Tutorial de Okta Workflows: notificar cuando un usuario es suspendido

Okta Workflows es una plataforma sin código para automatizar los procesos de identidad. 

Este tutorial paso a paso te mostrará cómo crear un flujo de trabajo sin código que envía una notificación cuando un usuario es suspendido en Okta.

Aprenderás:

• Cómo crear tu primer flujo
• Cómo activar un flujo cuando un usuario está suspendido
• Cómo enviar un correo electrónico cuando un usuario está suspendido
• Cómo probar tarjetas individuales y el flujo

El flujo que construirás se ve así:

¿Qué es Okta Workflows?

Okta Workflows es una plataforma sin código que permite crear automatizaciones para facilitar los procesos de identidad. Por ejemplo, puede crear los siguientes Workflows sin necesidad de pedir ayuda al departamento de T.I. ni a los Developers:

• Restablecer las sesiones de los usuarios finales de la contraseña cuando se detecte actividad sospechosa.
• Otorgar o revocar el acceso de los usuarios a las aplicaciones.
• Envía notificaciones (Slack, correo electrónico) cuando ocurran eventos en tu organización de Okta.
  • En este tutorial, aprenderá a ejecutar un flujo cuando ocurra un evento de suspensión de usuario.
• Crear informes básicos.

Esta es una breve lista de lo que es posible.

Cómo acceder a los Okta Workflows

Para completar este tutorial, necesitas tener acceso a Workflows.

Existen dos formas de acceder a los Workflows:

1. Es posible que pueda acceder a Workflows si ya utiliza algunos productos de Okta.
2. Acceso a Workflows como parte de la prueba WIC (Workforce Identity Cloud).

Workflows al utilizar otros productos de Okta

Si dispone de Okta SSO (Inicio de sesión único) u Okta UD (Universal Directory), es posible que tenga derecho a utilizar Workflows. Compruebe si puede acceder a los Workflows yendo a la organización de Okta > Administración > Workflows > Workflows console.

Si utiliza estos productos pero no tiene acceso a los Workflows, póngase en contacto con su gerente de cuenta. O bien, contáctame y trataré de ayudarte.

Okta Workflows como parte de la prueba de WIC (Workforce Identity Cloud).

Para registrarse en una prueba de Workforce Identity Cloud:

1. Acceda a la página de prueba de Okta Workforce.
2. Regístrese para una prueba de WIC y acceda a Workflows.

Abrir la consola de Okta Workflows

Para acceder a los Workflows:

1. Inicia sesión en tu organización Okta.
   • Si estás utilizando una versión de prueba, la URL de tu organización se encuentra en un correo electrónico con el asunto Activa tu cuenta de Okta.
   • Tiene el siguiente formato: https://trial-<ID>.okta.com. Por ejemplo https://trial-6093533.okta.com.
2. Haz clic en Administrador (arriba a la derecha) para acceder a la consola de administración.
3. Haz clic en Workflows > Consola de Workflows para abrir Workflows en el menú lateral derecho.

Verás la página principal de Workflows:

Construyendo el flujo

La creación del flujo consta de los siguientes pasos:

1. Creando un nuevo flujo
2. Configurar un evento para ejecutar el flujo

Creando un nuevo flujo

1. En la consola de Workflows, haga clic en Flujos.
2. Haz clic en + Nuevo flujo en la carpeta predeterminada para crear un nuevo flujo.
3. Haz clic en Sin nombre (esquina superior izquierda)
4. En el campo Nombre, ingrese Notificación de suspensión de usuario
5. Para obtener una descripción, ingrese este flujo envía una notificación cuando un usuario es suspendido.
6. Además, ¿marque la opción Almacenar todos los datos que pasan por el flujo? casilla de verificación. Utilizarás esta función al final de este tutorial.
   

• Haz clic en Guardar para guardar el nombre y la descripción del flujo,

¡Has creado tu primer flujo!

La siguiente sección le enseñará cómo invocar un flujo cuando un usuario está suspendido.

Configurar un evento para ejecutar el flujo

Desea ejecutar el flujo cuando un usuario esté suspendido.

Para agregar un evento para ejecutar el flujo:

1. En el cuadro donde dice Cuando esto suceda, haga clic en Agregar evento.
2. Seleccione Okta de la lista de aplicaciones.
3. En el menú de eventos de Okta, busque y seleccione el evento usuario suspendido (puede buscar el evento).

