ENGIE loopt voorop naar een duurzame toekomst. Okta speelt daarbij een cruciale rol.

Een sector in beweging

De energiesector staat aan de vooravond van een enorme omwenteling. Op de ondernemersbeurs Bpifrance Inno Génération die in 2016 in Parijs werd gehouden, hield Isabelle Kocher, CEO van ENGIE Group, een presentatie. Ze noemde de klimaatverandering "een niet mis te verstane oproep aan ieder van ons … om een volledig nieuw concept te bedenken". En Isabelle Kocher voegde de daad bij het woord door ENGIE, een internationale leverancier van elektriciteit, aardgas en energieservices, opdracht te geven de transitie naar een meer duurzame, koolstofvrije wereld in gang te zetten.

Het "volledige nieuwe concept" van Isabelle Kocher is gebaseerd op twee pijlers die onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn: energie en digitalisering. Enerzijds het ontwikkelen van hernieuwbare energie-oplossingen om een wereld met een beter geopolitiek evenwicht mogelijk te maken. Anderzijds het optimaal benutten van het internet der dingen om klanten te helpen hun energieverbruik te stroomlijnen en te optimaliseren.

ENGIE stapt over van een hiërarchisch bedrijfsmodel naar een platte organisatiestructuur die over 24 geografisch georiënteerde business units is verspreid. Op deze manier wil de organisatie haar 150.000 werknemers meer mogelijkheden bieden om de weg naar deze nieuwe wereld van energie vrij te maken. Claude Pierre, Deputy Group CIO, legt het als volgt uit: "In de oude wereld was alles gericht op de productie van energie. Nu gaan we geleidelijk over naar een meer gedecentraliseerde omgeving, met meer hernieuwbare energiebronnen in de energiemix."

“Onze klanten willen meer betrokken worden bij de manier waarop ze energie verbruiken en de manier waarop energie wordt geproduceerd", aldus Claude Pierre. Om die reden wil ENGIE zich meer op het lokale niveau richten, om oplossingen te ontwikkelen die zijn afgestemd op de specifieke bijzonderheden van lokale markten.

Een zoektocht naar flexibele verbinding

De ENGIE Group Digital and IT Department kreeg opdracht de 24 nieuwe business units te ondersteunen met consistente, betrouwbare wereldwijde oplossingen, en ze tegelijk de vrijheid geven om zich op lokaal niveau aan te passen. Vanaf het begin wisten Claude Pierre en zijn team al dat cloudoplossingen en ondersteuning voor mobiele toegang een centrale rol in de transformatie zouden spelen.

De juiste Identity and Access Management-oplossing zou hierbij van doorslaggevend belang zijn. "We wilden een wereldwijde oplossing implementeren die alle geografische regio's zou ondersteunen en die vanaf elke device en vanaf elke locatie toegang tot alle applicaties zou bieden", vertelt Claude Pierre. Die oplossing moest eenvoudig, veilig en gebruiksvriendelijk zijn.

Bij de evaluatie van leveranciers hanteerde Claude Pierre drie primaire vereisten waaraan de identity-oplossing moest voldoen:

1. Betrouwbaarheid. ENGIE heeft werknemers over de hele wereld die dag en nacht actief zijn en dus altijd toegang tot hun IT-oplossingen moeten hebben.

2. Neutraliteit. De ENGIE Group Digital and IT Department was van plan Microsoft-gerichte samenwerkings- en productiviteitstools te implementeren, maar wilde er zeker van zijn dat het nieuwe platform net zo eenvoudig en effectief met niet-Microsoft-applicaties kon communiceren.

3. Toekomstbestendigheid. Een sector die zo snel verandert, heeft een identity-oplossing nodig die voortdurende aanpassingen en innovaties stimuleert en faciliteert. Zowel nu als in de nabije toekomst.

Een soepelere, eenvoudigere F&O-experience

Het ENGIE-team was onder de indruk van Okta's user experience en de ondersteuning die Okta hen tijdens het testen gaf. Security was ook een belangrijke factor bij de keuze voor Okta. Lokale IT-managers waardeerden het feit dat Okta niet-intrusief was en met bestaande on-prem infrastructuren kon werken in plaats van grote veranderingen af te dwingen en daarmee potentiële ingangen voor hackers te creëren.

Maar wat was de belangrijkste reden dat ENGIE voor Okta koos? Net als bij andere grote enterprises zijn er bij ENGIE ook voortdurend fusies en overnames: er worden organisaties overgenomen en er gaan organisaties zelfstandig verder. En ondertussen moet iedereen tevreden en productief kunnen blijven werken. De IT kan via Okta Universal Directory heel eenvoudig data uit verschillende directory's van het bedrijf synchroniseren, wat een enorme verbetering is in vergelijking met het uiterst complexe en tijdrovende proces dat voorheen werd gebruikt.

Zo kan de samenwerking met een overgenomen domein al binnen twee weken in plaats van twee maanden worden gestart. Nu alle meer dan 100 AD-domeinen met Okta zijn verbonden, kunnen gebruikers in alle domeinen eenvoudig worden geprovisioneerd via één geconsolideerd AD-domein, waardoor de synchronisatie met Office 365 veel eenvoudiger verloopt. AD FS is vervangen door Okta Single Sign-On om federation van gebruikers met Office 365 mogelijk te maken. Als ENGIE een gebruiker wil deprovisioneren, is er slechts één AD-update nodig om de toegang tot zowel on-prem als cloudapps in te trekken.

