Okta Workflows-Tutorial: Benachrichtigung, wenn ein Benutzer gesperrt wird

Okta Workflows ist eine No-Code-Plattform zur Automatisierung von Identitätsprozessen. 

Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt, wie ein No-Code-Workflow erstellt wird, der eine Benachrichtigung sendet, wenn ein Benutzer in Okta gesperrt wird.

Dies sind die Themen:

• So erstellen Sie Ihren ersten Flow
• So lösen sie einen Flow aus, wenn ein Benutzer gesperrt wird
• So senden Sie eine E-Mail, wenn ein Benutzer gesperrt wird
• So testen Sie einzelne Karten und den gesamten Flow

Der Flow, den Sie erstellen werden, sieht folgendermaßen aus:

Was ist Okta Workflows?

Okta Workflows ist eine No-Code-Plattform, mit der Sie Automatisierungen erstellen können, um Identitätsprozesse zu unterstützen. Zum Beispiel können Sie die folgenden Workflows erstellen, ohne die IT oder Entwickler:innen um Hilfe zu bitten:

• Zurücksetzen von Passwörtern für Endanwender-Sessions, falls verdächtige Aktivitäten entdeckt werden.
• Erteilen oder Aufheben von Zugriffsrechten auf Anwendungen.
• Versand von Benachrichtigungen (Slack, E-Mail) bei wichtigen Events in Ihrer Okta-Organisation.
  • In diesem Tutorial führen Sie einen Flow aus, wenn ein Event eintritt, das zur Suspendierung eines Benutzers führt.
• Erstellung grundlegender Reports.

In dieser Liste haben wir zusammengefasst, welche Möglichkeiten Ihnen offenstehen.

Wie Sie Zugang zu Okta Workflows erhalten

Um dieses Tutorial zu absolvieren, benötigen Sie Zugang zu Workflows.

Es gibt zwei Optionen, auf Workflows zuzugreifen:

1. Wenn Sie bereits Okta-Lösungen im Einsatz haben, haben Sie möglicherweise auch schon die Berechtigung, auf Workflows zuzugreifen.
2. Der Zugang zu Workflows ist in der kostenlosen Testversion der Okta Workforce Identity Cloud (WIC) enthalten.

Workflows bei Verwendung anderer Okta-Produkte

Wenn Sie über Okta SSO (Single Sign-On) oder Okta UD (Universal Directory) verfügen, haben Sie möglicherweise Anspruch auf Workflows. Überprüfen Sie, ob Sie auf Workflows zugreifen können, indem Sie zu Okta Organizations > Administrator > Workflows > Workflows-Konsole navigieren.

Wenn Sie diese Produkte nutzen, aber keinen Zugriff auf Workflows haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Kundenbetreuer. Oder kontaktieren Sie mich gerne; ich werde versuchen, Ihnen zu helfen.

Okta Workflows im Rahmen der Testversion der Workforce Identity Cloud (WIC)

So registrieren Sie sich für eine Testversion der Workforce Identity Cloud:

1. Gehen Sie bitte auf die kostenlose Testversion von Okta Workforce.
2. Registrieren Sie sich für eine WIC-Testversion, um auf Workflows zuzugreifen.

Wie Sie die Okta Workflowsflows-Konsole öffnen

Um auf Workflows zuzugreifen:

1. Melden Sie sich in Ihrer Okta-Organisation an
   • Wenn Sie die Testversion verwenden, finden Sie die URL Ihrer Organisation in einer E-Mail mit dem Betreff Activate your Okta account.
   • Sie sieht folgendermaßen aus: https://trial-<ID>.okta.com. Hier ein Beispiel: https://trial-6093533.okta.com.
2. Klicken Sie auf Admin (oben rechts), um auf die Admin-Konsole zuzugreifen.
3. Klicken Sie auf Workflows > Workflows-Konsole, um Workflows im Menü auf der rechten Seite zu öffnen.