Si este es su primer flujo o no tiene una conexión a Okta, verá lo siguiente y tendrá que crear una conexión a Okta.

Si ya tienes una conexión con Okta, úsala y podrás pasar a la siguiente sección.

Configurar una conexión con Okta

1. Haz clic en +Nueva conexión.
2. Para el nombre de la conexión, ingrese Okta Connection.
3. En el campo dominio, introduzca su nombre de dominio sin http://
   • Por ejemplo, trial-6093533.okta.com.
4. Abra la consola de administración de Okta en una nueva pestaña del navegador y vaya a Aplicaciones > Aplicaciones.
5. Haz clic en Okta Workflows OAuth.
6. Haz clic en la pestaña Iniciar sesión.
7. Copia el ID del cliente.
8. Vuelva a Workflows y péguelo en el campo ID de cliente.
9. Copia el secreto del cliente.
10. Regresa al flujo de trabajo y pégalo en el campo secreto del cliente.
11. Haz clic en Crear para establecer la conexión con Okta.

El flujo con el evento usuario suspendido

Tu flujo ahora se ve así:

Workflows supervisarán este evento (usuario suspendido) y, cuando un usuario sea suspendido en una Organizations, se activará este flujo.

Los campos de salida que ve en la tarjeta Usuario suspendido son la información que la tarjeta pone a disposición (cuando se activa el evento). Puedes utilizar cualquiera de los campos en otros pasos del flujo.

En la siguiente sección, crearás un mensaje para compartir por correo electrónico.

Creación del mensaje para el correo electrónico

Para crear un mensaje, utilizarás la tarjeta redactar.

En la sección anterior, aprendiste cómo un evento desencadena un flujo. Otros componentes del flujo son las acciones y funciones de la aplicación.

• Acción de la aplicación: un paso que controla servicios como Gmail, Slack y otros.
• Función: un paso para interactuar con los datos en un flujo, modificarlos o controlarlos.

Para añadir la tarjeta Compose:

1. Haga clic en Agregar función.
2. Seleccione la categoría Texto y, a continuación, elija la función Redactar.
3. En la tarjeta de redacción, escriba lo siguiente:
   Hello,

   El usuario con el siguiente nombre de usuario fue suspendido:

4. Desde la tarjeta Usuario suspendido, busque usuario de Okta > ID alternativo.
5. Arrastra y conecta el campo ID alternativo de la tarjeta Usuario suspendido y colócalo después de la palabra suspendido: en la tarjeta redactar.
6. Haz clic en Guardar para guardar el flujo.

Tu flujo se verá así:

Probando la tarjeta Compose

Una característica destacada de Workflows es la capacidad de probar una tarjeta individualmente.

Utilizando la tarjeta Componer, haga clic en el botón de reproducción ▶️ que se encuentra en la parte inferior de la tarjeta. Deberá introducir datos de ejemplo en el segundo campo y, a continuación, hacer clic en Probar para ver el resultado de la tarjeta.

Probar cada tarjeta individualmente a medida que se construye un flujo es una buena práctica.

En la siguiente sección, agregarás una tarjeta para enviar notificaciones por correo electrónico.

Enviando notificación por correo electrónico

En este paso, agregarás la tarjeta de Gmail para enviar un correo electrónico.

Enviar correo con la tarjeta de Gmail

Pasos para agregar la tarjeta Gmail – enviar correo electrónico :

1. Haga clic en Agregar acción de aplicación.
2. Encuentra la aplicación Gmail.
3. Busque y haga clic en la acción Enviar correo electrónico.
4. Si es la primera vez que utilizas la tarjeta de Gmail, haz clic en + nueva conexión y sigue los pasos para autenticar tu cuenta de Gmail.
   • Necesitas acceso a una cuenta de Google Workspace para usar esta tarjeta (no una cuenta personal de Gmail).

La tarjeta Enviar correo electrónico tiene este aspecto:

A continuación, debe configurar los campos en la tarjeta Enviar correo electrónico.

