News Corp transforme l'univers des médias. Okta connecte ses 25 000 collaborateurs à travers le monde.

Un groupe de médias et d’information en plein essor

En tant que groupe de médias mondial, News Corp est l’incarnation de l’innovation numérique. Pour les sociétés qui le composent, l'impératif est de proposer un contenu attrayant aussi rapidement que possible, ce qui fait de la sécurité de l’information l’une des priorités absolues. Ajoutons à cela la transition vers le numérique et les pressions économiques, et le quotidien de l’entreprise est en mutation constante.

En 2013, News Corp s’est scindé en deux entités. 21st Century Fox est devenue une société de médias et de divertissement de premier plan, tandis que la nouvelle entité News Corp s’est concentrée sur le développement et l’expansion de ses activités d’édition internationales. L’entreprise, qui possédait depuis longtemps des titres de presse traditionnelle tels que Dow Jones, The Wall Street Journal, Barron’s et The Times of London, mais aussi la maison d’édition HarperCollins, cherchait à s’imposer dans l’immobilier, les technologies publicitaires numériques et les solutions marketing.

Dans les années qui ont suivi, News Corp a racheté Move, Inc., réseau de services immobiliers en ligne ; Unruly, plateforme de vidéos publicitaires sur les réseaux sociaux ; et Storyful, agence de presse spécialisée dans l’actualité sur les réseaux sociaux. Le groupe a en outre étendu sa présence numérique mondiale, notamment en Inde, où il a racheté VCCircle, réseau de sociétés de capital-risque et de données numériques, et investi sur le marché de l’immobilier virtuel.

Le cloud pour objectif

News Corp possède une clientèle hétérogène, comme le sont ses 25 000 collaborateurs du monde entier. Lorsque Dominic Shine est devenu CIO en 2013, la pile technologique du groupe n’était pas à la hauteur de ces effectifs. Chaque société possédait sa propre stratégie technologique et ses solutions, tandis que les collaborateurs utilisaient leurs propres outils, comme Dropbox, pour travailler en dehors du bureau.

Pour un groupe de médias de cette envergure, la sécurité de l’information est extrêmement importante. Ramin Beheshti, Head of Enterprise chez Dow Jones, est en partie responsable du respect de la vie privée des collaborateurs de l’entreprise. « Les tentatives de récupération de leurs mots de passe, d’accès à leurs e-mails et à d’autres applications nous causaient beaucoup de souci », affirme-t-il.

News Corp s’est fixé comme objectif de transférer les trois quarts de sa puissance informatique dans le cloud public afin de moderniser son infrastructure, de gagner en agilité et de mieux répondre aux besoins de son personnel. L’entreprise a choisi Google Apps pour les e-mails et la collaboration, s'inspirant de l’expérience d’une entité l'ayant adopté avec succès pour généraliser son utilisation.

Le groupe a repris ce même schéma pour Amazon Web Services (AWS) et Dropbox, en identifiant des solutions à l’efficacité testée par des entités pilotes et en les utilisant comme modèles pour moderniser l’expérience des collaborateurs. Si cette stratégie a permis de sécuriser ces solutions et de les placer sous le contrôle de l'équipe IT, y accéder au quotidien s'est révélé plus compliqué pour les collaborateurs.

Concilier sécurité et ergonomie

En 2013, l’environnement IT de News Corp regroupait six solutions d’authentification unique (SSO) et un nombre toujours plus élevé de codes PIN, mots de passe, jetons et autres points d’accès dont les utilisateurs devaient se souvenir.

Selon Dominic Shine, « l’identification était un véritable obstacle à la productivité. L’accès sécurisé aux systèmes était compliqué, et il était difficile pour les collaborateurs de travailler en dehors du bureau. C’était un problème majeur pour une entreprise censée être opérationnelle 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. »

Il va sans dire que lorsque l’équipe IT de News Corp s’est mise en quête d’un nouveau partenaire de gestion des identités, elle ne voulait surtout pas d’une solution d’authentification SSO supplémentaire. « Nous étions à la recherche d'un produit qui remplacerait les autres solutions d’authentification, explique Ramin Beheshti. Un produit à l'efficacité prouvée, et un fournisseur cloud. »

