Tutoriel Okta Workflows : notifier lorsqu’un utilisateur est suspendu

Okta Workflows est une plateforme no-code permettant d’automatiser les processus liés à l’identité. 

Ce tutoriel pas à pas vous montre comment créer un workflow no-code qui envoie une notification lorsqu’un utilisateur est suspendu dans Okta.

Au programme :

• Comment créer votre premier flux
• Comment déclencher un flux lorsqu’un utilisateur est suspendu
• Comment envoyer un e-mail lorsqu’un utilisateur est suspendu
• Comment tester chaque carte et le flux

Le flux que vous allez créer ressemble à ceci :

Qu’est-ce qu’Okta Workflows ?

Okta Workflows est une plateforme no-code qui permet de créer des automatisations pour faciliter les processus liés à l'identité. Par exemple, vous pouvez créer les workflows suivants sans solliciter l’aide de l’équipe technique ou des développeurs :

• Réinitialiser les mots de passe et les sessions des utilisateurs finaux en cas de détection d’une activité suspecte.
• Accorder ou retirer l’accès des utilisateurs aux applications.
• Envoyer des notifications (Slack, e‑mail) lorsque des événements se produisent dans votre entreprise Okta.
  • Dans ce tutoriel, vous exécuterez un workflow lorsqu’un événement de suspension d’utilisateur se produit.
• Créer des rapports simples.

Voici une brève liste de ce qui est possible.

Obtenir l'accès à Okta Workflows

Pour suivre ce tutoriel, vous devez avoir accès à Workflows.

Il existe deux façons d’accéder aux Workflows :

1. Vous pourriez avoir droit aux Workflows si vous utilisez déjà certains produits Okta.
2. Accès aux Workflows dans le cadre de l’essai WIC (Workforce Identity Cloud).

Workflows lors de l’utilisation d’autres produits Okta

Si vous disposez de l’authentification unique Okta (SSO) ou d’Okta UD (Universal Directory), vous pourriez avoir un droit d’accès à Workflows. Vérifiez si vous pouvez accéder à Workflows en allant dans l’organisation Okta : admin > Workflows > console Workflows.

Si vous utilisez ces produits mais que vous n’avez pas accès à Workflows, veuillez contacter votre responsable de compte. Ou bien, contactez-moi, et j’essaierai de vous aider.

Okta Workflows dans le cadre de l’essai Workforce Identity Cloud

Pour vous inscrire à une version d’essai de Workforce Identity Cloud :

1. Accédez à la page d’essai Okta Workforce.
2. Inscrivez-vous à l’essai WIC pour accéder à Workflows.

Ouverture de la console Okta Workflows

Pour accéder à Workflows :

1. Connectez-vous à votre organisation Okta.
   • Si vous utilisez une version d’essai, l’URL de votre organisation se trouve dans un e-mail dont l’objet est Activez votre compte Okta.
   • Il utilise le format suivant : https://trial-<ID>.okta.com. Par exemple https://trial-6093533.okta.com.
2. Cliquez sur Admin (en haut à droite) pour accéder à l’admin console.
3. Cliquez sur Workflows > console Workflows pour ouvrir Workflows dans le menu situé à droite.

Vous voyez la page d’accueil Workflows :

Création du flux

La création du flux comprend les étapes suivantes :

1. Création d’un nouveau flux
2. Configuration d'un événement pour exécuter le flux

Création d’un nouveau flux

1. Dans la console Workflows, cliquez sur Flux.
2. Cliquez sur + Nouveau flux dans le dossier par défaut pour créer un nouveau flux.
3. Cliquez sur Sans nom (en haut à gauche)
4. Pour le nom, saisissez Notification de suspension d’utilisateur
5. Pour la description, saisissez : Ce flux envoie une notification lorsqu’un utilisateur est suspendu.
6. Cochez l’option Enregistrer toutes les données qui transitent par le flux ?. Vous utiliserez cette fonctionnalité à la fin de ce tutoriel.

• Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer le nom et la description du flux,

Vous avez créé votre premier flux !

La section suivante vous expliquera comment déclencher un flux lorsqu’un utilisateur est suspendu.

Configuration d'un événement pour exécuter le flux

Vous souhaitez exécuter le flux lorsqu’un utilisateur est suspendu.

Pour ajouter un événement afin d’exécuter le flux :

1. Dans la zone où il est indiqué Lorsque cela se produit, cliquez sur Ajouter un événement.
2. Sélectionnez Okta dans la liste des applications.
3. Dans le menu des événements Okta, recherchez et sélectionnez l’événement Utilisateur suspendu (vous pouvez effectuer une recherche pour trouver cet événement).

