Oktane verpasst? Entdecken Sie die Highlights der Flowcase-Session
Das Trevor Project ist seit Langem eine wichtige Anlaufstelle und bietet LGBTQ+-Jugendlichen lebensrettende Unterstützung durch Suizidprävention und Krisenintervention. Als das Team der Organisation rasant wuchs – von 400 Mitarbeitenden vor wenigen Jahren auf über 700 heute –, sah es sich einer zunehmend komplexen IT-Landschaft mit mittlerweile über 100 Anwendungen gegenüber.
Dieses Wachstum zu bewältigen und gleichzeitig das gleiche Maß an Wirkung und Sorgfalt zu bewahren, hat echte Herausforderungen mit sich gebracht. Der Bedarf an Support und Wartung an die IT-Abteilung führte zu einem Bearbeitungsstau, verlangsamte die Reaktionszeiten und belastete eine ohnehin schon kritische Mission zusätzlich.
Da sie einen besser skalierbaren Ansatz benötigten, suchte The Trevor Project nach einer Lösung zur Automatisierung sich wiederholender Routineaufgaben. Sie brauchten etwas, das sich in hohem Maße anpassen lässt, ohne oder mit wenig Code auskommt, einfach zu warten und benutzerfreundlich ist.
Dies führte sie zur Entdeckung von Okta Workflows, einer leistungsstarken, codefreien Automatisierungs- und Orchestrierungsplattform, die komplexe IT- und Sicherheitsaufgaben vereinfacht. Mit seiner intuitiven Benutzeroberfläche steigert Okta Workflows die Effizienz, erhöht die Sicherheit und gewährleistet Compliance – alles mit nur wenigen Klicks.
Wir stellen Jazz Shrimp vor: IT-Optimierung mit vier leistungsstarken Anwendungsfällen
Um ihren wachsenden operativen Herausforderungen zu begegnen, entwickelte The Trevor Project etwas Innovatives: eine maßgeschneiderte Slack-Anwendung namens „Jazz Shrimp“. Jazz Shrimp dient als zentrale Drehscheibe für eine effiziente und reibungslose Verwaltung. Es ermöglicht Teams, Aufgaben und Arbeitsabläufe direkt in Slack zu verwalten, wodurch Prozesse optimiert und die Gesamtproduktivität gesteigert werden.
Jazz Shrimp nutzt den Connector Builder von Okta, der eine schnelle Abwicklung von Anfragen an Slack und verschiedene Enterprise-APIs wie Jamf, Zoom, LastPass und andere ermöglicht. Da Okta Workflows Aktionen unterstützt, die über die Slack-Oberfläche aufgerufen werden, ermöglicht Jazz Shrimp den Infrastruktur- und Helpdesk-Teams, wichtige Aufgaben direkt auf einer einzigen Plattform auszuführen – und gleichzeitig das Vertrauen und die Effizienz im gesamten Unternehmen zu steigern.
Jazz Shrimp hat sich zu einem wichtigen Motor für The Trevor Project entwickelt, indem es kritische Prozesse automatisiert und die Art und Weise, wie die IT-Teams alles handhaben, grundlegend verändert hat. Hier ein kleiner Einblick in die beeindruckenden Fähigkeiten, die Jazz Shrimp zu bieten hat.
On/Offboarding
Jazz Shrimp übernimmt über 50 kritische Schritte und stellt sicher, dass jedes neue oder ausscheidende Teammitglied genau die benötigten Zugriffsrechte erhält – nach dem Prinzip der minimalen Berechtigungen. Beim Offboarding sichert die Software die Benutzerdaten, benachrichtigt die Beteiligten und protokolliert alle Daten und Aktionen. Sie koordiniert sogar die Abholung der Geräte mit dem Logistikdienstleister, speichert Entsperrcodes sicher und ungültig macht Tokens und Zugangsdaten, um sicherzustellen, dass kein Sicherheitsschritt übersehen wird.