L’expérience utilisateur était capitale, mais l’équipe devait également renforcer la sécurité. La flexibilité et le choix constituaient aussi des critères importants. « Le marché du logiciel évolue rapidement. Les solutions que nous tenons aujourd’hui pour acquises peuvent être complètement dépassées d’ici quelques années, assure Dominic Shine. L'essentiel est de disposer d'un framework cohérent, et de pouvoir remplacer certaines applications ou certains composants afin que les utilisateurs disposent en permanence des meilleures solutions. »

L’équipe a examiné les solutions de gestion des identités d’Okta, de Microsoft et de Google. « La solution Microsoft est efficace si l’on est entièrement équipé Microsoft, mais elle n’est pas particulièrement ouverte par rapport aux nombreuses autres solutions dont une entreprise comme News Corp a besoin », note Dominic Shine.

En comparaison, la solution Okta est apparue à l’équipe de News Corp comme « la Suisse du monde des logiciels de gestion des identités et des accès ». Selon Dominic Shine, Okta « offrait un accès d’excellente qualité à un très grand nombre d’applications et s’est clairement engagé à faire évoluer cette ouverture d’accès à mesure que le marché se développera ».

En août 2015, News Corp a déployé Okta dans l’une de ses entités pour une première période d’essai. Le rythme s’est ensuite rapidement accéléré : en neuf mois, la société a déployé Okta dans toutes ses entités, remplacé une partie des solutions SSO en place et connecté plus de 150 applications à la plateforme Okta. « Tout est allé beaucoup plus vite que prévu », se souvient Ramin Beheshti.

Une force fédératrice

Une fois les collaborateurs habitués à utiliser Okta comme unique point d’entrée de leurs applications, il est devenu plus facile d’introduire d’autres outils en les mettant à la disposition de tous sur la plateforme Okta.

« C’est très intéressant, constate Dominic Shine. Okta possède aujourd’hui sa propre identité au sein de l’entreprise. Les gens reconnaissent l'intérêt des nouvelles fonctionnalités qui y sont ajoutées. Okta est devenu une force fédératrice en permettant à chacun de comprendre les applications disponibles. »

« Nous avons trouvé le compromis idéal », poursuit-il : un ensemble cohérent d’applications phares communes à toutes les personnes de l’entreprise, et la possibilité pour chaque entité de déployer aisément des applications adaptées à ses besoins. Pour l’équipe IT, Okta offre un accès sécurisé à l’infrastructure cloud et aux capacités de stockage de News Corp, qui reposent essentiellement sur AWS.

Une « solution miracle »

Avec Okta, News Corp n’a pas à choisir entre sécurité et expérience utilisateur. Étant donné que le système fonctionne et qu'ils ont moins d’identifiants à mémoriser, les collaborateurs de l’entreprise ont nettement moins tendance à contourner les règles de sécurité. Outre l’authentification unique, l’équipe a déployé l’authentification multifacteur pour renforcer la sécurité des utilisateurs et des applications vulnérables.

« En informatique, les solutions miracles sont extrêmement rares, souligne Ramin Beheshti. Okta fait partie des services préférés de mon équipe et de l’ensemble de l’entreprise, car il concilie ergonomie et sécurité. » Des collaborateurs habituellement sceptiques à l’égard des nouvelles solutions IT arrêtent aujourd’hui Ramin Beheshti dans le couloir pour lui dire à quel point Okta a amélioré l’accès aux applications et leurs conditions de travail.

« L’équipe IT & sécurité et le service juridique sont ravis de l’authentification multifacteur. Les utilisateurs sont tout aussi satisfaits, car tout est centralisé et ils ont moins de mots de passe à retenir », explique-t-il.

L'implémentation d'une solution SSO fiable et unifiée a en outre changé la donne pour l’équipe IT de News Corp. Les demandes de réinitialisation de mot de passe ont considérablement diminué, et au moins un membre du personnel, auparavant dédié à la gestion et à l’administration des systèmes SSO, peut à présent se consacrer à temps plein à des tâches plus stratégiques.

La productivité augmente. Les collaborateurs de News Corp rencontraient jusqu’à 10 interruptions d’accès aux applications par an, de 30 minutes chacune. Avec Okta, ce type d’incident a disparu. Autre avantage important : les pertes de temps liées aux oublis ou erreurs de mots de passe ont elles aussi fortement diminué.

