifizierung sichern und die Benutzerfreundlichkeit durch das Hinzufügen von Single Sign-on und Passwortverwaltungslösungen verbessern.

Start der Zusammenarbeit

Nach der Prüfung mehrerer Optionen erkannte UBM, dass Okta eindeutiger Spitzenreiter im Bereich Identitätsmanagement ist. Man entschied sich für die Anschaffung von Single Sign-on, Lifecycle Management, Multi-Factor Authentication und Universal Directory und führte die Okta Identity Cloud in etwa zwei Monaten für mehr als 3.000 Benutzer ein.

Identität, besser als je zuvor

Die Okta-Lösungen von UBM haben die Produktivität gesteigert, da sie es den Anwendern leichter machen, sich bei allen UBM-Anwendung anzumelden, Passwörter selbst zurückzusetzen und sich mit einem Klick zu authentifizieren. Das nächste Ziel von UBM? Okta weltweit einzuführen, damit alle Kollegen über die Okta Identity Cloud nahtlos Zugang haben.

Sicherere und nahtlosere Erlebnisse

Erfahren Sie, wie Okta die Grundlage für das Standardisierungsprojekt aller Technologieinfrastrukturen von UBM bildete, um die Sicherheit aller Plattformen zu gewährleisten und gleichzeitig den Authentifizierungsprozess für interne Benutzer zu vereinfachen, damit diese nahtloser arbeiten können.

Unser Unternehmen ist sich der Bedeutung der Technologie bewusst. Unsere Gruppe wurde kürzlich mit dem Collaboration Technology of the Year UBM Award für unsere E-Mail-Zustellungsplattform ausgezeichnet. Okta hat dabei eine Rolle gespielt, weil es die Authentifizierung von Personen wesentlich erleichtert hat.

Loukas Vrettos, Head of Infrastructure bei UBM

Eine Geschichte voller Transformationen

UBM ist ein führender B2B-Veranstaltungsmanager, der jedes Jahr über 300 Veranstaltungen organisiert. Das Unternehmen, das mit mehr als 50 verschiedenen Branchen arbeitet, darunter Mode, Technologie und fortschrittliche Fertigung, konzentriert sich darauf, Geschäftsleute persönlich zusammenzubringen, damit sie neue Verbindungen knüpfen, lernen und ihr Geschäft ausbauen können.

Die lange Geschichte von UBM beinhaltete nicht immer auch das Veranstaltungsmanagement. Das Unternehmen wurde ursprünglich 1918 als United Newspapers Limited gegründet. Eine Reihe von Verkäufen, Fusionen und Übernahmen im Laufe des vergangenen Jahrhunderts haben UBM zu dem gemacht, was es heute ist.

Im Jahr 2014 lancierte UBM die Events-First-Strategie mit dem Ziel, weltweit führender B2B-Veranstalter zu werden. Um dieses Ziel zu erreichen, konzentriert sich das Unternehmen auf fünf strategische Schlüsselprioritäten: agiles Wachstum, Kundenkenntnis und Innovation, operative Exzellenz, Hochleistungskultur sowie standardisierte Technologie und Daten. Letztgenannte Priorität stellte eine Herausforderung für die IT dar, denn das Team musste einen Weg finden, mehrere getrennte Teile der Technologieinfrastruktur auf einer Plattform zusammenzuführen.

“UBM wollte, dass jeder Mitarbeiter in allen Regionen mit der gleichen technologischen Infrastruktur arbeitet“, so Vrettos. „Und wir mussten dies möglich machen. Die Zusammenlegung von etwa sieben E-Mail-Plattformen zu einer einzigen Plattform war eine der Maßnahmen, die wir ergreifen mussten. Wir brauchten einen einzigen Cloud-Storage und standardisierte Rechenzentren in jeder Region.“

Doch bevor UBM dies tun konnte, musste sich das Unternehmen mit zwei unterschiedlichen Anliegen befassen. „Erstens wollten wir eine Multi-Faktor-Authentifizierung für alle Systeme, die wir in die Cloud stellen“, sagt Vrettos. „Zweitens mussten unsere Benutzer ständig unterschiedliche Passwörter für verschiedene Systeme verwenden. Wir wollten ein Single Sign-on, um die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern.“

Da wurde UBM klar, dass ein Identitätsanbieter erforderlich war. „Wir haben uns für die Cloud entschieden, aber sobald wir Cloud-Storage eingesetzt hatten, wurde uns klar, dass wir unsere Benutzer nicht durch einen Ein-Faktor-Passwort-Zugriff einem Risiko aussetzen konnten. Wir mussten eine Lösung dafür finden. Und Okta ist der führende Anbieter, wenn es um Identitätsdienste geht.“

Das Puzzle zusammensetzen

Die Bewältigung der wichtigsten IT-Herausforderungen erforderte zwei verschiedene Strategien. Eine davon war die Schaffung einer standardisierten Infrastruktur mit einer einzigen E-Mail-, Authentifizierungs- und Speicherplattform. Aber UBM wollte auch die Sichtbarkeit durch die Vereinheitlichung seines CRM erhöhen. Alle Regionen sollten damit eine globale Sicht auf das gesamte Ökosystem erhalten, einschließlich Kunden und Finanzen.

„In beiden Fällen war Okta das Bindeglied in Bezug auf die Authentifizierung“, berichtet Vrettos. „Wir haben Okta wegen seiner Integration mit verschiedenen anderen Lösungen wie E-Mail-Plattformen, CRM und Fernzugriffslösungen gewählt.“

Wir haben uns für Okta aufgrund der Integration mit verschiedenen anderen Lösungen wie E-Mail-Plattformen, CRM und Fernzugriffslösungen entschieden.