Gerätevertrauen
Mit Jazz Shrimp ist die Gerätevertrauensstellung nur einen Klick entfernt. IT-Mitarbeiter wählen einfach die Aktion „Gerätevertrauensstellung aktivieren“ aus und fügen Geräte so für 24 Stunden einer Jamf-Gruppe hinzu, bevor sie automatisch wieder entfernt werden. Dies gewährleistet zukünftige Registrierungen ohne manuelle Eingriffe in der Jamf-Konsole.
Admin Elevation
Für diese temporären Administratorrechte vereinfacht Jazz Shrimp den Prozess mit einer schnellen Aktion „Temporäres Administratorkonto bereitstellen“. Der anfordernde Benutzer wählt ein Ziel aus und sendet die Anfrage. Anschließend bestätigt JS die Aktion, weist die Administratorrechte zu und entfernt sie nach einer Stunde. Diese nahtlose, automatisierte Erhöhung macht die manuelle Nachverfolgung überflüssig und stellt sicher, dass nur notwendige, zeitgebundene Zugriffe bestehen.
Computersperre
Wenn es auf Sicherheit ankommt, bietet Jazz Shrimp dem IT-Team die passende Lösung und automatisiert den Computersperrprozess. Jazz Shrimp ermöglicht es einem IT-Teammitglied, die Geräte eines Benutzers mit einer einzigen Reaktion in Slack zu sperren, wodurch sichergestellt wird, dass Gerätesperren überprüft, verarbeitet und protokolliert werden. Falls das Schloss umgedreht werden muss, stellt Jazz Shrimp die Codes bereit, sodass alles unter Kontrolle und sicher bleibt.
Und das Potenzial von Jazz Shrimp hört hier noch lange nicht auf. Seine Leistungsfähigkeit wird ständig erweitert und bietet unzählige Möglichkeiten zur Automatisierung komplexer Arbeitsabläufe und ermöglicht es dem IT-Team von The Trevor Project, noch mehr Innovationen voranzutreiben.
Die Auswirkungen von Jazz Shrimp auf Effizienz und Kosteneinsparungen
Jazz Shrimp, powered by Okta Workflows, hat die Abläufe bei The Trevor Project optimiert und ermöglicht es IT-Teams, Innovationen ohne großen Entwicklungsaufwand voranzutreiben. Mit einem kostengünstigen und wartungsarmen Setup, das ohne oder mit nur geringem Programmieraufwand auskommt, steigert Jazz Shrimp die Effizienz kritischer Arbeitsabläufe.
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Erhebliche Zeitersparnis für IT-Teams:Jährlich werden über 5.500 Personenstunden an administrativen Aufgaben automatisiert.
- Erhebliche Kostensenkung: Mehr als 300.000 USD eingespart jährlich an Arbeitskosten
- Hohe Zuverlässigkeit und Benutzerfreundlichkeit: 98,7 % Erfolgsquote beim ersten Versuch, die meisten Fehler lassen sich durch einen einfachen Wiederholungslauf beheben.
- Robuste Integration: 79 Echtzeitverbindungen zu externen Systemen
- Skalierbarkeit in der Praxis: 3,69 Millionen Okta-Workflow-Ausführungen in 167 aktiven Workflows, die Jazz Shrimp unterstützen
Jazz Shrimp hat sich zu einem unschätzbaren, skalierbaren Gut entwickelt, das es The Trevor Project ermöglicht, sich voll und ganz auf seine Mission zu konzentrieren, junge LGBTQ+-Menschen zu unterstützen. Für Organisationen, die diesen Erfolg wiederholen möchten, freuen wir uns, Ihnen mitteilen zu können, dass wir gemeinsam mit The Trevor Project eine maßgeschneiderte Vorlage für diesen Anwendungsfall entwickelt haben, deren Veröffentlichung für Januar geplant ist.
In der Zwischenzeit können Sie hier weitere innovative Beispiele entdecken, die zeigen, wie Okta Workflows Organisationen dabei unterstützt, ihre Abläufe zu optimieren und einen bedeutenden Beitrag zu leisten. Um mehr über die Arbeit des Trevor Project zu erfahren oder dessen Mission zur Suizidprävention unter LGBTQ+-Jugendlichen zu unterstützen, besuchen Sie bitte deren Website.
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Guide: Getting Started with Okta Workflows
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