今日のIT環境において、自動化は効率性、セキュリティ、スケーラビリティ、コスト削減を可能にします。しかし、多くのITプロフェッショナルにとって、自動化の具体的なビジネス価値を示すことは難しい場合があります。

Pablo Valarezo 氏は、大手サプライチェーンおよびロジスティクス企業である NFI のITディレクターであり、この苦労を直接理解しています。18,000人を超える従業員の企業に必要なIdentity関連のITタスクを管理することは、決して小さな仕事ではありません。

以前の会社で、ValarezoはPythonスクリプトとOkta APIを使用してOktaでアイデンティティタスクの自動化を開始しました。Oktaが複雑なアイデンティティプロセスを調整するために設計されたノーコードのアイデンティティ自動化ソリューションであるOkta Workflowsを立ち上げたことを知ったとき、彼は実験を始めました。

Valarezo氏がNFIに入社した際、OktaおよびOkta Workflowsの顧客でもあり、Workflowsの研究を続けました。直感的なインターフェース、if-this-then-thatロジック、そしてスケーラビリティに惹かれ、特にスクリプトによる自動化よりも時間が節約できることに魅力を感じ、以前にスクリプトで作成していた多くのプロセスについて、すぐにワークフローの構築を開始しました。

しかし、Valarezo氏は、自身の自動化の取り組みの真の影響を示すためには、リーダーシップに響く異なるアプローチが必要であることに気づきました。彼は、Okta Workflowsの技術的な強みを強調しても、ビジネス価値を重視する経営幹部には響かないことを知っていました。

技術的な効率をビジネスインパクトに変換する

Valarezoのリーダーシップチームは、彼が自動化してきたITプロセスの価値と、より上位のサブスクリプションへのアップグレードのビジネス上の正当性を理解したいと考えていました。

説得力のある答えを出すために、彼は単純なタスクからより複雑な自動化まで、複数のプロセスにわたるOkta Workflowsによって生成された時間の節約を計算しました。彼の発見は驚くべきものでした。

約2年分の作業時間を節約：控えめな見積もり

従来の手動プロセスを自動化することで、ヴァラレソ氏はリーダーシップに提示するための説得力のある定量的な指標を得ることができました。1年間の保守的な見積もりを取ると、Okta Workflowsは、そうでなければ 2人年近くを要したであろうIAMタスクを自動化した と彼は計算しました。

たとえば、Valarezo 氏と彼のチームは、以前は20 分かかっていたタスクを、わずか2 ～ 3 分に短縮しました。これらの時間のかかるプロセスの多くは、新しい従業員や契約社員への Identity およびアクセス の提供と、休職の処理に関連していました。

さらに、従業員がセキュリティトレーニングを完了したかどうかを割り当て、追跡、処理することは、複数の段階と数千回の実行を伴うタスクであり、四半期ごとに実行できる構造化された反復可能なワークフローになりました。

多くの反復的なタスクを自動化することで、サービスデスクの従業員は効率的に監視および管理でき、上級エンジニアはより技術的で戦略的なイニシアチブに集中できます。

Okta Workflowsによる自動化の主な成功

Valarezoは、Okta Workflowsを使用した自動化の取り組みが、次のプラクティスに役立つことを発見しました。

• HR主導のプロビジョニングを大規模に実現: 新規アカウントの作成を自動化することで、以前は20分間の手作業だったプロセスが効率化され、30日間で約300人の新規従業員のオンボーディングがスムーズになりました。Workflowsがなければ、重複するユーザー名やメールアドレスなど、ID作成時の競合を検知して修正する機能もなかったため、このプロセスはIT部門の時間とリソースを大幅に消耗していたでしょう。
• IT運用における「シフトレフト」戦略：Pabloのチームは、セキュリティを損なうことなく、戦略的にタスクをサービスデスクの従業員に移行しました。自動化をロックダウンし、制御されたアクションをサービスデスクに委任しながら監督を維持することで、効率を向上させながら、重要なIT運用を保護しました。
• セキュリティとコンプライアンスの向上：ワークフローによって時間の節約になり、ID管理プロセスが安全で反復可能、かつ監査可能な手順に従うことが保証されました。