Sie finden dort die Workflows-Homepage:

Flow erstellen

Das Erstellen des Flows umfasst die folgenden Schritte:

1. Einen neuen Flow erstellen
2. Einrichten eines Events für die Flow-Ausführung

Einen neuen Flow erstellen

1. Klicken Sie in der Workflows-Konsole auf Flows.
2. Klicken Sie im Standardordner auf + New Flow, um einen neuen Flow zu erstellen.
3. Klicken Sie auf Unnamed (obere linke Ecke)
4. Geben Sie als Namen User Suspended Notification ein
5. Geben Sie bei Beschreibung ein: This flow sends a notification when a user is suspended.
6. Außerdem prüfen Sie, ob die Option Save all data that passes through the Flow? aktiviert ist. Sie werden diese Funktion am Ende dieses Tutorials nutzen.
   

• Klicken Sie auf Save, um den Namen und die Beschreibung des Flows zu speichern.

Sie haben Ihren ersten Flow erstellt!

Der folgende Abschnitt zeigt, wie ein Flow aufgerufen wird, wenn ein Benutzer gesperrt wird.

Einrichten eines Events für die Flow-Ausführung

Der Flow soll ausgeführt werden, wenn ein Benutzer gesperrt wird.

So fügen Sie ein Event hinzu, um den Flow auszuführen:

1. Klicken Sie in dem Feld, in dem When this happens steht, auf Add event.
2. Wählen Sie Okta aus der App-Liste aus.
3. Suchen und wählen Sie im Okta -Ereignis-Menü das Ereignis User Suspended aus (Sie können nach dem Ereignis suchen).

Wenn dies Ihr erster Flow ist oder Sie keine Verbindung zu Okta haben, sehen Sie Folgendes und müssen eine Verbindung zu Okta herstellen.

Wenn Sie bereits eine Verbindung zu Okta haben, verwenden Sie diese. Sie können dann zum nächsten Abschnitt springen.

Einrichtung der Verbindung zu Okta

1. Klicken Sie auf +New Connection.
2. Geben Sie für Connection Nickname Okta Connection ein.
3. Geben Sie im Feld Domain Ihren Domain-Namen ohne das http://ein
   • Hier ein Beispiel: trial-6093533.okta.com.
4. Öffnen Sie die Okta Admin-Konsole in einer neuen Browser-Registerkarte und navigieren Sie zu Applications > Applications.
5. Klicken Sie auf Okta Workflows OAuth.
6. Klicken Sie auf die Registerkarte Sign On.
7. Kopieren Sie die Client-ID.
8. Kehren Sie zu Workflows zurück und fügen Sie sie in das Feld Client ID ein.
9. Kopieren Sie das Client-Secret.
10. Kehren Sie zu Workflow zurück und fügen Sie es in das Feld Client Secret ein.
11. Klicken Sie auf Create, um die Verbindung zu Okta einzurichten.

Der Flow mit dem Event „User Suspended“

Ihr Flow sieht nun folgendermaßen aus:

Workflows überwacht dieses Event (user suspended), und wenn eine Person in einer Organisation gesperrt wird, wird dieser Flow ausgelöst.

Die Ausgabefelder, die Sie in der Karte User Suspended sehen, sind die Informationen, die die Karte zur Verfügung stellt (wenn das Ereignis ausgelöst wird). Sie können jedes der Felder in anderen Flow-Schritten verwenden.

Im nächsten Abschnitt erstellen Sie eine Nachricht, die per E-Mail versendet wird.

Erstellen der E-Mail-Nachricht

Um eine Nachricht zu erstellen, verwenden Sie die Compose-Karte.

Im vorherigen Abschnitt haben Sie erfahren, wie ein Event einen Flow aufruft. Weitere Flow-Komponenten sind App-Aktionen und Funktionen.