Si c’est votre premier flux ou si vous n’avez pas encore de connexion à Okta, l’écran suivant s’affichera et vous devrez créer une connexion à Okta.

Si vous disposez déjà d’une connexion à Okta, utilisez-la et vous pouvez passer à la section suivante.

Configuration d’une connexion à Okta

1. Cliquez sur +Nouvelle connexion.
2. Pour Nom de la connexion, saisissez Okta Connection.
3. Pour le champ Domaine, saisissez le nom de votre domaine sans le http://
   • Par exemple : trial-6093533.okta.com.
4. Ouvrez l'admin console d’Okta dans un nouvel onglet du navigateur et accédez à Applications > Applications.
5. Cliquez sur Okta Workflows OAuth.
6. Cliquez sur l’onglet Sign On (Connexion).
7. Copiez l’ ID client.
8. Retournez à Workflows et collez-le dans le champ ID client.
9. Copiez le Client secret.
10. Retournez au workflow et collez-le dans le champ Client Secret.
11. Cliquez sur Créer pour créer la connexion à Okta.

Le flux avec l’événement utilisateur suspendu

Votre flux ressemble désormais à ceci :

Workflows va surveiller cet événement (utilisateur suspendu), et lorsqu’un utilisateur est suspendu dans une organisation, ce flux sera déclenché.

Les champs de sortie que vous voyez dans la carte Utilisateur suspendu correspondent aux informations que la carte met à disposition lorsque l’événement est déclenché. Vous pouvez utiliser n’importe lequel de ces champs dans d’autres étapes du flux.

Dans la section suivante, vous allez rédiger un message à partager par e-mail.

Création du message pour l’e-mail

Pour créer un message, vous allez utiliser la carte Composer.

Dans la section précédente, vous avez découvert comment un événement déclenche un flux. Les autres composants de flux sont les actions d’application et les fonctions.

• Action d’application : une étape qui contrôle des services tels que Gmail, Slack et d’autres.
• Fonction : une étape permettant d’interagir avec les données, de les modifier ou de les contrôler dans un flux.

Pour ajouter la carte Compose :

1. Cliquez sur Ajouter une fonction.
2. Sélectionnez la catégorie Texte, puis choisissez la fonction Composer.
3. Dans la carte Composer, saisissez ce qui suit :
   Hello,

   L’utilisateur portant le nom d’utilisateur suivant a été suspendu :

4. Depuis la carte Utilisateur suspendu, recherchez Utilisateur Okta > ID alternatif.
5. Faites glisser et connectez le champ ID alternatif depuis la carte Utilisateur suspendu, puis placez-le après le mot suspended: dans la carte Compose.
6. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer le flux.

Votre flux ressemblera à ceci :

Test de la carte Compose

Une fonctionnalité intéressante dans Workflows est la possibilité de tester une carte individuellement.

À l’aide de la carte Composer, cliquez sur le bouton de lecture ▶️ en bas de la carte. Vous devrez saisir des données d’exemple pour le deuxième champ, puis cliquer sur Tester pour afficher le résultat de la carte.

Tester chaque carte individuellement au fur et à mesure que vous construisez un flux est une bonne pratique.

Dans la section suivante, vous allez ajouter une carte pour envoyer des notifications par e‑mail.

Envoi de la notification par e-mail

À cette étape, vous allez ajouter la carte Gmail pour envoyer un e-mail.

Envoi de courriers avec la carte Gmail

Étapes pour ajouter la carte Gmail – Envoyer un e-mail  :

1. Cliquez sur Ajouter une action d’application.
2. Recherchez l’application Gmail.
3. Recherchez et cliquez sur l’action Envoyer un e-mail.
4. Si c’est la première fois que vous utilisez la carte Gmail, cliquez sur + Nouvelle connexion et suivez les étapes pour authentifier votre compte Gmail.
   • Vous devez disposer d’un compte Google Workspace pour utiliser cette carte (et non d’un compte Gmail personnel).

La carte Envoyer un e‑mail se présente ainsi :

Ensuite, vous devez définir les champs sur la carte Envoyer un e-mail.

