Gatwick Airport lyfter med Okta

Alltid igång

Över 40 miljoner personer passerar Storbritanniens Gatwick-flygplats varje år. Här är det verkligen verksamhet alla årets dagar och alla tider på dygnet. Här måste beredskap finnas för alla tänkbara situationer: när ett plan har landat 03:00, när Department of Transport skärper säkerhetsläget, när en vinterstorm gör att planen står på marken i hela Europa.

IT spelar en viktig roll för att passagerarnas upplevelser ska bli fantastiska och innovativa samtidigt som man inte tummar på säkerhet, effektivitet eller sömlös kommunikation. IT finns med överallt, från att förbättra bagageinlämningssystem till att snabba upp passagerarnas väg via passkontroll och tull. För att hantera dessa behov har Gatwick utvecklat system med komplex, specialiserad teknik samt ett omfattande nätverk av kameraövervakning, gränssnitt för biometrisk skanning, hantering av banor och avgångssekvensering som installerats i tre lokala datacenter.

Bättre kommunikation

När Michael Ibbitson, CIO på Gatwick Airport, började i maj 2012, ställdes han inför planer på ett nytt datacenter vilket han direkt avfärdade. Istället började Gatwick att flytta IT till molnet, där status för flighter delades i realtid till alla 25 000 som arbetade på flygplatsen (inte bara till medarbetarna bakom Gatwicks brandvägg) och implementerade en BYOD-policy (Bring-Your-Own-Device) för sina 2 600 anställda.

Över hälften av flygplatsens personal arbetar i driften: med säkerhet, på flygfältet och i terminalerna. Då hade de inte tillgång till datorer. För att nås av företagets e-post, använda intranätet eller ha personalkontakter i realtid var de då tvungna att avbryta sitt arbete och besöka något av de två internetcaféerna.

I Ibbitsons förslag till strategi var kommunikationen central så att de som arbetade på flygplatsen fick bättre möjligheter att reagera på hotfulla situationer och att arbeta effektivare. "Vi ville göra personalens IT-upplevelse fantastisk", förklarar Ibbitson. "Genom att göra det tror vi att de i sin tur kan ge passagerarna en fantastisk upplevelse."

Rigorös utvärdering

Nästa utmaning var att hitta partners som kunde leverera det nya IT-systemet. För att kunna arbeta med Gatwick, som är Storbritanniens näst största flygplats, måste partners kunna uppfylla mycket långtgående säkerhetskrav. För varje passagerare hanterar Gatwick i genomsnitt sju akter med persondata. Multiplicera detta med 40 miljoner per år så förstår du omfattningen.

Nyckeln till Gatwicks övergång till molnet var någon som kunde leverera ett system för identitetshantering på ett säkert sätt för alla data. Det skulle vara bindväven för en expanderande uppsättning appar, tjänster, konton och inloggningsdata.

Teamets utvärdering av kandidaterna resulterade i att Okta placerade sig först på listan. Gatwick-teamet flög till San Francisco och tillbringade tre dagar med att granska Oktas säkerhetsprocedurer, validera certifieringar och revidera processer. "Okta visade sig ha tjänster av storföretagsklass som uppfyllde våra specifika krav på teknik, drift och säkerhet", sammanfattar Ibbitson.

Alla system redo

Inom två veckor efter att Okta valdes påbörjade Gatwick IT en integration med Active Directory och lanserade sin första app. "Det som verkligen hjälpte oss mycket var hur lätt det var att konfigurera Okta redan från början", säger Ibbitson.

Det initiala systemet innefattade SSO, provisionering, lösenordsåterställning och förinstallerade SAML-anslutningar till fyra appar, däribland Box, Yammer och ServiceNow. "Okta möjliggjorde för oss att själva utföra minirevisioner för att se om allt arbete fortskred enligt våra behov", säger Ibbitson.

Ett BYOD-program kom sedan och det omfattar nu 2 000 enheter med inbyggd SSO-integration. "Det som är bra med Okta är att man inte behöver en fet klient", säger Ibbitson. "Allt du behöver är en Mac med en webbläsare eller en surfplatta ute på flygfältet." Dessa förändringar har frigjort tid så att IT kan koncentrera sig på kunder, integration och tjänster.

Idag använder Gatwick också Oktas MFA-tjänst (Adaptive Multifactor Authentication) för att skydda företagsdata och de över 55 appar som anställda använder dagligen. Den största fördelen? Okta hjälper Gatwick-teamet att förstå och identifiera vilka appar som behöver MFA-skydd. Appar som t.ex. Casper som följer flygplanen, använder allmänt tillgänglig information om flighter och behöver inte samma säkerhet som exempelvis Gatwicks HR-portal.

Administratörer kan sätta olika åtkomsträtt för appar utan att ändra användarens inloggning. Gatwick behöver inte längre välja mellan effektivitet, användbarhet och säkerhet. Med Okta får de alla tre.

För framtiden har Okta gjort det möjligt för Gatwicks team att bygga nya verktyg som annars inte hade gått. Ibbitson sammanfattar det enkelt: "Det finns massor av fördelar i framtiden tack vare det vi gör nu".

Sedan vi började med Okta har vi haft minimalt med driftstopp. Vi behöver inte oroa oss för om våra appar kan köras eller inte eller om vår personal vet vad som pågår.

Michael Ibbitson, CIO, Gatwick Airport

Transformationen lyfter

En dag i augusti 2014 startade 906 flighter från Gatwick Airport. Det är en start var 63:e sekund, ett globalt rekord för flygplatser med bara en landningsbana. 40 miljoner passagerare passerade genom London Gatwick år 2015 och 96 % av dem kom igenom säkerhetskontrollen på mindre än 5 minuter.

Flygplatsen har haft en enastående tillväxttakt, 6 miljoner fler passagerare sedan Ibbitson blev CIO. Teamet prisar Okta för den viktiga roll de spelat för framgångarna. "Under de senaste fyra åren har de kört helt utan driftstörningar", säger Ibbitson. Genom att IT fick strömlinjeforma processer och äldre infrastruktur hjälpte Okta flygplatsen att spara över 200 000 pund i IT-utgifter.

Produktiviteten har ökat med uppskattningsvis 700 000 pund eftersom medarbetarna kan komma åt den information de behöver och dra nytta av självservice för att få de uppgifter gjorda som finns i deras arbetsscheman. "Tack vare vår IT-strategi har vi gjort Gatwick till den mest effektiva flygplatsen i världen", säger Ibbitson.

Okta gör det enkelt att lägga ut och ta bort arbetsuppgifter och dataåtkomst för olika medarbetare, och ger ett modernt system för att övervaka infrastrukturen, kryptera data och detektera onormal aktivitet. Ibbitson uppskattar värdet av Oktas säkerhetsbidrag till 200 000 pund men det säger inte så mycket när det handlar om 40 miljoner passagerare.

Om Gatwick Airport

Gatwick Airport är Storbritanniens näst största flygplats och den mest effektiva i världen med bara en landningsbana. Flyg till över 200 destinationer avgår från Gatwick (mer än någon annan flygplats i Storbritannien) till 90 olika länder och har över 40 miljoner passagerare per år på både korta och långa flygningar. Den är mycket ekonomiskt värdefull för sydost-regionen genom att generera runt 21 000 jobb på flygplatsen och ytterligare 10 000 jobb i relaterade branscher.