新規ユーザー向けのアドバイス：どこから始めるべきか？

Okta Workflowsを初めて使用する組織のために、Pabloは以下を提案します。

• プロセスを diagram 化する
  • Workflowを構築する前に、Lucidchartのようなツールを使用して、自動化したいプロセスのロジックをマッピングします。
  • 図を作成する際は、自動化のパフォーマンスをどのように追跡およびレポートするかを検討してください。
  • 下の図に示すように、1つのアプローチは、レポートコンポーネント（たとえば、青色のCapture Workflow Event - Helper Flow）を組み込むことです。このヘルパーフローは、ワークフロー実行データをスプレッドシートに保存するように構成でき、レポート作成の目的で呼び出すことができます。
  • 既存または新しく作成されたワークフローは、必要に応じてレポートHelperフローを呼び出すように設定できます。
• メカニズムを理解する – ワークフローカードの機能と、複雑な自動化に取り組む前に小さなタスクを繰り返す方法を学びます。
• Workflows Slack Communityを活用する – 2,100人以上のメンバーがいるMac Admins Slack Workflowsコミュニティ（#okta-workflowsチャンネル）は、学習とコラボレーションのための貴重なリソースです。
• Workflows Community Forumを活用する - Workflows community forumで質問をしたり、フローテンプレートを投稿したりできます。
• ビジネス用語で話す – IT専門家は、技術的な詳細に囚われがちです。リーダーシップは、コスト削減、セキュリティの向上、および運用効率を重視しています。自動化を時間とコストの節約に翻訳することで、より説得力のある主張になります。

以下の図は、自動化のパフォーマンスを追跡するためのレポートコンポーネントの統合など、Workflowのマッピングの例を示しています。
 

価値の測定と伝達

Valarezoは、自動化によって得られた投資収益率（ROI）を報告するための、より構造化された方法に取り組んでいます。彼のチームは、Workflowsの影響をビジネス用語で定量化するPower BIダッシュボードを作成しており、それによりITチームは、自分たちが節約した時間と金額を認識するために必要な可視性を得ることができます。

Helperフローを設定する前に、以下に示すようなスプレッドシートを作成して、列が定義され、Create Rowカードで使用できるようにする必要があります。データが収集されると、数式とピボットテーブルを使用して、実現された価値を分析およびレポートできます。

この基本的な設計は、自動化の影響に関するより深い洞察を提供するために、さらに強化することができます。
 

注：以下のスプレッドシートは、説明のみを目的としており、NFIが達成した実際の作業とコスト削減を反映したものではありません。

ITリーダーへのアドバイス

「技術者の帽子は脇に置いて、上司の言葉で話しましょう。」

自動化の取り組みが作業時間の節約やセキュリティリスクの軽減につながる場合は、それらの成功を財務上の成果に結び付けます。それがIT部門がビジネス戦略テーブルに着席できる方法です。人員削減とより少ないリソースでより多くのことを行うというプレッシャーが高まる中、自動化は単なるあると便利なものではなく、不可欠なものです。ほとんどの人が実行できる安全に構築され、再現性のあるプロセスを持つことが重要です。Valarezo氏のOkta Workflowsの道のりは、自動化がITとビジネスの成功をどのように推進できるかの証です。

Pablo Valarezo氏の話をもっと聞いてみませんか？

Okta Workflows Identity automationオンラインミートアップの価値を計算する に 3月20日、2025年午前9時PST に 登録 します。 Pablo Valarezo がOkta自身の Max Katz との経験について話し合い、 Okta Workflowsの価値を最大化 するための洞察を共有します。

パワーユーザーになることに興味がありますか？

Okta Certified Workflows — Specialty Certification Examの受験をご検討ください。