La tecnología es grandiosa, pero no es nada sin una mano humana informada y capaz que guíe sus operaciones y mejore sus capacidades. Los servidores y las aplicaciones son un recurso infinito, pero ¿los expertos cualificados (y su tiempo)? No tanto. Schuberg Philis, una empresa de TI de misión crítica en los Países Bajos, comprende muy bien este dilema, y es por eso que ponen a sus expertos a la cabeza.
El truco, como han aprendido tantas otras organizaciones, es dar a los ingenieros el tiempo, la libertad y el espacio mental para centrarse en los problemas que aportan valor empresarial real, ya sea a la propia empresa o a clientes externos. Y permítales contar con el mejor conjunto de herramientas posible, no uno preensamblado. Trabajar de forma más inteligente y centrarse siempre en ofrecer valor empresarial. Para Schuberg Philis, una de las formas más eficaces de lograrlo es mediante el uso inteligente de la tecnología de identidad moderna, junto con una serie de automatizaciones personalizadas que abordan las necesidades únicas del negocio.
“El pensamiento no convencional está en la sangre del pueblo holandés”
Cuando se trata de innovación, los Países Bajos son un país que da más de lo que recibe, como explica Fardo Berende, analista de negocios funcional de Schuberg Philis.
Es la cuna del Wi-Fi, la cinta de cassette y el Blu-ray. Aproximadamente el 20% de su masa terrestre fue recuperada del mar, dando un espacio vital a sus 18 millones de habitantes. Esta aptitud para la resolución de problemas se forjó a partir de la necesidad y la oportunidad, y permanece hasta el día de hoy.
Y es cierto para Schuberg Philis, también. A medida que las empresas de TI avanzan, están lejos de ser las más grandes, con solo 450 empleados en su nómina. Sin embargo, apoyan a las empresas en los sectores más vitales de la economía holandesa: logística, atención médica, energía, banca y más. Eso es mucha responsabilidad y no muchos hombros para soportarla.
Necesitaban encontrar formas de trabajar de manera más inteligente y ofrecer valor comercial. Ingrese Okta y Okta Workflows. ¿Su primera tarea? Racionalizar, consolidar y armonizar la forma en que manejan la automatización relacionada con la identidad.
Entendiendo la automatización de la identidad
Antes de adoptar Okta, Schuberg Philis gestionaba la automatización de Identity a través de scripts personalizados, escritos en una variedad de lenguajes de programación. Para cualquier requisito dado, había un script de Ruby o Perl. O, tal vez, un script de Bash. O una aplicación de Go. Como explica Tim van Wegberg, gerente de operaciones de servicios en Schuberg Philis, esto era una pesadilla de mantenimiento.
“[Este enfoque era] difícil de mantener, dependía mucho de los desarrolladores y era propenso a errores. Así que empezamos a buscar alternativas. De todas las alternativas de bajo código y sin código que analizamos, elegimos Okta Workflows”, dice van Wegberg.
Para Schuberg Philis, el atractivo de Workflows no provino únicamente de su capacidad para consolidar sus automatizaciones de identidad existentes en un marco único, coherente y mucho menos laborioso. Fue, en parte, porque Okta Workflows brindó la flexibilidad para satisfacer casos de uso imprevistos.
“El constructor de conectores de Okta Workflows nos dio la confianza de que podría admitir cualquier caso de uso futuro”, dijo van Wegberg. “Muchas de las aplicaciones que queríamos usar no tenían conectores preconstruidos en ninguna de las soluciones que analizamos. Esta [flexibilidad] fue especialmente importante para nosotros”.
Schuberg Philis comenzó su recorrido con Okta Workflows en enero de 2023. Tres meses después, habían retirado la miríada de integraciones caseras. Para deleite de la empresa, esta transición concluyó rápidamente, ahorrando tiempo a los desarrolladores y reduciendo la carga asociada con el cumplimiento de las necesidades de cumplimiento de su base de clientes altamente regulada.