• App-Aktion – ein Schritt, der Dienste wie Gmail, Slack und andere steuert.
• Funktion – ein Schritt, um mit den Daten in einem Flow zu interagieren, sie zu ändern oder zu steuern.

Um die Karte Compose hinzuzufügen:

1. Klicken Sie auf Add function.
2. Wählen Sie die Kategorie Text und wählen Sie dann die Funktion Compose.
3. Geben Sie in der Karte Compose Folgendes ein:
   Hello,

   User with the following username was suspended:

4. Suchen Sie auf der Karte User Suspended nach Okta User > Alternative ID.
5. Ziehen und verbinden Sie das Feld Alternative ID aus der Karte User Suspended und platzieren Sie es hinter dem Wort suspended: in der Karte Compose.
6. Klicken Sie auf Save, um den Flow zu speichern.

Ihr Flow wird wie folgt aussehen:

Testen der Karte „Compose“

Eine praktische Funktion in Workflows ist die Möglichkeit, eine Karte einzeln zu testen.

Klicken Sie in der Compose-Karte auf den Play-Button ▶️ unten auf der Karte. Sie müssen Beispieldaten für das zweite Feld eingeben und dann auf Test klicken, um die Kartenausgabe anzuzeigen.

Es ist eine bewährte Methode, jede Karte einzeln zu testen, während Sie einen Flow erstellen.

Im nächsten Abschnitt wird eine Karte hinzugefügt, um E-Mail-Benachrichtigungen zu senden.

E-Mail-Benachrichtigung senden

In diesem Schritt fügen Sie die Gmail-Karte hinzu, um eine E-Mail zu senden.

Senden von E-Mails mit der Karte „Gmail“

Schritte zum Hinzufügen der Gmail – Send Email-Karte:

1. Klicken Sie auf Add app action.
2. Suchen Sie die Gmail-App.
3. Suchen Sie die Aktion Send Email und klicken Sie darauf.
4. Wenn Sie die Gmail-Karte zum ersten Mal verwenden, klicken Sie auf + New Connection und folgen Sie den Schritten, um Ihren Gmail-Account zu authentifizieren.
   • Sie benötigen Zugriff auf einen Google Workspace-Account, um diese Karte zu verwenden (kein privates Gmail).

Die Karte Send Email sieht wie folgt aus:

Als Nächstes müssen Sie Felder auf der Karte Send Email festlegen.

1. Geben Sie im Feld Email Ihre E-Mail-Adresse (oder eine andere E-Mail-Adresse, die Sie abrufen können) ein
2. Geben Sie für das Feld Subject User suspended ein.
3. Ziehen Sie für das Feld Body das Feld output von der Karte Compose und verbinden Sie es mit dem Feld Body in der Karte Send Email.
4. Alle anderen Felder sind optional.
   • Wenn Sie diese lieber ausblenden möchten, klicken Sie auf der Gmail-Karte auf ⚙️ > Choose fields.
5. Klicken Sie auf Save, um den Flow zu speichern

Der Flow sollte nun folgendermaßen aussehen:

Testen der Karte „Gmail – Send Email“

So testen Sie die Karte Send Email:

1. Klicken Sie auf den Play-Button ▶️ (Wiedergabe).
2. Die Felder To und Body werden mit Daten aus der Karte vorausgefüllt. Füllen Sie das Beispielfeld Body aus und klicken Sie auf Test.
3. Überprüfen Sie die E-Mail-Adresse, die Sie in das To-Feld eingegeben haben.

Sie können einen anderen E-Mail-Anbieter verwenden, wenn Sie keinen Zugriff auf Google Workspace haben.

Senden von E-Mails mit der Karte „Office 365 Mail“

Dieser Abschnitt ist optional.

Wenn Sie keinen Zugriff auf Google Workspace Gmail haben, können Sie die Office 365 Mail-Karte verwenden.

