Gatwick Airport neemt een grote vlucht met Okta

Altijd operationeel

Gatwick Airport in het Verenigd Koninkrijk ontvangt elk jaar meer dan 40 miljoen mensen. De luchthaven is letterlijk 24/7/365 operationeel. En dus moeten de applicaties van de organisatie in elke situatie beschikbaar zijn: wanneer een vliegtuig om 3 uur 's morgens aankomt, wanneer het Department of Transport de securityprotocollen aanscherpt of wanneer de vluchten op Europa vanwege een winterstorm niet door kunnen gaan.

De IT speelt een belangrijke rol om enerzijds de passagiers een fantastische en innovatieve experience te bieden en anderzijds de strenge beveiliging, efficiënte bedrijfsvoering en naadloze communicatielijnen in stand te houden. Eigenlijk heeft de IT overal de hand in, van het verbeteren van de bagdrop-systemen tot het stroomlijnen van de wachtrij voor de immigratie- en securitycontroles. Gatwick heeft complexe, gespecialiseerde technologiesystemen ontwikkeld om aan deze behoeften te voldoen, zoals een groot CCTV-netwerk, interfaces voor biometrisch scannen, en systemen voor vliegveldbeheer en vertrekvolgorde in drie on-prem datacenters.

Inzetten op betere communicatie

Toen Michael Ibbitson, CIO van Gatwick Airport, in mei 2012 bij de organisatie ging werken, keurde hij meteen de plannen voor een nieuw datacenter af. In plaats daarvan werden de eerste stappen gezet om de IT-activiteiten van Gatwick naar de cloud te verplaatsen, de realtime vluchtstatusgegevens met alle 25.000 luchthavenmedewerkers te delen (niet alleen met degenen achter de Gatwick-firewall) en een BYOD-policy (Bring-Your-Own-Device) voor de 2600 werknemers te implementeren.

Meer dan de helft van de luchthavenmedewerkers werkt in een operationele functie: in de beveiliging, op het platform of in de terminals. In die tijd hadden deze medewerkers nog niet de beschikking over een computer. Tenzij ze even vrij van hun werk namen om naar een internetcafé te gaan, hadden ze geen toegang tot e-mails van de organisatie, het intranet van de organisatie en de realtime personeelsmededelingen.

In het voorstel van Ibbitson vormde communicatie het hart van de strategie, zodat de luchthavenmedewerkers beter op dreigingen konden reageren en efficiënter konden werken. "We wilden de werknemers een fantastische IT-experience bieden", legt Ibbitson uit. "Zodat zij op hun beurt de passagiers een fantastische experience konden bieden."

Rigoureuze evaluatie

De volgende uitdaging was het vinden van partners die de nieuwe IT-visie konden realiseren. Alle partners van Gatwick moeten aan strikte securityvereisten voldoen om met de op een na grootste luchthaven in het VK te mogen werken. Gatwick verwerkt voor elke passagier gemiddeld zeven verschillende soorten persoonsgegevens. Vermenigvuldig dat met 40 miljoen passagiers per jaar, en u hebt een idee van de omvang.

Een identity management-provider die al die data kon beheren en beveiligen zou van essentieel belang zijn voor de cloudtransitie van Gatwick. Deze provider zou de verbindende factor zijn voor een steeds groter wordende reeks applicaties, services, accounts en inloggegevens.

Het team evalueerde verschillende kandidaten en Okta kwam bovenaan de lijst te staan. Het team van Gatwick vloog naar San Francisco en besteedde drie dagen aan het doornemen van Okta's securityprocedures, het valideren van certificaten en het controleren van processen. "Het bleek dat Okta een eersteklas service bood die aan onze specifieke technische, operationele en securityvereisten voldeed", was de conclusie van Ibbitson.

Alle systemen klaar voor de start

Binnen twee weken nadat de keus op Okta was gevallen, rolde het IT-team van Gatwick een integratie met Active Directory uit en lanceerde de eerste app. "De initiële installatie van Okta verliep bijzonder eenvoudig en dat was erg belangrijk voor ons", vertelt Ibbitson.

De eerste uitbreiding bestond uit SSO, provisioning, wachtwoordreset en kant-en-klare SAML-verbindingen met vier apps, waaronder Box, Yammer en ServiceNow. "Met Okta kon het management zelf mini-audits uitvoeren om te zien of al het werk naar wens verliep", aldus Ibbitson.