“El constructor de conectores de Okta Workflows nos dio la confianza de que podría admitir cualquier caso de uso futuro. Muchas de las aplicaciones que queríamos usar no tenían conectores preconstruidos en ninguna de las soluciones que analizamos. Esta [flexibilidad] fue especialmente importante para nosotros”.
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Tim van Wegberg, Gerente de Operaciones de Servicios en Schuberg Philis
Cumplimiento a través de la flexibilidad y la innovación
Con Workflows, Schuberg Philis pudo aprovechar la oportunidad para simplificar su pila tecnológica, dando a sus ingenieros tiempo para centrar sus esfuerzos en otra parte. Pero también les permitió afrontar de frente los retos de la necesidad.
Solo mire sus integraciones. Schuberg Philis tiene aproximadamente 20 conectores, muchos de ellos para aplicaciones con las que sin duda está familiarizado: Slack, Jira, etc. Y, sin embargo, Workflows no está utilizando conectores preconstruidos para estos, como explica van Wegberg, sino que está utilizando conectores personalizados que le permiten operar dentro de los entornos altamente regulados a los que sirve.
“Un ejemplo que destaca la flexibilidad de Okta Workflows es nuestro conector de Slack. No pudimos usar el preconstruido, ya que requería muchos más permisos de los que necesitábamos para simplemente publicar un mensaje en un canal. Así que construimos el nuestro que usa webhooks, y solo tomó un par de horas construirlo”, dice van Wegberg.
Del mismo modo, Workflows le dio a Schuberg Philis la capacidad de establecer un registro confiable, auditable y visible para cada integración personalizada.
“El registro y las alertas externos son un requisito en nuestro entorno. Cada conector en nuestro entorno envía datos a Splunk y OpsGenie”, dijo van Wegberg. Si bien la empresa podría crear un flujo de trabajo simple que enrute automáticamente los registros a Splunk, eso tendría el efecto secundario indeseable de convertir su entorno de Okta en una "caja negra" sin visibilidad para colegas y auditores.
En cambio, creó una plantilla sobre la que se basan otras integraciones personalizadas, donde el registro y el manejo de errores se establecen de forma predeterminada. Este enfoque proporciona coherencia en todos los flujos de trabajo y se ha convertido en un modelo de gobernanza para toda la automatización de identidad dentro de Schuberg Philis.
La flexibilidad impulsa el ahorro de costos
Workflows ha ayudado a Schuberg Philis a seguir siendo ágil e innovador, a pesar de trabajar en algunos de los sectores más complejos y altamente regulados de la economía. Ha ayudado a reducir los costos de mantenimiento asociados con las tareas de desarrollo centradas en la identidad, ha liberado tiempo de los desarrolladores y ha permitido a la empresa obtener información proactiva sobre cada faceta de su infraestructura tecnológica.
Esto, inevitablemente, se traduce en ahorros de costos. Schuberg Philis estima que Workflows ha ahorrado 337,619 € y 6,502 horas de tiempo de ingeniería, simplemente al permitirles automatizar los procesos manuales. Otros 23.365 € provinieron del uso de Workflows para automatizar la tarea de facturación, presupuestos y contabilidad, que requería mucho tiempo.
"Para asegurarnos de mantener estos beneficios con el creciente número de Workflows y conectores", dice Berende, "nuestro enfoque para el futuro es mantener nuestro entorno de Okta Workflows mantenible con un pequeño equipo de expertos funcionales".
Okta Workflows facilita la automatización de los procesos de Identity a escala, sin necesidad de escribir código. Para obtener más información sobre cómo Workflows puede ayudarte a superar los desafíos de la gestión del ciclo de vida, el aprovisionamiento de aplicaciones y la gestión de cuentas, consulta los siguientes recursos:
Video: Cómo empezar a usar Okta Workflows: cómo crear tu primer flujo
Guía: Primeros pasos con Okta Workflows
Página del producto: Okta Workflows