1. Klicken Sie auf Add app action.
2. Suchen und klicken Sie auf die App Office 365 Mail.
3. Suchen Sie die Aktion Send Email und klicken Sie darauf.
4. Wenn Sie die Office 365-Karte zum ersten Mal verwenden, klicken Sie auf + Neue Verbindung und folgen Sie den Schritten, um Ihren Office 365-Account zu authentifizieren.
5. Füllen Sie die Kartenfelder wie im folgenden Screenshot dargestellt aus.

Der folgende Abschnitt zeigt Ihnen, wie Sie den gesamten Flow testen.

Test des Flows

Sind Sie bereit, den Flow zu testen?

Aktivieren des Flows

1. Klicken Sie auf Save, um alle Änderungen zu speichern.
2. Der Flow muss aktiviert sein, um ausgeführt zu werden. Öffnen Sie das Menü der Schaltfläche Flow is OFF und betätigen Sie den Schalter, um den Flow zu aktivieren.

Um eine Flow-Ausführung anzuzeigen, wechseln Sie zur Registerkarte Execution History. Derzeit ist sie leer, aber hier sehen Sie, wie der Flow ausgeführt wird, sobald eine Person gesperrt wird:

Wenn Sie auf der Registerkarte Execution History die Meldung Execution history is not enabled for this Flow sehen, aktivieren Sie die Option Save all data that passes through the flow:

Benutzer sperren

Um den Flow zu testen, benötigen Sie eine Person Ihrer Organisation, die Sie testweise sperren können.

1. Navigieren Sie in einer anderen Browser-Registerkarte zu Okta organization > Admin > Directory > People
2. Klicken Sie auf Add person, um eine neue Person hinzuzufügen. Sie können auch eine vorhandene Person verwenden. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus und klicken Sie auf Save.

Dies ist die People-Seite:

So sperren Sie einen Benutzer:

1. Klicken Sie auf einen Benutzer.
2. Wählen Sie More Actions > Suspend, um den Benutzer zu sperren.

Überprüfen des Flow-Ausführungsverlaufs

Wechseln Sie zur Browser-Registerkarte für Workflows und öffnen Sie die Registerkarte Execution History. Sie sehen eine Flow-Ausführung, die den Benutzer peter@atko.email sperrt.

Wenn Sie eine:n andere:n Benutzer:in zum Sperren auswählen, wird eine weitere Flow-Ausführung hinzugefügt. In dieser Flow-Ausführung ist maya@atko.email gesperrt:

Wenn Sie sich die Registerkarte Execution History genauer ansehen, erkennen Sie, wie Daten von Karte zu Karte weitergegeben werden. When Sie komplexere Flows erstellen, verwenden Sie die Registerkarte Execution History, um die Ausführung zu überwachen und zu sehen, welche Daten zwischen den Karten übergeben werden.

So sieht die E-Mail aus:

Flussdiagramm

Um den Flow im Überblick zu sehen, wechseln Sie zur Registerkarte Flow Chart:

Ihre Erkenntnisse

In diesem Tutorial haben Sie einen No-Code-Workflow erstellt, der aufgerufen wird, wenn eine Person deaktiviert wird, und daraufhin eine E-Mail versendet. Sie haben Folgendes gelernt: 

• Wie Sie einen Flow erstellen
• Wie Sie einen Flow basierend auf einem Event auslösen (Benutzer gesperrt)
• So senden Sie eine E-Mail, wenn ein Benutzer gesperrt wird
• Wie Sie eine einzelne Karte und den Flow testen

Weitere Ressourcen, die Ihnen beim Lernen helfen

• Unsere Workflow-Experten stehen Ihnen während unserer wöchentlichen Community-Sprechstunde zur Verfügung.
• Mehr in unseren Workflows-Videos.
• Wenden Sie sich an unseren Support: Diskutieren Sie über ein Workflows-Thema oder stellen Sie eine Frage.
• Holen Sie sich Hilfe aus der Community: Treffen Sie uns im #okta-workflows channel auf dem MacAdmins Slack.