Okta biedt ENGIE een ongekende flexibiliteit en responsiviteit, niet alleen voor de integratie van nieuwe apps, maar ook voor de integratie en verzelfstandiging van bedrijfsonderdelen en de ingrijpende overstap naar een gedistribueerd organisatiemodel.

Gedistribueerde IT die wereldwijd werkt

Het ENGIE-team had een extreem krappe tijdlijn gezien de omvang van de organisatie en de doelen die ze zich hadden gesteld. Chief Infrastructure Officer Youssef Tahani kreeg begin januari 2016 opdracht een samenwerkingsplatform voor 120.000 werknemers te bouwen. Dat was slechts een paar maanden nadat ze met Okta in zee waren gegaan. Ze zouden beginnen met het uitrollen van Yammer en Skype, gevolgd door Microsoft Exchange Online en de rest van de Office 365-portfolio.

De Okta-implementatie nam drie maanden in beslag en werd nauw geïntegreerd met lokale ondersteuningsactiviteiten, zodat elk team zich actief bij de transitie betrokken voelde. "Dit gedecentraliseerde ondersteunings- en servicemodel is voor ons van het grootste belang", zegt Youssef Tahani. "In het centrale team kunnen we veel leren van onze lokale collega's die te maken hebben met allerlei verschillende configuratie, situaties, beperkingen en agenda's."

ENGIE Corporate IT werkte nauw samen met de lokale IT-organisaties om processen te ontwikkelen en centrale infrastructuurcomponenten te definiëren. Het team stelde "technische deelnameregels" op om een consistente structuur te creëren. Zo kon elke IT-organisatie op dezelfde manier toegang tot het gemeenschappelijke platform krijgen. Lokale IT-teams die toegang tot het platform hadden, konden eenvoudig de vereiste of gewenste applicaties voor de werknemers of business units in die regio "inschakelen". In januari waren de lokale teams aan het platform gekoppeld en was het programma van start gegaan.

Een meer inclusieve enterprise

Nadat Office 365 in de hele organisatie was geïmplementeerd, kwamen er verzoeken binnen om meer applicaties aan het platform toe te voegen. Eerst was de beurt aan Syncplicity, een applicatie voor het synchroniseren en delen van bestanden. Daarna werd OneHR toegevoegd, een human resources-managementtool voor de hele organisatie.

Okta zorgde er ook voor dat ENGIE's cloudapplicaties volledig van de on-prem infrastructuur waren losgekoppeld. Zo kon de IT voldoende tijd nemen om de AD op te schonen zonder dat de onboarding van nieuwe cloudapps in het gedrang kwam. De onboarding van nieuwe apps verloopt nu zeven dagen sneller, wat uiteraard niet onopgemerkt is gebleven bij het management van ENGIE. Op dit moment heeft de IT op verzoek van verschillende wereldwijde en lokale managers al meer dan 40 applicaties met Okta geïntegreerd.

ENGIE heeft ook nog eens 50.000 buitendienstmedewerkers voor het eerst online gebracht. Mensen die vanwege de hoge licentiekosten nog niet waren opgenomen in AD, zijn nu toegevoegd aan Universal Directory en verbonden met het HR-systeem. Er ging een hele nieuwe wereld open voor de buitendienstmedewerkers. Ze kunnen nu samenwerken met de rest van hun collega's en worden bij de organisatie betrokken op manieren die ze nog niet eerder hadden meegemaakt.

Een krachtige interne basis

ENGIE gebruikt momenteel RSA SecureID voor multi-factor authenticatie, maar wil ook Okta Multi-Factor Authentication implementeren om nog een securitylaag toe te voegen voor een streng gereguleerde grote speler op de markt. Okta vereenvoudigt de security en toegang voor de hele organisatie, zodat werknemers op locatie net zo eenvoudig en veilig verbinding met het werk kunnen maken als iemand in het netwerk van de organisatie.

Op dit moment richt ENGIE zijn aandacht op het versterken van het interne samenwerkingsplatform en het integreren van alle applicaties waar mensen om vragen. Nadat die fase is afgerond, is het tijd om een uitgebreider platformecosysteem mogelijk te maken waaraan ook partners en klanten kunnen worden toegevoegd. Op dat punt zou de visie van Isabelle Kocher om via integratie van energie en digitalisering aan de uitdagingen van deze planeet het hoofd te bieden weleens een eigen leven kunnen gaan leiden.

Het beste van beide werelden

Wanneer grote organisaties ingrijpende organisatorische wijzigingen aankondigen, krijgen ze vaak met weerstand te maken. Mensen vinden het moeilijk om een verandering in hun werk te accepteren, ook wanneer die verandering hun uiteindelijk voordeel oplevert. De transformatie van ENGIE is opmerkelijk vanwege het hoge tempo waarin de wijzigingen werden uitgevoerd, en hoe snel de leidinggevenden het vertrouwen van lokale teams wisten te winnen.Youssef Tahani en Claude Pierre schrijven een groot deel van dat succes toe aan de betrouwbaarheid, prestaties en eenvoud van het Okta-platform.

Maar bij Okta weten we dat goed leiderschap het allerbelangrijkste is.

Over ENGIE Group

ENGIE Group is een innovatieve organisatie die elektriciteit, aardgas en energieservices levert en wereldwijd meer dan 150.000 werknemers heeft. ENGIE ontwikkelt zijn activiteiten volgens een model dat op verantwoorde groei is gebaseerd om de transitie naar een koolstofarme economie te stimuleren, zoals toegang tot duurzame energie, beperking van en aanpassing aan klimaatverandering en een verstandig gebruik van grondstoffen. Ga voor meer informatie naar www.engie.com​.