人事情報システム

人事システムとITシステムを安全に接続して、オンボーディングからオフボーディングまで自動化

課題

人事部門は、従業員データをIT部門と共有し、従業員の入社、異動、離職に合わせて、ユーザーやアプリケーションのプロビジョニング、更新、プロビジョニング解除を行う必要があります。このようなデータ交換は、メール、添付ファイル、またはファイル抽出を介して手作業で行われることが多く、そのために問題が発生します。また、企業の成長とともに、問題は深刻化していきます。

  • 従業員のオンボーディング/オフボーディングを手作業で行うことは、非効率的であり、エラーを起こしやすい
  • オフボーディング時のアカウントのプロビジョニング解除が遅れる場合や不完全な場合には、セキュリティのリスクが生じる
  • 人事とITのやりとりが継続することで、部門間の摩擦が起こる
  • アプリのプロビジョニングやアクセス許可の更新を従業員が待つ必要があり、生産性が低下する

解決策

ITシステムと人事システムの間にOktaの統合があらかじめ組み込まれているので、時間がかかってエラーを起こしやすい手作業のライフサイクル管理プロセスを自動化できます。Oktaは、従業員データや人事システムのトリガーに基づいて、新規ユーザーのプロビジョニング、アプリのアクセス許可の更新、システム全体での従業員プロファイル更新の同期、ユーザーの迅速なデプロビジョニングなど、ITプロセスを自動化できます。

HRISエコシステムのダイアグラム(クロップ)

ITの生産性を向上

  • ルールベースのプロビジョニングにより、アプリケーションや権限の割り当てを合理化
  • 人事システムとITシステムのユーザープロファイルを同期させ、手作業でのデータ移行によるエラーを排除

従業員のエクスペリエンスを改善

  • 入社初日からアプリへのアクセスを新入社員に提供 - ヘルプデスクのチケットを提出する必要なし
  • プロファイルの更新やパスワードのリセットなど、従業員のセルフサービスを可能に
  • 役割やチームの変更時に、従業員のアクセス許可を適切なレベルに保持

従業員のオフボーディングでセキュリティを強化

  • 人事システムからのトリガーに基づいて、すべてのアプリへのアクセスを即座に無効化
  • ネイティブのモバイルアプリを含め、デバイス間でのアクセスを無効化