In der heutigen IT-Landschaft ermöglicht Automatisierung Effizienz, Sicherheit, Skalierbarkeit und Kosteneinsparungen. Dennoch kann es für viele IT-Experten eine Herausforderung sein, den konkreten Geschäftswert der Automatisierung nachzuweisen.

Pablo Valarezo, IT-Direktor bei NFI, einem führenden Unternehmen für Supply Chain und Logistik, kennt diesen Kampf aus erster Hand. Die Verwaltung der identitätsbezogenen IT-Aufgaben, die für ein Unternehmen mit über 18.000 Mitarbeitern erforderlich sind, ist keine kleine Aufgabe.

Bei seinem vorherigen Unternehmen begann Valarezo mit der Automatisierung von Identity-Aufgaben in Okta mithilfe von Python-Skripten und der Okta API. Als er erfuhr, dass Okta Okta Workflows auf den Markt gebracht hatte – eine No-Code-Lösung zur Automatisierung von Identitäten, die komplexe Identitätsprozesse orchestrieren soll, begann er damit zu experimentieren.

Als Valarezo zu NFI kam, ebenfalls ein Okta- und Okta Workflows-Kunde, studierte er weiterhin Workflows. Angeboten von der intuitiven Benutzeroberfläche, der Wenn-Dies-Dann-Das-Logik und der Skalierbarkeit, fand er die Zeitersparnis gegenüber der skriptgesteuerten Automatisierung besonders überzeugend und begann schnell mit dem Aufbau von Workflows für viele der gleichen Prozesse, die er zuvor skriptgesteuert hatte.

Um jedoch die tatsächlichen Auswirkungen seiner Automatisierungsbemühungen zu demonstrieren, erkannte Valarezo, dass er einen anderen Ansatz benötigte, der bei der Führungsebene Anklang finden würde. Er wusste, dass die Hervorhebung der technischen Stärken von Okta Workflows bei Führungskräften, die Geschäftswert priorisieren, keinen Anklang finden würde.

Technische Effizienz in geschäftlichen Erfolg umwandeln

Das Führungsteam von Valarezo wollte den Wert der IT-Prozesse verstehen, die er automatisiert hatte, und die geschäftliche Rechtfertigung für ein Upgrade auf ein höherwertiges Abonnement. 

Um eine überzeugende Antwort zu geben, berechnete er die Zeitersparnis, die durch Okta Workflows über mehrere Prozesse hinweg erzielt wird – von einfachen Aufgaben bis hin zu komplexeren Automatisierungen. Seine Ergebnisse waren überwältigend.

Fast zwei Jahre Arbeitszeit eingespart: Eine konservative Schätzung

Die Automatisierung traditionell manueller Prozesse gab Valarezo eine überzeugende und quantifizierbare Metrik, die er der Führungsebene präsentieren konnte. Bei einer konservativen Schätzung über einen Zeitraum von einem Jahr berechnete er, dass Okta Workflows IAM-Aufgaben automatisiert hat, für die sonst fast zwei Personenjahre erforderlich gewesen wären.

Zum Beispiel reduzierten Valarezo und sein Team Aufgaben, die zuvor 20 Minuten gedauert hatten, auf nur noch zwei oder drei Minuten pro Aufgabe. Viele dieser zeitaufwändigen Prozesse betrafen die Bereitstellung von Identität und Zugriff für neue Mitarbeiter und Auftragnehmer sowie die Bearbeitung von Beurlaubungen. 

Darüber hinaus wurden die Zuweisung, Verfolgung und Bearbeitung der Frage, ob Mitarbeiter Sicherheitsschulungen absolviert hatten – Aufgaben, die mehrere Phasen und Tausende von Ausführungen umfassten – zu strukturierten und wiederholbaren Workflows, die vierteljährlich ausgeführt werden konnten. 

Durch die Automatisierung vieler sich wiederholender Aufgaben konnten Service Desk-Mitarbeiter diese effizient überwachen und verwalten, wodurch leitende Ingenieure entlastet wurden, sich auf technischere und strategischere Initiativen zu konzentrieren.

Wesentliche Vorteile durch die Automatisierung mit Okta Workflows

Valarezo stellte fest, dass seine Automatisierungsbemühungen mit Okta Workflows den folgenden Praktiken gut dienten.

• HR-gesteuerte Bereitstellung im großen Maßstab: Die Automatisierung der Erstellung neuer Konten – zuvor ein 20-minütiger manueller Prozess– trug dazu bei, das Onboarding für etwa 300 neue Mitarbeiter in 30 Tagen zu rationalisieren. Ohne Workflows und die Möglichkeit, Konflikte während der Identitätserstellung abzufangen und zu beheben, wie z. B. doppelte Benutzernamen oder E-Mail-Adressen, hätte dieser Prozess die IT-Abteilung erheblich belastet. 
• „Shift-Left“-Strategie für den IT-Betrieb: Das Team von Pablo verlagerte Aufgaben strategisch auf Servicedesk-Mitarbeiter, ohne die Sicherheit zu beeinträchtigen. Durch die Sperrung der Automatisierung und die Delegation kontrollierter Aktionen an den Servicedesk bei gleichzeitiger Wahrung der Aufsicht verbesserte es die Effizienz und schützte gleichzeitig kritische IT-Abläufe.
• Gewinne bei Sicherheit und Compliance: Workflows sparten Zeit und stellten sicher, dass die Identity-Management-Prozesse sicheren, wiederholbaren und auditierbaren Verfahren folgten.