Er volgde een BYOD-programma, dat nu 2000 devices met SSO-integratie omvat. "Het mooie van Okta is dat je geen thick client nodig hebt", zegt Ibbitson. "Je hebt alleen maar een Mac met een webbrowser of een tablet op het platform nodig." Toen deze wijzigingen waren afgerond, had het IT-team meer tijd om zich op customer experience, integratie en services te richten.

Momenteel gebruikt Gatwick ook Okta's MFA-service (adaptieve multifactor-authenticatie) om de data van de organisatie en de meer dan 55 apps die werknemers dagelijks gebruiken te beschermen. Het grootste voordeel? Okta helpt het Gatwick-team meer inzicht te krijgen in de applicaties die MFA-bescherming nodig hebben. Apps zoals de flighttracking-app Casper, die gebruikmaakt van openbaar toegankelijke vluchtgegevens, hebben bijvoorbeeld niet dezelfde beveiliging nodig als het HR-portal van Gatwick.

Administrators kunnen verschillende access management-maatregelen aan applicaties toewijzen zonder de login-experience voor gebruikers te veranderen. Gatwick hoeft niet meer te kiezen tussen efficiëntie, gebruiksgemak en beveiliging. Met Okta krijgt de organisatie ze alle drie.

Okta blijft het Gatwick-team ondersteunen bij het bouwen van nieuwe tools die anders niet mogelijk zouden zijn geweest. Ibbitson vat het als volgt samen: "Veel van wat we nu doen is gericht op mogelijkheden die we in de toekomst willen benutten."

Sinds we werken met Okta is de downtime minimaal geweest. We hoeven ons geen zorgen te maken of onze apps wel operationeel zijn, en of onze werknemers wel op de hoogte zijn van wat er gebeurt.

— Michael Ibbitson, CIO, Gatwick Airport

De transformatie neemt een grote vlucht

Op een dag in augustus 2014 vertrokken er maar liefst 906 vluchten vanaf Gatwick Airport. Dat is één take-off per 63 seconden, een wereldrecord voor een luchthaven met één start- en landingsbaan. In 2015 ontving London Gatwick 40 miljoen passagiers waarvan 96% binnen vijf minuten door de security werd geleid.

De luchthaven heeft een opmerkelijke groei doorgemaakt. Sinds Ibbitson CIO werd is het aantal passagiers met 6 miljoen gestegen. Het team schrijft een belangrijke rol in dit succes aan Okta toe. "In de afgelopen vier jaar is er helemaal geen downtime geweest", zegt Ibbitson. Okta biedt de IT de mogelijkheid om processen te stroomlijnen en oudere infrastructuur uit te faseren. Zo heeft de luchthaven al meer dan 200.000 pond aan IT-onkosten kunnen besparen.

De productiviteit ging voor een bedrag van circa 700.000 pond omhoog, omdat iedereen nu alle benodigde informatie onder handbereik heeft en via de selfservice taken kan uitvoeren op een moment dat het goed uitkomt. "Dankzij onze IT-strategie hebben we van Gatwick de meest efficiënte luchthaven ter wereld gemaakt", aldus Ibbitson.

Met Okta kunnen heel eenvoudig taken en toegang tot data aan verschillende werknemers worden toegewezen en ook weer worden ingetrokken. Daarnaast biedt Okta een geavanceerd systeem voor het monitoren van de infrastructuur, het versleutelen van data en het detecteren van ongebruikelijke activiteiten. Ibbitson schat de prijs van Okta's bijdrage aan de beveiliging op 200.000 pond, maar op een totaal van 40 miljoen passagiers is dat een te verwaarlozen bedrag.

Over Gatwick Airport

Gatwick Airport is de op een na grootste luchthaven van het VK en de meest efficiënte luchthaven met één start- en landingsbaan ter wereld. De luchthaven vliegt op 200 bestemmingen (meer dan elk van de andere luchthavens in het VK) in 90 landen en vervoert jaarlijks meer dan 40 miljoen passagiers op lange- en korteafstandsvluchten zonder tussenstop. Gatwick is in de zuidoostelijke regio een belangrijke economische motor die goed is voor circa 21.000 banen op de luchthaven en nog eens 10.000 banen via gerelateerde activiteiten.