Simplificando os sistemas de gerenciamento de recursos humanos da Sephora
A prestigiada varejista de beleza omnicanal global Sephora está presente em 36 países com mais de 2.700 lojas e emprega 36.000 pessoas em todo o mundo.
Anteriormente, a empresa usava três sistemas de gerenciamento de recursos humanos (HRMS) isolados, o que dificultava a centralização das informações de RH. Para enfrentar esse desafio, a Sephora decidiu implementar um único sistema de gerenciamento de RH para toda a empresa, o SAP SuccessFactors. A empresa queria uma solução simplificada para validar a identidade dos membros da equipe.
“Primeiro, precisávamos de uma forma de autenticar os usuários que estavam acessando o SuccessFactors”, explica Arnaud Feyssaguet, gerente de infraestrutura de TI da Sephora. “Mas logo percebemos que, com a Okta, poderíamos levar as coisas ainda mais longe automatizando os processos operacionais.” Trabalhando com a Lyvoc, parceira da Okta, a Sephora implementou um processo em que o ciclo de identidade é gerenciado com o HRMS como ponto de entrada, automatizando a criação e remoção de contas, reduzindo riscos e melhorando a experiência do usuário.
Escolhendo o Okta para fluxos de trabalho adaptáveis
Um dos principais desafios da Sephora ao trabalhar com a Okta para implementar a SuccessFactors foi a falta de processos de RH padronizados devido às diferentes regulamentações locais em cada país. Essa é uma das razões pelas quais a Sephora trabalhou com a Lyvoc durante e após a implementação. “Nossos consultores técnicos têm experiência na implementação da Okta e no gerenciamento de HRMS”, diz Pierrick Barreau, diretor de projetos e mudanças da Lyvoc. “Facilitamos mais de 30 implementações da Okta. Dessa forma, nossos consultores lidaram com muitos casos de uso e estão em uma posição ideal para solucionar quaisquer dificuldades operacionais relacionadas ao HRMS.” A Okta atendeu às necessidades da Sephora, porque o Okta Workflows ajuda a simplificar e automatizar os processos de gerenciamento de identidade em grande escala. “A Sephora precisava de uma solução que desenvolvesse processos personalizados para atender aos requisitos legais locais e pudesse ajustar esses processos de forma rápida e flexível”, diz Pierrick Barreau. “É isso que o Okta Workflows faz.” A Lyvoc trabalhou com a Sephora para um lançamento inicial em três países, posteriormente seguido por outros 33 mercados. Foram necessários seis meses para implementar a SuccessFactors e a Okta para os 36.000 membros da equipe que trabalham nas lojas e escritórios da Sephora em todo o mundo.
Automatizando a criação de contas para uma integração rápida e eficiente de funcionários
Com o login único (SSO), os membros da equipe da Sephora agora têm acesso rápido e seguro a mais de 100 aplicativos integrados à Okta, incluindo Office 365 e Salesforce. Como 20% desses aplicativos usam a integração pronta fornecida pela Okta Integration Network (OIN), a Sephora conseguiu economizar 30 dias de trabalho na implementação do SSO. O acesso dos membros da equipe é protegido por uma forte autenticação multifatorial (MFA) por meio do aplicativo Okta Verify, de uma mensagem de texto, um e-mail ou uma pergunta de segurança, conforme apropriado. “Qualquer novo aplicativo que a Sephora adote é imediatamente integrado à Okta”, diz Arnaud Feyssaguet. “O processo técnico de integração de um novo aplicativo em nosso sistema de TI costumava levar semanas ou até meses, mas com a Okta, agora não leva mais do que um dia.” A Sephora conta com o Universal Directory e o Lifecycle Management para automatizar a criação e a remoção do acesso dos usuários. Assim que um administrador cria uma conta para um membro da equipe, o perfil é gerado automaticamente, e as permissões de acesso também são concedidas automaticamente. Como os membros da equipe da Sephora geralmente migram dentro da empresa (por exemplo, funcionários das lojas transferindo-se temporariamente para o escritório central), seus direitos de acesso precisam ser alterados com frequência. Antes da Okta, um administrador precisava fazer as alterações manualmente, mas, agora, os fluxos de trabalho automatizados podem alterar os acessos. E, como 88% dos aplicativos integrados ao Lifecycle Management usam pré-integrações, cerca de 14 meses de trabalho que seriam necessários para criar conectores foram economizados.
Eliminando processos manuais para reduzir riscos
Antes da implementação da Okta, os acessos eram criados manualmente. Quando um novo membro da equipe ingressava na empresa, mesmo que já tivesse uma estação de trabalho e uma conta, era preciso esperar que o gerente de linha solicitasse acesso aos aplicativos relevantes, o que, às vezes, levava até duas semanas. Agora, os novos funcionários não precisam mais esperar pelo acesso às ferramentas essenciais, e houve uma diminuição considerável no número de solicitações de suporte ao gerenciamento de conta. Outra vantagem da integração do HRMS da Sephora com a Okta é a redução do risco relacionado a contas inativas. Quando um membro da equipe chega ao final do contrato, a conta é automaticamente desativada, incluindo seus direitos de acesso a todos os aplicativos, serviços SaaS e plataformas internas da Sephora.
Desenvolvendo habilidades da Okta para promover mais autonomia
O próximo passo para a Sephora será desativar o ADFS — a solução de SSO anterior usada para aplicativos como Zoom — e integrar esses aplicativos à Okta. A Sephora também pretende usar o Okta Workflows para automatizar o gerenciamento de provedores de serviços externos e contas técnicas. A Lyvoc continua trabalhando com a Sephora para implementar mais integrações específicas para seus aplicativos de negócios e para ajudar a Sephora a criar fluxos de trabalho personalizados quando os regulamentos legais ou de RH mudam. “Também compartilhamos as habilidades da Okta com as equipes da Sephora, expandindo seus conhecimentos e capacitando-as a gerenciar serviços sozinhas”, diz Pierrick Barreau. A Okta agora oferece funções e permissões de administrador mais granulares, o que ajuda a Sephora a delegar essas autorizações de forma ainda mais eficaz. Na experiência da Sephora, a chave para um projeto de RH bem-sucedido é envolver todas as equipes relevantes desde o início, especificamente as equipes de RH, HRMS, segurança e identidade. “É fundamental ter uma visão precisa de todos os processos de RH que operam em toda a empresa”, diz Arnaud Feyssaguet. “Isso permitirá que você defina e padronize esses processos, e é isso que conseguimos alcançar nos 36 países onde a Sephora está estabelecida.” Ruthy Seng, CTO da Lyvoc, concorda: “Desde o início, você precisa criar uma equipe multidisciplinar com habilidades técnicas e de RH. Escolher uma solução como a Okta, que oferece mais de 7.000 pré-integrações prontas, ajuda a economizar tempo no início do projeto e significa uma implementação mais rápida.”
