Optimización de los sistemas de gestión de recursos humanos de Sephora
Sephora, el prestigioso minorista global omnicanal de belleza, está presente en 36 países con más de 2700 tiendas y emplea a 36 000 personas en todo el mundo.
Anteriormente, la empresa utilizaba tres sistemas de gestión de recursos humanos (HRMS) aislados, lo que dificultaba la centralización de la información de RR. HH. Para abordar este desafío, Sephora decidió implementar un único sistema de gestión de RR. HH. para toda la empresa: SAP SuccessFactors. Quería una solución optimizada para validar la identidad de los miembros del equipo.
“Primero, necesitábamos una forma de autenticar a los usuarios que accedían a SuccessFactors”, explica Arnaud Feyssaguet, gerente de infraestructura de TI de Sephora. “Pero pronto nos dimos cuenta de que, con Okta, podíamos ir aún más allá al automatizar los procesos operativos”. En trabajo conjunto con Lyvoc, socio de Okta, Sephora implementó un proceso donde el ciclo de identidad se gestiona con el HRMS como punto de entrada, lo que automatiza la creación y la eliminación de cuentas y, al mismo tiempo, reduce el riesgo y mejora la experiencia de usuario.
Elección de Okta por sus flujos de trabajo adaptables
Uno de los principales desafíos de Sephora al trabajar con Okta para implementar SuccessFactors fue la falta de procesos de RR. HH. estandarizados debido a las diferentes regulaciones locales en cada país. Esta es una de las razones por las que Sephora trabajó con Lyvoc durante la implementación y después. “Nuestros consultores técnicos tienen experiencia tanto en la implementación de Okta como en la gestión de HRMS”, afirma Pierrick Barreau, director de proyectos y cambios de Lyvoc. “Hemos facilitado más de 30 implementaciones de Okta. En consecuencia, nuestros consultores han manejado muchos casos de uso y están en la posición ideal para solucionar cualquier dificultad operativa relacionada con el HRMS”. Okta satisfacía las necesidades de Sephora, ya que Okta Workflows ayuda a simplificar y automatizar los procesos de gestión de identidades a gran escala. “Sephora necesitaba una solución que desarrollara procesos personalizados que cumplieran con los requisitos legales locales y que pudieran ajustarse con rapidez y flexibilidad”, explica Pierrick Barreau. “Es lo que hace Okta Workflows”. Lyvoc trabajó con Sephora para un lanzamiento inicial en tres países, seguido por los otros 33 mercados. Se necesitaron seis meses para implementar SuccessFactors y Okta para los 36 000 miembros del equipo ubicados en tiendas y oficinas de Sephora en todo el mundo.
Automatización de la creación de cuentas para una incorporación rápida y eficiente de los empleados
Con el inicio de sesión único (SSO), los miembros del equipo de Sephora ahora tienen acceso rápido y seguro a más de 100 aplicaciones integradas con Okta, incluidas Office 365 y Salesforce. Dado que el 20 % de estas aplicaciones utilizan la integración lista para usar que brinda Okta Integration Network (OIN), Sephora pudo ahorrar 30 días de trabajo en la implementación del SSO. El acceso de los miembros del equipo está protegido con una sólida autenticación multifactor (MFA) mediante la aplicación Okta Verify, un mensaje de texto, un correo electrónico o una pregunta de seguridad, según corresponda. “Cualquier nueva aplicación que adopta Sephora se integra con Okta de inmediato”, afirma Arnaud Feyssaguet. “El proceso técnico de integrar una nueva aplicación en nuestro sistema informático solía llevar semanas o, incluso, meses. Con Okta, no tarda más de un día”. Sephora emplea Universal Directory y Lifecycle Management para automatizar la creación y la eliminación del acceso de usuarios. Tan pronto como un administrador crea una cuenta de miembro del equipo, tanto el perfil como los permisos de acceso se generan y se otorgan de manera automática. Dado que, a menudo, los miembros del equipo de Sephora migran dentro de la empresa (p. ej., personal de la tienda que se traslada temporalmente a la oficina central), sus derechos de acceso deben modificarse con frecuencia. Antes de Okta, un administrador tenía que realizar los cambios manualmente; ahora, los flujos de trabajo automatizados pueden cambiar los accesos. Y, como el 88 % de las aplicaciones integradas con Lifecycle Management utilizan preintegraciones, se ahorraron alrededor de 14 meses de trabajo en la creación de conectores.
Eliminación de procesos manuales para reducir el riesgo
Antes de implementar Okta, los accesos se creaban manualmente. Cuando un nuevo miembro del equipo se unía a la empresa, incluso si ya tenía una estación de trabajo y una cuenta, tenía que esperar a que su gerente solicitara acceso desde las aplicaciones correspondientes, lo cual, a veces, tardaba hasta dos semanas. Ahora, los nuevos empleados ya no necesitan esperar para acceder a herramientas esenciales, y ha habido una disminución considerable en la cantidad de solicitudes de soporte de gestión de cuentas. Otra ventaja de la integración del HRMS de Sephora con Okta es la reducción del riesgo relacionado con las cuentas inactivas. Cuando el contrato de un miembro del equipo llega a su fin, la cuenta se desactiva automáticamente, incluidos sus derechos de acceso a todas las aplicaciones, servicios de SaaS y plataformas internas de Sephora.
Desarrollo de habilidades de Okta para una mayor autonomía
El próximo paso de Sephora será desmantelar ADFS (la solución de SSO anterior utilizada para aplicaciones como Zoom) e integrar estas aplicaciones con Okta. Sephora también pretende utilizar Okta Workflows para automatizar la gestión de las cuentas técnicas y de proveedores de servicios externos. Lyvoc continúa trabajando con Sephora para implementar más integraciones diseñadas específicamente para sus aplicaciones empresariales y para ayudar a Sephora a crear flujos de trabajo personalizados cuando se producen cambios en las normativas legales o de RR. HH. “También compartimos las habilidades de Okta con los equipos de Sephora, ampliamos sus conocimientos y los capacitamos para gestionar los servicios por sí mismos”, afirma Pierrick Barreau. Ahora, Okta ofrece roles y permisos de administrador más granulares, lo que ayuda a Sephora a delegar las autorizaciones con aún más eficacia. Según la experiencia de Sephora, la clave del éxito para los proyectos de RR. HH. es involucrar a todos los equipos relevantes desde el principio, específicamente, los equipos de RR. HH., HRMS, seguridad e identidad. “Es fundamental tener un panorama preciso de todos los procesos de RR. HH. que operan en la empresa”, afirma Arnaud Feyssaguet. “Eso permite definir y estandarizar estos procesos, que es lo que hemos logrado en los 36 países donde Sephora está presente”. Ruthy Seng, CTO de Lyvoc, coincide: “Desde el principio, es necesario crear un equipo multidisciplinario con habilidades técnicas y de RR. HH. Elegir una solución como Okta, que ofrece más de 7000 preintegraciones listas para usar, ayuda a ahorrar tiempo al inicio del proyecto y significa una implementación más rápida”.