Ratschläge für neue Benutzer: Wo soll man anfangen?

Für Organisationen, die Okta Workflows noch nicht kennen, empfiehlt Pablo Folgendes:

• Prozesse darstellen 
  • Bevor Sie einen Workflow erstellen, skizzieren Sie die Logik für die Prozesse, die Sie automatisieren möchten, mithilfe von Tools wie Lucidchart. 
  • Berücksichtigen Sie bei der Erstellung von Diagrammen, wie Sie die Automatisierungsleistung verfolgen und berichten möchten. 
  • Wie in der Abbildung unten dargestellt, besteht ein Ansatz darin, eine Berichtskomponente zu integrieren, wie z. B. den Capture Workflow Event - Helper Flow (in blau). Dieser Helper-Flow kann so konfiguriert werden, dass er Workflow-Ausführungsdaten in einer Tabelle speichert und für Berichtszwecke aufgerufen wird. 
  • Bestehende oder neu erstellte Workflows können so eingerichtet werden, dass sie den Reporting Helper-Flow nach Bedarf aufrufen. 
• Verstehen Sie die Mechanik – Lernen Sie, wie Workflow-Karten funktionieren, und wiederholen Sie kleine Aufgaben, bevor Sie komplexe Automatisierungen in Angriff nehmen.
• Nutzen Sie die Workflows Slack Community – Mit über 2.100 Mitgliedern ist die Mac Admins Slack Workflows Community (#okta-workflows Channel) eine unschätzbare Ressource für Lernen und Zusammenarbeit.
• Nutzen Sie das Workflows Community Forum - Stellen Sie Fragen und posten Sie Flow-Vorlagen im Workflows Community Forum. 
• Sprechen Sie in Geschäftsbegriffen – IT-Experten verlieren sich oft in den technischen Details. Die Führungsebene interessiert sich für Kosteneinsparungen, Sicherheitsverbesserungen und betriebliche Effizienz. Die Umwandlung von Automatisierung in Zeit- und Geldersparnis ist ein überzeugenderes Argument.

Die folgende Abbildung veranschaulicht ein Beispiel für die Abbildung eines Workflows, einschließlich der Integration einer Berichtskomponente zur Verfolgung der Automatisierungsleistung. 
 

Messung und Kommunikation des Werts

Valarezo arbeitet an einer strukturierteren Art, über den Return on Investment zu berichten, der durch Automatisierung erzielt wird. Sein Team erstellt ein Power BI Dashboard, das die Auswirkungen von Workflows in betriebswirtschaftlichen Begriffen quantifiziert – so erhalten IT-Teams die Sichtbarkeit, die sie benötigen, um für die Zeit und das Geld, das sie sparen, anerkannt zu werden.

Vor der Einrichtung des Helfer-Flows sollte eine Tabelle wie die unten gezeigte erstellt werden, damit die Spalten definiert und für die Karte "Zeile erstellen" verfügbar sind. Sobald die Daten erfasst sind, können Formeln und Pivot-Tabellen den realisierten Wert analysieren und berichten. 

Dieses grundlegende Design kann weiter verbessert werden, um tiefere Einblicke in die Auswirkungen der Automatisierung zu ermöglichen.
 

Hinweis: Die folgende Tabelle dient nur zur Veranschaulichung und spiegelt nicht die tatsächlichen Arbeits- und Kosteneinsparungen von NFI wider.

Ratschläge an andere IT-Führungskräfte

„Legen Sie Ihre Tech-Brille ab und sprechen Sie die Sprache Ihres Chefs.“ 

Wenn Ihre Automatisierungsbemühungen Arbeitsstunden sparen oder Sicherheitsrisiken reduzieren, verbinden Sie diese Erfolge mit finanziellen Ergebnissen. So bekommt die IT einen Sitz am Tisch der Geschäftsstrategie. Angesichts von Personalabbau und erhöhtem Druck, mehr mit weniger zu erreichen, ist Automatisierung nicht nur ein nice-to-have – sie ist unerlässlich. Es ist entscheidend, sicher aufgebaute und wiederholbare Prozesse zu haben, die fast jeder ausführen kann. Valarezos Reise mit Okta Workflows ist ein Beweis dafür, wie Automatisierung den IT- und Geschäftserfolg vorantreiben kann.

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Registrieren Sie sich für das Online-Meetup zur Berechnung des Werts der Okta Workflows Identitätsautomatisierung am 20. März 2025 um 9:00 Uhr PST, wo Pablo Valarezo über seine Erfahrungen mit Max Katz von Okta sprechen und Einblicke in die Maximierung des Werts von Okta Workflowsgeben wird.

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