1. En el campo correo electrónico, ingrese su correo electrónico (o cualquier otro correo electrónico que pueda consultar).
2. En el campo Asunto, escriba Usuario suspendido.
3. Para el campo Cuerpo, arrastre y conecte el campo De salida de la tarjeta Redactar al campo Cuerpo de la tarjeta Enviar correo electrónico.
4. Todos los demás campos son opcionales.
   • Si prefieres ocultarlos, haz clic en ⚙️ > Elegir campos en la tarjeta de Gmail.
5. Haz clic en Guardar para guardar el flujo

El flujo ahora se ve así:

Probando la tarjeta de Gmail para enviar correos electrónicos

Para probar la tarjeta Enviar correo electrónico:

1. Haz clic en el botón de reproducción ▶️.
2. Los campos Para y Cuerpo se precargarán con los datos de la tarjeta. Introduzca el texto del campo Cuerpo de la muestra y haga clic en Probar.
3. Compruebe el correo electrónico que ingresó en el campo Para.

Puedes usar otro proveedor de correo electrónico si no tienes acceso a Google Workspace.

Envío de correo con la tarjeta de correo de Office 365

Esta sección es opcional.

Si no tienes acceso a Google Workspace Gmail, puedes usar la tarjeta Office 365 Mail.

1. Haga clic en Agregar acción de aplicación.
2. Busca y haz clic en la aplicación Office 365 Mail.
3. Busque y haga clic en la acción Enviar correo electrónico.
4. Si es la primera vez que utiliza la tarjeta de Office 365 , haga clic en + Nueva conexión y siga los pasos para autenticar su cuenta de Office 365.
5. Rellene los campos de la tarjeta como se muestra en la captura de pantalla a continuación.

La siguiente sección le enseñará cómo probar todo el flujo.

Probando el flujo

Ya puedes probar el flujo.

Activando el flujo

1. Haz clic en Guardar para guardar los cambios.
2. El flujo debe estar activado para que funcione. Abra el menú del botón Flujo desactivado y deslice el conmutador para activar el flujo.

Para ver la ejecución de un flujo, vaya a la pestaña Historial de ejecución. Ahora está vacío, pero aquí es donde verá el flujo que se ejecuta una vez que un usuario es suspendido:

Si ve el mensaje el historial de ejecución no está habilitado para este flujo en la pestaña historial de ejecución, active la opción guardar todos los datos que pasan por el flujo:

Suspensión de un usuario

Para probar el flujo, necesita un usuario de su organización al que pueda suspender.

1. En otra pestaña del navegador, vaya a Okta organization > Administrador > Directorio > Personas
2. Haz clic en Agregar persona para añadir una nueva persona. También puede utilizar a una persona que ya exista. Rellene los campos obligatorios y haga clic en Guardar.

Esta es la página personas:

Para suspender a un usuario:

1. Haz clic en un usuario.
2. Seleccione Más acciones > Suspender para suspender al usuario.

Comprobación del historial de ejecución del flujo

Cambie a la pestaña del Workflows navegador y abra la pestaña Historial de ejecución. Verás una ejecución de flujo que está suspendiendo a peter@atko.email usuario:

Si selecciona otro usuario para suspender, se agregará otra ejecución de flujo. En esta ejecución del flujo, el usuario maya@atko.email está suspendido:

Si observa con más detalle la pestaña Historial de ejecución, verá cómo se transfieren los datos de una tarjeta a otra. Al crear flujos más avanzados, utilice la pestaña Historial de ejecución para supervisar la ejecución y ver qué datos se transfieren entre las tarjetas.

Así es como se ve el correo electrónico:

Diagrama de flujo

Para ver el flujo a un nivel general, vaya a la pestaña diagrama de flujo:

Lo que aprendiste

En este tutorial, creaste un flujo de trabajo sin código que se activa cuando un usuario es suspendido y envía un correo electrónico. Ha aprendido: 

• Cómo construir su flujo
• Cómo activar un flujo en función de un evento (usuario suspendido)
• Cómo enviar un correo electrónico cuando un usuario está suspendido
• Cómo probar una tarjeta individual y el flujo

Más recursos para ayudarte a aprender

• Obtén ayuda de los especialistas en Workflows durante el horario semanal de atención a la comunidad.
• Aprende con los Videos de Workflows.
• Obtén ayuda del servicio de soporte: comenta un tema relacionado con Workflows o haz una pregunta.
• Obtén ayuda de la comunidad: únete al canal #okta-workflows en MacAdmins Slack.