UBM entschied sich für die Integration von Okta Single Sign-on (SSO), Lifecycle Management (LM), Multi-Factor Authentication (MFA) und Universal Directory (UD) mit allen seinen Cloud-Diensten. Darüber hinaus legte man fest, dass man nur Cloud-Dienste verwenden würde, die mit Okta kompatibel sind. „Wir haben mit Cloud-Storage begonnen, dann sind wir zu unserer Fernauthentifizierung, unserer E-Mail-Authentifizierung, unserer CRM-Authentifizierung übergegangen, und so weiter“, sagt Vrettos. „Wir stellen sicher, dass wir Okta auf allen unseren Plattformen einrichten, weil es die Sicherheit der Plattformen gewährleistet und es uns auch ermöglicht, den Authentifizierungsprozess für unsere internen Benutzer zu vereinfachen. Früher mussten Passwörter für alle möglichen Anwendungen her. Jetzt gibt es nur noch eins, Single Sign-on funktioniert, und es gibt keine Probleme mehr.“

UBM hat die Multi-Faktor-Authentifizierung auch für mobile Benutzer eingerichtet, um die Sicherheit zu gewährleisten und den Benutzern eine nahtlose Erfahrung zu bieten.

Das Fundament legen

UBM verfolgte bei seinem ersten Okta-Einsatz einen einfachen Ansatz. Man begann mit UBM EMEA und UBM Americas, die zusammen 2.600 Mitarbeiter beschäftigen. UBM rollte die erste App zunächst für rund 600 Mitarbeiter aus.

Da UBM klein anfing, war die Implementierung in zwei Monaten abgeschlossen. „Es war ziemlich einfach“, sagt Vrettos, „aber es ist ein fortlaufender Prozess für uns. Wir arbeiten jetzt mit unseren asiatischen Kollegen zusammen, um sie auf die Plattform zu bringen. Dadurch ändern sich Design und Architektur. Aber wir haben das Fundament gelegt: Wir passen uns lediglich noch an, um mehr Orte und mehr Anwendungen einzubeziehen.“

Laut Vrettos hat es geholfen, über ein „sehr talentiertes Team“ mit einem ausgeprägten Verständnis für die Implementierung von Technologie zu verfügen. Ebenfalls zum reibungslosen Verlauf des Prozesses hätte jedoch die Dokumentation und das Professional Services Team von Okta beigetragen. „Es gab Zeiten, in denen wir zusätzliche Hilfe von Professional Services benötigten, aber das Produkt ermöglicht es im Grunde genommen, Maßnahmen ohne allzu viel technische Unterstützung von Okta umzusetzen. Das halte ich für eine gute Sache, denn dadurch können wir flexibler sein.“

Blick in die Zukunft

Der Einsatz von Okta hat die Produktivität von UBM auf ganzer Linie gesteigert. Durch die Implementierung von SSO, Lifecycle Management, MFA und Universal Directory hat das IT-Team den Anwendern ermöglicht, mehr zu erreichen, indem es ihnen die Interaktion mit der UBM-Technologie erleichtert hat. „Passwörter ohne IT zurücksetzen ist eine großartige Funktion“, sagt Vrettos. Und die automatisierte Bereitstellung der SaaS-Anwendungen von UBM für die Benutzer trägt dazu bei, das IT-Team noch mehr zu entlasten.

UBM hat Okta Verify mit Push als primärem MFA-Faktor eingeführt, der eine nahtlose, sichere Authentifizierung für seine mobilen, entfernten Mitarbeiter ermöglicht. „Mir gefällt auch die Authentifizierungsfreigabe. Da muss man keine Ziffern eingeben. Man klickt einfach auf die Schaltfläche, und das ist großartig“, sagt Vrettos.

Vrettos ist auch mit dem einfachen Integrationsprozess und den leicht nachzuvollziehenden Anweisungen mehr als zufrieden. Solche Dinge sind besonders wichtig in einer Organisation, die sich so sehr der Nutzung von Technologie zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen den Menschen verschrieben hat, dass sie einen Collaboration Technology of the Year UBM Award erhielt. Im Jahr 2017 erhielt das IT-Team von UBM diese Auszeichnung für seine E-Mail-Zustellungsplattform, die auf MFA- und SSO-Produkten von Okta beruht.

„Die Benutzer wollen, dass die Dinge funktionieren, darum geht es“, sagt Vrettos. „Deshalb sind wir angestellt, nur um sicherzustellen, dass die Technologie funktioniert. Wir konzentrieren uns darauf, ihr Leben einfacher zu machen, und ich habe das Gefühl, dass sie das anerkennen. Insgesamt ist das Feedback großartig, und das bestätigt uns, dass wir etwas Gutes für sie tun.“

UBM plant, Okta letztendlich als globalen Identitätsservice einzusetzen, und so die Mitarbeiter einfacher online zu verbinden. Diese können sich wiederum darauf konzentrieren, die Verbindung mit den Kunden im echten Leben zu pflegen.

Über UBM

UBM ist ein weltweit führender Veranstalter von B2B-Veranstaltungen. Ziel des Unternehmens ist es, seinen Kunden anhand von marktführenden Live-Veranstaltungen zum Erfolg zu verhelfen. Die Veranstaltungen ermöglichen Interaktionen auf menschlicher Ebene, die globalen Handel, Wissen und Netzwerke aktivieren und fördern.