L’union fait la force

L’ouverture et la possibilité de se connecter aux solutions actuelles et futures sont déterminantes pour les entreprises qui cherchent à s'implanter sur de nouveaux marchés. C’est tout aussi vrai pour une entité qui élargit son portefeuille d’applications que pour une société mère qui fait l'acquisition d’une nouvelle entreprise.

Selon Dominic Shine, Okta a d’ores et déjà révolutionné l’onboarding des nouvelles sociétés rachetées par News Corp. « Avant d’adopter Okta, lorsque nous reprenions une société, il nous fallait beaucoup de temps pour lui faire adopter la même approche en matière de gestion des identités et de la sécurité, et pour l’amener à utiliser les mêmes outils. » Avec Okta, ce processus est bien plus rapide et efficace, et l’entreprise économise chaque année plus de 1 000 heures de synchronisation et de consolidation des domaines après une fusion/acquisition. Aujourd’hui, le groupe peut partager du contenu et des produits entre ses différentes branches d’activité et dégage plus rapidement de la valeur d’une acquisition.

« Okta joue un rôle essentiel dans cette situation, celui de porte d’accès aux applications et services, analyse Dominic Shine. Les équipes sont plus efficaces et la transformation que nous opérons actuellement est plus rapide. »

La gestion de la mobilité en ligne de mire

L’équipe, déjà résolument engagée dans l’authentification unique et l'authentification multifacteur, complète actuellement son portefeuille de solutions de gestion des identités avec Okta Universal Directory et la fonction de provisioning. « Dans certaines de nos entités, l’onboarding et le provisioning sont des processus très manuels, observe Ramin Beheshti. Cela pose des problèmes non seulement au responsable du recrutement et au nouvel arrivant, mais aussi pour contrôler qui a accès à quelles applications, par exemple. »

L'équipe IT de News Corp prévoit de limiter progressivement l’utilisation de Microsoft Active Directory. Grâce à Okta Universal Directory, la société est en effet parvenue à automatiser 70 % des tâches de provisioning. Il faut aujourd’hui deux heures de moins aux nouveaux collaborateurs de News Corp pour être opérationnels avec leurs applications.

Le provisioning automatisé inclut bien évidemment le déprovisioning, ce qui renforce encore la sécurité : d’une simple mise à jour de l’annuaire principal, un administrateur peut supprimer l’accès aux applications cloud et on-premise. Le provisioning inclut en outre des fonctions de reporting et offre à News Corp une visibilité complète sur son environnement IT.

L’entreprise a également des vues sur la solution Okta Mobility Management. « La position de News Corp sur la mobilité est très simple, explique Dominic Shine. Notre avenir repose sur la mobilité. C’est tout aussi vrai pour ceux qui consomment nos produits. Pour beaucoup, la mobilité est aujourd’hui le mode de travail principal. Il est important que l’architecture de chaque outil que nous choisissons de déployer intègre la mobilité. En d'autres mots, il faut que le produit soit fondamentalement conçu pour fonctionner parfaitement dans l'environnement mobile, et que la mobilité n’intervienne pas a posteriori. »

L’équipe entend renforcer encore la sécurité en améliorant la manière dont les collaborateurs utilisent leurs terminaux mobiles grâce à des politiques et procédures internes à News Corp, sans porter atteinte à leur vie privée. L'équipe IT prévoit en outre une montée en flèche de la productivité lorsque les collaborateurs pourront accéder plus facilement aux applications, n’importe où et sur n’importe quel terminal.

Ramin Beheshti cherche de surcroît à associer l’intégration Okta aux produits client de News Corp, en commençant par les interactions B2B telles que les ventes d’espaces publicitaires. Si l’on examine les sociétés du groupe News Corp, il est évident que ces connexions sécurisées pourraient finir par concerner les consommateurs et les professionnels à tout moment de la journée.

À propos de News Corp

News Corp est un groupe mondial de médias et de services d’information diversifiés, spécialisé dans la création et la distribution de contenus attrayants et de qualité destinés à un public international. Le groupe se compose de différentes entreprises médias, dont certaines d'actualités et d’information, d’édition, de services immobiliers numériques, de programmation de chaînes câblées et de diffusion de chaînes de télévision payantes en Australie. News Corp, dont le siège se trouve à New York, exerce principalement ses activités aux États-Unis, en Australie et au Royaume-Uni.