1. Pour le champ Email, saisissez votre adresse e-mail (ou toute autre adresse e-mail à laquelle vous avez accès)
2. Pour le champ Objet, saisissez Utilisateur suspendu.
3. Pour le champ Corps, faites glisser et connectez le champ sortie de la carte Composer au champ Corps de la carte Envoyer un e-mail.
4. Tous les autres champs sont facultatifs.
   • Si vous préférez les masquer, cliquez sur ⚙️ > Choisir les champs dans la carte Gmail.
5. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder le flux

Le flux se présente désormais ainsi :

Test de la carte Gmail – Envoyer un e-mail

Pour tester la carte Envoyer un e-mail :

1. Cliquez sur le bouton Lecture ▶️.
2. Les champs Destinataire et Corps seront préremplis avec les données de la carte. Dans le champ Corps, saisissez le texte d’exemple, puis cliquez sur Test.
3. Vérifiez l’adresse e-mail saisie dans le champ À.

Vous pouvez utiliser un autre fournisseur de messagerie si vous n’avez pas accès à Google Workspace.

Envoi de courriers avec la carte Office 365 Mail

Cette section est facultative.

Si vous n’avez pas accès à Google Workspace Gmail, vous pouvez utiliser la carte Office 365 Mail.

1. Cliquez sur Ajouter une action d’application.
2. Recherchez et cliquez sur l’application Office 365 Mail.
3. Recherchez et cliquez sur l’action Envoyer un e-mail.
4. Si c’est la première fois que vous utilisez la carte Office 365 , cliquez sur + Nouvelle connexion et suivez les étapes pour authentifier votre compte Office 365.
5. Renseignez les champs de la carte comme indiqué dans la capture d’écran ci-dessous.

La section suivante vous expliquera comment tester l’ensemble du flux.

Test du flux

Vous êtes prêt à tester le flux.

Activation du flux

1. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder les modifications.
2. Le flux doit être activé pour fonctionner. Ouvrez le menu du bouton Flux désactivé et faites glisser le curseur pour activer le flux.

Pour afficher l’exécution d’un flux, accédez à l’onglet Historique d’exécution. Il est vide pour le moment, mais c’est ici que vous verrez le flux s’exécuter lorsqu’un utilisateur sera suspendu :

Si le message L’historique d’exécution n’est pas activé pour ce flux s’affiche dans l’onglet Historique d’exécution, activez l’option Enregistrer toutes les données qui transitent par le flux :

Suspendre un utilisateur

Pour tester le flux, il vous faut un utilisateur dans votre organisation que vous pouvez suspendre.

1. Dans un autre onglet du navigateur, accédez à Organisation Okta > Admin > Annuaire > Personnes
2. Cliquez sur Ajouter une personne pour ajouter une nouvelle personne. Vous pouvez également utiliser une personne existante. Renseignez les champs obligatoires puis cliquez sur Enregistrer.

Ceci est la page Personnes :

Pour suspendre un utilisateur :

1. Sélectionner un utilisateur.
2. Sélectionnez Plus d’actions > Suspendre pour suspendre l’utilisateur.

Vérification de l’historique d’exécution du flux

Passez à l’onglet Workflows du navigateur et ouvrez l’onglet Historique d’exécution. Vous verrez une exécution de flux suspendant peter@atko.email Utilisateur :

Si vous sélectionnez un autre utilisateur à suspendre, une nouvelle exécution de flux sera ajoutée. Dans ce flux, l’utilisateur maya@atko.email est suspendu :

En examinant de plus près l’onglet Historique d’exécution, vous voyez comment les données sont transmises d’une carte à l’autre. Lorsque vous créez des workflows plus avancés, utilisez l’onglet Historique d’exécution pour surveiller l’exécution et voir quelles données sont transmises entre les cartes.

Voici à quoi ressemble l’e-mail :

Organigramme

Pour visualiser le flux dans ses grandes lignes, accédez à l’onglet Flux Graphique :

Ce que vous avez appris

Dans ce tutoriel, vous avez créé un workflow no-code déclenché lorsqu’un utilisateur est suspendu et qui envoie un e-mail. Vous avez découvert : 

• Comment créer votre flux
• Comment déclencher un flux en fonction d’un événement (utilisateur suspendu)
• Comment envoyer un e-mail lorsqu’un utilisateur est suspendu
• Comment tester une carte individuelle et le flux

Plus de ressources pour vous aider à apprendre

• Obtenez l’aide de spécialistes des Workflows lors des permanences communautaires hebdomadaires.
• Découvrez les vidéos Workflows.
• Obtenir de l’aide auprès du support : discuter d’un sujet Workflows ou poser une question.
• Demandez de l’aide à la communauté : rejoignez le canal #okta-workflows sur MacAdmins Slack.